Google Formulieren zijn behoorlijk populair omdat ze eenvoudig, toegankelijk en krachtig zijn als het gaat om gegevensbeheer – er is geen programmeerwerk voor nodig. Toch zijn ze niet perfect. Meestal is het geen probleem, maar soms komen reacties gewoon niet binnen, wat een behoorlijke puzzel kan zijn. Misschien heb je de opslaglimiet bereikt of is het formulier per ongeluk gesloten. Of misschien blokkeert een instelling ergens in het proces reacties zonder dat iemand het doorheeft. Uitzoeken waar het probleem zit, kan veel tijd en frustratie besparen, vooral als je reacties van een team of klanten probeert te verzamelen.
Deze walkthrough behandelt hoe je problemen oplost met een Google Formulier dat geen reacties accepteert, of je nu de eigenaar bent of iemand die het formulier probeert in te vullen. Tegen de tijd dat je klaar bent, zou je een redelijk goed idee moeten hebben van wat reacties blokkeert en hoe je dit kunt oplossen. Het is niet altijd een one-size-fits-all-oplossing – verschillende problemen vereisen verschillende oplossingen, dus houd daar rekening mee. Soms is het gewoon een kwestie van een schakelaar omzetten, andere keren moet je graven in de opslag van de schijf of in accountmachtigingen.
Is de oplossing voor elke situatie hetzelfde?
Eerlijk gezegd niet. De oplossing hangt af van wie probeert te reageren: de eigenaar of de respondent. Als u de eigenaar bent, moet u er mogelijk voor zorgen dat het formulier nog steeds reacties accepteert en dat uw schijfruimte niet vol is. Als u alleen reageert, gaat het er meer om te controleren of u alle vereiste vragen hebt beantwoord en of het formulier niet is gesloten. In sommige configuraties betekent dit dat u de deelrechten moet aanpassen of dubbel moet controleren of de reactielimieten niet per ongeluk zijn ingeschakeld.
Hoe u als eigenaar een Google-formulier kunt controleren en repareren
Als je verantwoordelijk bent voor het formulier, zijn er een paar dingen om naar te kijken. De overgrote meerderheid van de problemen komt neer op instellingen of accountbeperkingen. Het oplossen hiervan lijkt misschien eenvoudig, maar de duivel zit in de details. Soms denk je dat het slechts een snelle aanpassing is, maar soms zit het verborgen in opslagproblemen of maprechten. Houd in de gaten hoe Google omgaat met bestanden en reacties, want Google moet natuurlijk soms simpele dingen ingewikkeld maken.
Zorg ervoor dat het formulier openstaat voor reacties
- Open je Google Formulier. Ga naar Google Formulieren en selecteer het formulier waaraan je werkt.
- Klik op de knop ‘Gepubliceerd’ rechtsboven op de pagina. Dit is de schakelaar waarmee je bepaalt of reacties worden geaccepteerd of niet.
- Controleer of ‘Reacties accepteren’ op ‘Aan’ staat. Soms is het per ongeluk uitgeschakeld, vooral als iemand anders bewerkingsrechten heeft of als je met instellingen aan het rommelen bent. Deze schakelaar zit een beetje verborgen achter het tandwielpictogram, onder Instellingen > Reacties. Zorg ervoor dat hij aan staat.
Dit is het eerste wat u moet controleren. In sommige configuraties kunnen reacties worden geblokkeerd vanwege deze schakelaar, en het is vreemd hoe vaak dit over het hoofd wordt gezien. Als er daarna nog steeds geen reacties binnenkomen, kunt u problemen met de opslag of machtigingen aanpakken.
Controleer uw Google Drive-opslag en mapmachtigingen
Dit onderdeel zorgt vaker voor problemen dan nodig is. Als je formulier een vraag over het uploaden van bestanden bevat, worden de antwoorden niet weergegeven als je geen schijfruimte meer hebt of als het formulier zich in een gedeelde map bevindt. Raar, maar waar. Google staat alleen het uploaden van bestanden toe in persoonlijke of niet-gedeelde mappen; gedeelde schijven hanteren andere regels.
- Controleer hoeveel opslagruimte je hebt gebruikt. Ga naar Google Drive en kijk naar de opslagbalk linksonder. Als deze bijna vol is, worden reacties die betrekking hebben op het uploaden van bestanden mogelijk niet opgeslagen.
