Word文書をPDFに変換するのは簡単そうに思えるかもしれませんが、実際には意外と難しかったり、ただただイライラさせられることもあります。書式が少しおかしくなったり、古いバージョンのWordを使っている場合はエクスポートオプションが分かりにくかったりするかもしれません。あるいは、Wordが全くインストールされていないデバイスを使っている場合は、オンラインツールや裏技を探すことになるかもしれません。しかし、コツをつかんでしまえば、あとは簡単です。どのデバイスでも、ドキュメントを美しくプロフェッショナルな仕上がりに保つことができます。
Word文書をPDFに変換する方法
基本的に、Word文書をPDFに変換すると書式設定がそのまま維持され、レイアウトや詳細を簡単に編集できないため、共有がはるかに安全になります。最終版やレポートなど、誰の画面でも全く同じ見た目にしたい場合に最適です。以下の手順に従えば、Windows、Mac、あるいはオンライン版など、どのOSを使っていてもすぐにPDFを作成できます。ちなみに、WordのバージョンやOSによっては、オプションの位置が若干異なっていたり、追加の調整が必要になる場合もありますが、全体的にはかなりスムーズに処理できます。
Microsoft WordでPDFとしてエクスポートする方法
- Wordファイルを開きます。すべてが完了し、チェックが入っていることを確認してください。エクスポートでは誤字脱字を修正したりレイアウトをやり直したりすることはできません。エクスポートするには、左上の「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」を探します。Windowsでは通常「ファイル」メニューの下にありますが、Macでは「ファイル」>「エクスポート」の下にあります。Wordのバージョンによっては、「その他のオプション」をクリックするか、リボンから直接操作する必要がある場合もあります。
- ファイルの保存場所（デスクトップ、ドキュメント、またはその他の場所）を選択します。「ファイルの種類」ドロップダウンで「PDF (*.pdf)」を探します。表示されない場合は、形式が正しくインストールされていないか、非常に古いバージョンを使用している可能性があります。その場合は、代わりに「印刷」メニューを開き（Ctrl + Pまたはを押しますCmd + P）、Microsoft Print to PDFを選択します。これにより、紙に印刷する代わりに、印刷結果をPDFとして保存するオプションが表示されます。
- 形式としてPDFを選択したら、「保存」をクリックします。場合によっては、標準サイズまたは最小サイズに最適化するかを尋ねるダイアログボックスが表示されることがあります。非常に小さなファイルを作成しようとしている場合や、ドキュメントに非常に高解像度の画像を含めようとしている場合を除き、通常は標準サイズを選択してください。
- 一部のバージョンでは、「ファイル」>「エクスポート」>「PDF/XPSドキュメントの作成」というオプションがあり、これも同じ機能です。保存場所を選択し、形式をPDFとして確認すれば、あとはWordに任せるだけです。
通常、「保存」ボタンを押すと、指定したフォルダにPDFが作成され、共有や印刷の準備が整います。ところが、時々奇妙なことが起こります。例えば、ある設定では最初はうまくいったのに、別の設定ではWordを再起動したり、別の方法を試したりする必要がありました。Wordは当然ながら、必要以上に手間取らせてしまうからです。
オンラインツールやその他のソフトウェアの使用
Wordがうまく動作しない、またはインストールされていない場合でも、オンラインコンバーター（smallpdf.comやilovepdf.comなど）がたくさんあります。DOCXファイルをアップロードすると、無料でPDFに変換してくれます。アップロードしてPDFをダウンロードするだけで、出来上がりです！簡単ですが、プライバシーが気になる場合は、機密情報が怪しいサイトに送信されないように注意してください。
MacまたはLinuxをお使いの場合、もう1つの選択肢として、ほとんどのアプリから直接PDFに印刷するか、サードパーティ製のツールを使用する方法があります。Macでは、 を押して左下隅のPDFFile > Printボタンをクリックし、 「PDFとして保存」を選択するだけです。追加のソフトウェアは必要ありません。Linuxでは、LibreOfficeなどのPDFエクスポートをサポートする無料のオフィスツールを使用できます。
Word文書をPDF化するヒント
- 変換する前に、ドキュメント、特にレイアウト、ヘッダー、画像を必ず確認してください。そうすることで、後でフォントが欠けたり、画像が間違って配置されたりするといった事態を避けられます。
- エクスポート後は必ずPDFを確認してください。奇妙な改行やゴーストスペースなど、小さな不具合が発生することがあります。さっと目を通すことで、後々面倒な手間を省くことができます。
- ファイルサイズが問題になる場合は、Adobe Acrobat などのツールやオンライン圧縮ツールを使って、後でPDFを圧縮することを検討してください。巨大なPDFのアップロードに何時間もかかるほど面倒なことはありません。
- また、変換時にうまく変換されない機能にもご注意ください。例えば、装飾的な背景、特定のフォント、埋め込みメディアなどは、変換後に完全には保存されない可能性があります。Word文書を微調整したり、特定のエクスポートオプションを選択したりする必要があるかもしれません。
よくある質問
Word を使わずに Word ファイルを PDF に変換できますか?
はい、もちろんです。Wordをお持ちでない場合は、オンラインコンバーターやLibreOfficeが便利です。DOCXファイルをアップロードするだけで、Microsoftのソフトウェアを使わずにPDFが生成されます。エクスポートや新しいバージョンのインストールに手間取るよりも、はるかに簡単で速いという人もいるでしょう。
フォーマットは本当に同じままですか?
ほとんどの場合は可能ですが、常に完璧とは限りません。複雑なレイアウトや特殊なフォントを使用している場合は、エクスポート時に位置がずれることがあります。特に、特殊なスタイルや埋め込みオブジェクトを使用している場合は注意が必要です。安全のために、必ずPDFを確認してください。
後からPDFを編集できますか？
通常は不要です。PDFはWord文書のように編集することを想定していません。Adobe Acrobatなどの専用ソフトウェア、または細かい調整を行うオンラインツールが必要になります。編集する可能性がある場合は、元のWordファイルを保存しておくことをお勧めします。
費用はかかりますか?
いいえ、そうではありません。Microsoft Word の組み込みエクスポート機能は、既に Word をお持ちの場合は無料でご利用いただけます。オンラインコンバーターもほとんど無料ですが、一部の有料ツールは追加機能を提供しています。ただし、怪しい広告や怪しいサイトにはご注意ください。
ファイルが巨大な場合はどうなりますか?
オンラインツールで圧縮するか、 Acrobatの「ファイルサイズを縮小」オプションがあればそれを使ってみてください。不要な画像を削除したり、解像度を下げたりするだけでも、驚くほど効果がある場合があります。
まとめ
- Word 文書を開いて、すぐに使える状態になっていることを確認します。
- 「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」をクリックします。
- 形式のドロップダウンでPDF (*.pdf)を選択します。
- 保存場所を選択し、「保存」をクリックします。
まとめ
WordからPDFへの変換は、時々感じるほど複雑ではありません。オプションの場所さえ把握してしまえば、かなり早く完了します。そして、結果も通常は信頼できます。文書を頻繁に扱う人にとって、特にどのデバイスでも正しく表示されるようにしたい人にとっては、便利なスキルです。多少のトラブルシューティングが必要になることもありますが、全体的には簡単なプロセスで、文書の共有がはるかに簡単になります。この方法が、エクスポートオプションを延々と巡回する手間を省くのに役立つことを願っています。