夜遅くにメールを仕上げたり、勤務時間中に誰かの受信トレイに送るメールを予定しているのに、タイミングが合わなくて苦労したことはありませんか ? そう、そんなときに Outlook の「配信延期」または「送信スケジュール」機能が役に立ちます。このような便利な機能がオプションの中に隠れているのは少し奇妙ですが、一度コツをつかめば、画面に張り付いていなくてもメール フローを管理できる画期的な機能です。基本的な考え方は、メールを作成して配信時間を設定するだけで、あとは Outlook に任せれば完了です (正しく動作していれば)。なぜ時々失敗したり不安定になったりするのかはわかりませんが、設定によっては、スケジュールされた時間になったときに Outlook が実際に実行されていることを二重に確認する必要があります。もちろん、Windows では必要以上に複雑にする必要があるためです。とにかく、これを正しく実行する方法は次のとおりです。
Outlookでメールをスケジュールする方法
方法1：古典的な方法 – 遅延配信を使用する
まず、いつものようにメールの下書きをしますが、まだ送信ボタンを押さないでください。メッセージウィンドウ内の「オプション」タブに移動してください。これは通常、「メッセージ」や「テキストの書式設定」などのボタンと並んで、上部のリボンの近くにあります。実は、このタブには「配信延期」ボタンをはじめ、隠れた便利な機能がいくつも隠されています。すぐに見つからない場合は、ツールバーの「その他のオプション」などのボタンを探してみてください。
- Outlookを開き、「新しいメール」をクリックして、宛先、件名、メッセージなどすべてを入力します。書きかけのメールをスケジュールに入れたくないので、まずはきちんと書きましょう。
- [オプション]タブに移動します。
- 「配信の延期」をクリックします。Outlookのバージョンによっては、「その他のオプション」または「配信オプション」というグループ内にあります。
- メッセージのプロパティを示す小さなウィンドウがポップアップ表示されます。「この時間より前に配信しない」というチェックボックスを見つけてチェックを入れます。
- カレンダーと時刻ピッカーを使って、送信したい日時を正確に設定してください。正確に設定してください。例えば、午前8時に送信したい場合は、必ず正しく設定してください。ここで指定した時間はOutlookがメールを送信する時間であり、必ずしも受信トレイに届いた時間ではないことに注意してください。通常はこれで十分です。
- プロパティウィンドウを閉じて、今度は送信をクリックする必要があります。配信時間を設定しているにもかかわらず、送信ボタンを押す必要があります。これにより、メールは送信トレイに移動され、スケジュールされた送信が行われます。もしOutlookが起動していない場合は、Outlookを再起動するまでメールが送信トレイに残ってしまう可能性があります。
一部のマシンではこのプロセスは非常に簡単ですが、スケジュールされた時間にOutlookが閉じているかオフラインになっていると、メールはそのまま残ります。そのため、定期的にこの方法を試す場合は、Outlookを開いたままにしておいてください。あとは待つだけです。Outlookがインターネットに接続されていれば、メールはスケジュール通りに送信されます。これほど素晴らしい方法、あるいはこれほどイライラさせられる方法は他にありません。見方によっては、これほど素晴らしい方法も、これほどイライラさせられる方法もありません。
方法2: Outlookが不安定な場合はPowerShellまたはバックアップツールを使用する
Outlookがうまく動作しない場合や、より堅牢なソリューションが必要な場合は、スクリプトやサードパーティ製のツールを使用して、スケジュールされたメールを送信する人もいます。非常にユーザーフレンドリーとは言えませんが、そんな日には試してみる価値があります。例えば、PowerShellを使ってスクリプトを作成し、特定の時間にメールを送信したり、SMTP機能を備えたサードパーティ製のスケジューラーを試したりすることもできます。しかし、正直なところ、これは全く別の話です。
覚えておくべき簡単なヒント
- Outlook を開いたままにしておくと、問題ありません。Outlook が起動しておらず、接続されていない場合、スケジュールされたメールは送信されません。
- 送信トレイを確認してください。定期的に確認し、スケジュールされたメールがまだそこにあり、滞留したりキャンセルされたりしていないことを確認します。
- タイムゾーンに注意してください。タイムゾーンを越えて旅行したり仕事をしたりする場合は、スケジュールされた時間が現地時間と一致していることを再確認してください。
- 「送信」をクリックするのを忘れないでください。シンプルですが、スケジュール設定だけで十分だと思っていると見落としがちです。遅延を設定した後、手動で送信する必要があります。
Outlook でのメールのスケジュール設定に関するよくある質問
Outlook が閉じている場合、設定して忘れても大丈夫ですか?
いいえ。Outlookが起動していないと、メールは再度開くまで送信トレイに残ります。便利な機能ですが、魔法ではありません。少なくとも、追加のツールやサーバー設定がなければ、それは不可能です。
スケジュールされたメールをキャンセルしたい場合はどうすればいいですか?
送信トレイに移動し、メールを開いて「配信停止」ボックスのチェックを外し、「再送信」をクリックするか、気が変わったら削除するだけです。簡単ですが、何か大きな変更をする前に、必ずメールが送信トレイに残っていないことを確認してください。
これは Web 上の Outlook でも機能しますか?
まあ、そうですね。Outlook Web（OWA）にも似たような機能がありますが、手順が少し異なります。通常は、作成ウィンドウのドロップダウン矢印をクリックして「後で送信」などを選択します。この方法は普及しつつありますが、デスクトップ版Outlookと全く同じではありません。
オフラインになる直前にメールをスケジュールするとどうなりますか?
送信予定時刻になってもOutlookが接続されていない場合、メールは送信トレイに残ります。Outlookがオンラインに戻り、起動したらすぐに送信されます。そのため、しばらくPCを切断したりシャットダウンしたりする予定がある場合は、送信スケジュールを設定しないでください。
複数のメールを異なる時間にキューに入れることはできますか?
はい、作成するメールごとにスケジュールを設定する必要がありますので、各メールごとにこの手順を繰り返してください。複数のメールを一括で処理するバッチスケジューラーはないため、手動で行う必要がありますが、慣れれば問題なく動作します。
まとめ
- メールの下書きを作成し、「オプション」>「配信の遅延」に移動します。
- 「この時間より前に配送しない」をチェックし、日付と時間を選択してください。
- ウィンドウを閉じて「送信」をクリックすると、予定された時間まで送信トレイに残ります。
まとめ
メールのスケジュール管理は、特にタイムゾーンをまたいで調整する場合や、変な時間にメールを送信したくない場合に非常に便利です。この機能が隠れているのは少し奇妙ですが、一度使いこなせば、もう手放せません。ただし、この機能を使うにはOutlookが起動している必要があることを覚えておいてください。一度設定をマスターすれば、まるでバックグラウンドで静かに動作するメールアシスタントが、必要なタイミングで受信トレイに届くようにしてくれるようになります。これでメールのスケジュール管理がスムーズになるといいですね。私の環境ではうまくいきましたので、皆さんの環境でもうまくいくかもしれません。