- Overweeg wat ruimte vrij te maken. Verwijder oude bestanden, leeg je prullenbak of upgrade je abonnement indien nodig. Als je de limiet hebt bereikt, worden reacties niet goed opgeslagen, met name bestanden die via formulieren zijn geüpload.
- Controleer waar je formulier staat. Als het in een gedeelde map staat, mislukken reacties bij uploads mogelijk onopgemerkt. Verplaats het formulier naar je “Mijn Schijf” (niet in de gedeelde mappen).Klik hiervoor op het mappictogram naast het formulier in Google Drive en verplaats het.
Op sommige machines loste het verplaatsen van het formulier het probleem met de respons op, maar op andere was het de opslaglimiet – wie had dat gedacht. Best vervelend, maar zo is Google Drive nu eenmaal. Controleer de rechten nogmaals als je vermoedt dat er problemen zijn met delen, vooral bij het uploaden van bestanden.
Reactielimieten voor beoordelingsreacties
Als je Google Formulier is ingesteld op ‘Beperk tot 1 reactie’, kan dit tot verwarring leiden. Deze instelling beperkt reacties tot één per account, wat een probleem kan zijn als meerdere mensen proberen te reageren of als iemand is afgemeld. Bovendien kunnen alleen gebruikers met een Google-account reageren; anonieme reacties zijn niet toegestaan.
- Ga naar ‘Instellingen’ (klik op het tandwielpictogram rechtsboven in de formuliereditor).
- Schakel onder ‘Reacties’ de optie ‘Maximaal 1 reactie’ uit. Als dit niet is aangevinkt, kunnen meer mensen reageren en worden meerdere reacties van dezelfde gebruiker niet geblokkeerd.
Dit is iets waar mensen soms last van hebben, omdat ze per ongeluk ‘Beperk tot 1 reactie’ aanzetten, denkend dat dit een goed idee is om spam tegen te gaan, maar vervolgens komen er geen reacties meer binnen. Het is zeker de moeite waard om dit te controleren als het aantal reacties beperkt lijkt of helemaal niet bestaat.
Controleer de validatieregels voor vragen
Soms lopen gebruikers vast omdat bepaalde vragen een strikte validatie of logica hebben die het indienen blokkeert. Als een vraag bijvoorbeeld een geldig nummer of een geldige datum vereist en het antwoord van de respondent niet overeenkomt, kan de respondent niet indienen. Of als de flowlogica te ingewikkeld is, komen antwoorden mogelijk nooit binnen.
- Bekijk de validatiecriteria voor elke vraag. Als er bijvoorbeeld een getal vereist is, zorg er dan voor dat het antwoord een getal is, geen tekst. Hetzelfde geldt voor datumnotaties.
- Vereenvoudig logica en validatie indien nodig. Houd vragen eenvoudig, zodat respondenten niet gefrustreerd raken of onbedoeld geblokkeerd raken.
Op sommige formulieren veroorzaakten strikte validatieregels meer problemen dan ze opleverden. Door deze regels wat te versoepelen, kunnen de reacties soepeler verlopen.
Wat u moet controleren als u de respondent bent
Bij het invullen van een formulier zijn de grootste boosdoeners waarschijnlijk het missen van verplichte antwoorden of het tegenkomen van validatiefouten die u niet heeft opgemerkt. Ook als de eigenaar van het formulier het tijdelijk heeft gesloten of limieten heeft ingesteld, worden reacties niet verwerkt.
- Let op rode sterretjes – deze markeren verplichte vragen. Als u ze onbeantwoord laat, kan het formulier niet worden verzonden.
- Zorg ervoor dat je antwoorden de verwachte opmaak hebben, met name voor datums en getallen. Zo niet, dan kan het formulier de verzending blokkeren met vage foutmeldingen.
- Controleer nogmaals of de eigenaar het formulier heeft uitgeschakeld of reactielimieten heeft ingesteld. Soms is het gewoon een kwestie van wachten tot de reacties weer worden geopend.
Al met al komen de meeste problemen neer op instellingen, limieten of simpele fouten. Soms helpt het om de basis opnieuw te controleren, zodat de reacties weer stromen.