Het instellen van e-maildoorsturing in Outlook is handig, maar soms ook lastig, vooral als je alleen specifieke e-mails wilt doorsturen of het automatisch wilt doen zonder telkens regels te moeten aanpassen. Deze handleiding behandelt een aantal manieren die daadwerkelijk werken in verschillende configuraties, of je nu Outlook.com gebruikt, de desktop-app gebruikt of zelfs regels aanpast op een Mac of pc. Eerlijk gezegd worden deze instellingen soms over het hoofd gezien, waardoor je inbox vol raakt, of erger nog, hackers komen erin en stellen zelf doorstuurregels in. Het is dus de moeite waard om die regels af en toe te controleren. Let ook op spamvlaggen: doorgestuurde e-mails kunnen in spamfolders terechtkomen, vooral als er bijlagen bij zitten of de e-mail er verdacht uitziet voor spamfilters.
Als je gewoon alles wilt doorsturen, is Outlook op de webversie eenvoudig. Maar als je alleen bepaalde e-mails wilt doorsturen – bijvoorbeeld van je baas of e-mails met specifieke trefwoorden – zijn regels de oplossing. Houd er rekening mee dat het proces enigszins kan verschillen, afhankelijk van of je Windows, Mac of de webversie gebruikt. En ja, oudere versies zien er misschien niet precies hetzelfde uit, maar de basisstappen zijn vrijwel gelijk. Wees bereid om in het instellingenmenu te snuffelen als dingen anders lijken – maar ja, dat is Outlook nu eenmaal, waardoor je naar opties moet zoeken, zelfs als ze voor de hand liggend zouden moeten zijn.
Methode 1: Alle e-mails doorsturen in Outlook op het web (Outlook.com)
Dit is waarschijnlijk de makkelijkste manier als je alles automatisch wilt doorsturen en je geen zin hebt in filteren. Het werkt gewoon lekker simpel, rechtstreeks vanuit de browser.
Hoe je dat doet:
- Ga naar Instellingen (het tandwielpictogram) in de rechterbovenhoek. Meestal staat het daar, met je profielfoto.
- Klik onderaan op Alle Outlook-instellingen weergeven en ga vervolgens naar E-mail > Doorsturen.
- Vink het vakje voor Doorsturen inschakelen aan.
- Typ het e-mailadres waar alle e-mails naartoe moeten. Zorg ervoor dat het correct is, anders komt alles in de verkeerde inbox terecht, wat ironisch zou zijn.
- Klik op Opslaan. En dat is het dan. Bij sommige instellingen kan Outlook, nadat je doorsturen hebt ingeschakeld, om bevestiging of verificatie van het e-mailadres vragen, dus houd dat in de gaten.
Methode 2: Stuur enkele e-mails door in Outlook met behulp van regels
Dit is voor wanneer volledig doorsturen overbodig is – bijvoorbeeld als je alleen e-mails van Alice of met ‘urgent’ in de onderwerpregel wilt doorsturen naar een ander account. Het is iets ingewikkelder, maar geeft je wel de controle.
Outlook Desktop-app (pc en Mac)
Regels zijn krachtig, maar kunnen de eerste paar keer verwarrend zijn. In principe stelt u een voorwaarde in, zoals afzender of trefwoorden, en vervolgens vertelt u Outlook wat er met de overeenkomende e-mails moet gebeuren: doorsturen, markeren, verplaatsen, wat dan ook.
- Ga naar Bestand > Regels en waarschuwingen beheren. Op een Mac is dit Extra > Regels.
- Klik op Nieuwe regel of Nieuw.
- Kies een sjabloon. Meestal werkt ‘Regel toepassen op berichten die ik ontvang’.
- Geef het een naam, bijvoorbeeld: “E-mails van de baas doorsturen”.
- Kies onder Voorwaarden uw criteria. Bijvoorbeeld: ‘Van’ bevat het e-mailadres van uw baas, of ‘Onderwerp’ bevat ‘urgent’.
- Kies onder Acties de optie Doorsturen naar of Omleiden naar. Meestal is Doorsturen naar voldoende: typ gewoon dat e-mailadres in.
- Voeg eventueel uitzonderingen of andere voorwaarden toe. Soms wilt u namelijk niet elke e-mail doorsturen, maar alleen de relevante.
- Klik op OK of Opslaan.
Opmerking: In sommige configuraties wordt de doorstuurregel mogelijk pas uitgevoerd nadat u Outlook opnieuw hebt opgestart of het even de tijd hebt gegeven om de doorstuurregel uit te voeren. Controleer ook of uw account toestemming heeft om regels te maken die extern doorsturen. Sommige bedrijfsconfiguraties blokkeren dit.
Outlook Web App voor het doorsturen van specifieke e-mails
Als u liever het web gebruikt, kunt u hetzelfde doen met inboxregels:
- Klik op het tandwielpictogram en vervolgens op Alle Outlook-instellingen weergeven.
- Ga naar E-mail > Regels.
- Klik op Nieuwe regel toevoegen.
- Noem de regel iets dat voor de hand ligt.
- Stel de voorwaarde in, bijvoorbeeld ‘ Van’ of ‘Onderwerp’, inclusief.
- Onder Actie kiest u Doorsturen naar en typt u het e-mailadres.
- Sla het op en test het uit. Soms zijn de regels nogal kritisch of moeten ze vernieuwd worden.
Houd er rekening mee dat sommige e-mailservers en spamfilters deze doorgestuurde berichten mogelijk markeren als ze er spamachtig uitzien, vooral als ze bijlagen bevatten. Dat is nu eenmaal de realiteit van doorsturen: niets is perfect, en de filters van Outlook kunnen soms lastig zijn.
Over het algemeen zouden deze methoden de meeste scenario’s moeten dekken, of het nu gaat om volledige doorsturing van de inbox of alleen gefilterde doorsturing voor specifieke behoeften. Als de regels of instellingen niet lijken te werken, kan een herstart (outlook.exe /resetnavpane voor desktop, of gewoon de webpagina opnieuw laden) soms helpen.