Word文書をPDFに変換するのは簡単そうに思えるかもしれませんが、書式が勝手に変わったり、オプションが奇妙なメニューに隠れていたりすると、面倒な作業になることがあります。どのデバイスで見ても全く同じ、すっきりとした一貫性のあるファイルが欲しいだけなのに、これは本当に面倒です。履歴書やレポートなど、見た目が重要な資料を共有するのに、このプロセスは非常に便利です。嬉しいことに、この作業はすべてWord内で完結します。サードパーティ製のツールは（ほとんどの場合）不要です。数回クリックするだけで準備完了です。
Word文書をPDFとしてダウンロードする方法
まずWord文書を開きます
変換したいファイルは、とにかく開いてください。開いていないと、PDFとして保存するのはかなり難しいです。すべての書式設定が正しいことを確認してください。正しくないと、後でやり直すことになります。また、Wordは文書が完全に読み込まれていない場合や互換モードになっている場合（これについては後ほど詳しく説明します）、動作がおかしくなることがあります。そのため、エクスポートオプションに進む前に、ファイルを開いてざっと目を通し、問題がないか確認してください。
「ファイル」メニューに進みます
Wordの左上にある「ファイル」をクリックします。すると、「保存」「印刷」「共有」といったよくあるオプションが満載のメニューが表示されますが、ここで必要なのは「名前を付けて保存」です。WindowsやMacのメニューは、少し分かりにくい場合があります。Windowsではシンプルですが、Macでは通常「ファイル」の下にも表示されますが、レイアウトが若干異なる場合があります。設定によっては、「ファイル」をクリックするとアイコン付きのクイックアクセスパネルが表示される場合もあるので、注意してください。
「名前を付けて保存」を選択し、適切な場所を選択することを忘れないでください
「名前を付けて保存」を選択して、PDFの新しいファイル名または保存場所を設定します。Wordは保存場所とファイル名を尋ねてきます。元のWordファイルを別の場所に保存し、コピーをPDFとして保存したい場合は、この手順が非常に重要です。Windowsでは、この操作でファイルエクスプローラーのポップアップウィンドウが開くことがありますが、Macでは同様のダイアログボックスが表示されます。デスクトップやドキュメントなど、忘れにくいフォルダを選択し、後で簡単に見つけられるように、一意の名前を付けてください。
ファイルタイプのドロップダウンからPDFを選択します
慣れていないと、ここからが少し難しくなります。「名前を付けて保存」ダイアログで、「ファイルの種類」または「形式」というドロップダウンメニューを探します。リストをスクロールして、「PDF (*.pdf)」を見つけます。それを選択します。この小さな操作で、保存形式が Word の DOCX から PDF に切り替わります。新しいバージョンの Word ではデフォルトで自動的に PDF に設定されることがありますが、見つからない場合はリストから選択してください。設定によっては、「オプション」というボタンをクリックして、印刷しない情報、ブックマーク、品質設定を含めるかどうかなどの追加コントロールを行う必要がある場合がありますが、ほとんどの基本的な変換では、デフォルトのままで問題ありません。
「保存」をクリックして終了し、少し待ちます
「保存」ボタンを押してお待ちください。プログラムが魔法のように動作し、PDFが選択した場所に表示されます。少しおかしな点があります。設定によっては、動作がフリーズしたように動作したり、通常よりも時間がかかることがあります。たとえば、Wordが一時的にフリーズしたり、ファイルエクスプローラーが高速に点滅したりすることがあります。その場合は、1～2秒ほどお待ちください。通常はWordが処理を行っているだけです。数秒後には、元の文書と見た目が全く同じPDFが作成されます。しかも、スタイルやフォントが失われることなく、共有や印刷がしやすい形式になっています。
これで完了です。簡単ですよね？ まあ、ほとんどの場合は簡単です。ただし、複雑なレイアウトや画像を扱う場合は、エクスポートしたPDFをもう一度確認して、何か問題がないか確認してください。一部のマシンでは、Wordが最新版でない場合やバージョンが非常に古い場合、PDFへの自動切り替えがうまくいかないことがあります。Officeソフトウェアが最新版であることを確認してください。そうすれば、作業がかなりスムーズになります。
Word文書をPDFとしてダウンロードするためのヒント
- 書式設定を確認してください。PDFで何も変わらないように、エクスポートする前にもう一度確認することをお勧めします。
- 必要に応じて互換モードを使用する:ドキュメントが古いバージョンの Word で作成された場合、不具合を回避するために最新の互換モードに変換する必要がある場合があります。
- 変換する前にコピーを保存します。元の Word ファイルを変更せずに保持したい場合に備えてです。
- PDF 設定を調整します。[名前を付けて保存] ウィンドウの [オプション] では、品質を微調整したり、特定の部分を含めたり除外したりできます。これは、大きいドキュメントや画像の多いドキュメントに便利です。
- PDF をテストする:エクスポートしたファイルを好みの PDF ビューアで開き、すべてが正しく表示されることを確認します。
よくある質問
Mac で Word 文書を PDF に変換するにはどうすればよいですか?
Wordで文書を開き、「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」を選択して、形式ドロップダウンから「PDF」を選択します。Windowsとほぼ同じですが、少しだけ操作が簡単な場合もあります。
複数の Word 文書を一度に PDF に変換できますか?
サードパーティ製のアプリやバッチスクリプト、あるいはオンラインコンバーターを使わない限り、少し手間がかかります。残念ながら、Word自体は複数ファイルの一括エクスポートをサポートしていません。
Microsoft Word を使わずに変換する方法はありますか?
はい、Smallpdf、ILovePDF、Adobeオンラインツールなどのオンラインサービスでは、DOCXファイルをアップロードしてPDFを復元できます。ただし、機密情報の取り扱いにはご注意ください。すべての無料オンラインツールが安全というわけではありません。
PDF に変換するとドキュメントの外観は変わりますか?
通常は問題ありません。特にWordの組み込みエクスポート機能を使用する場合はそうです。ただし、埋め込みフォントや複雑なレイアウトなど、まれにエクスポート後に少し調整が必要になる場合があります。
変換後に PDF を編集できますか?
はい、もちろんですが、Adobe Acrobatなどの専用ソフトウェアやPDFエディターが必要になるでしょう。PDFの目的は、これらのツールを使用しない限り、文書を変更できないようにすることです。
まとめ
- Word ファイルを開きます。
- ファイルをクリックします。
- [名前を付けて保存]を選択します。
- 形式オプションからPDFを選択します。
- [保存] をクリックすると完了です。
まとめ
正直に言うと、このプロセス全体は一度コツをつかめばかなり簡単です。Wordのバージョンが最新であれば、PDFへのエクスポートはおそらくスムーズで安定しているでしょう。ただし、完成したファイルは必ず二重チェックをしてください。特に複雑なレイアウトだと、書式設定の問題が紛れ込んでしまうことがあります。試行錯誤を続ければ、すぐに自然と慣れるでしょう。これでドキュメントの共有が少しでも楽になれば幸いです。