Word文書をPDFに変換するのは一見簡単そうに思えるかもしれませんが、書式を維持したりプロフェッショナルな見た目にしたりする必要があるファイルを共有するときには非常に便利です。Wordファイルは、他の人のデバイスで開くとおかしくなることがあります。そこでPDFの出番です。PDFはレイアウトを固定するので、どこで開いても同じように見えます。このガイドでは一般的な手順を解説しますが、設定によっては、特にWordのバージョンが少し古かったり、カスタマイズされていたりする場合は、手順が少しおかしな動作をする場合がありますのでご注意ください。とはいえ、ほとんどの場合、変換自体は簡単です。
Word文書をPDFに変換する方法
Word文書を開く
まず、PDFに変換したいWord文書を開きます。完成版であることを確認してください。誤字脱字がなく、書式も正しく、見た目も問題ないことを確認してください。基本的に見た目をそのまま変換するからです。文書に変な書式設定や画像がある場合は、変換前に調整してください。PDFは一度保存すると編集が大変です。
「ファイル」をクリック
次に、左上の「ファイル」をクリックします。するとメニューが開き、保存とエクスポートのすべてのオプションにアクセスできます。バージョンによっては「Microsoft Word >環境設定」というメニューになっている場合もありますが、最近のバージョンでは標準のメニューが使用されています。
「名前を付けて保存」または「エクスポート」を選択します
そのメニューから「名前を付けて保存」を選択します。Windowsでは通常簡単です。Macでも似たような手順ですが、「ファイル」＞「エクスポート」の下にあるオプションがある場合があります。まず保存先フォルダを選択する必要があります。デスクトップや「ドキュメント」フォルダで問題ありません。PDFがすぐにオプションとして表示されない場合は、Wordのバージョンが少し古いか、アップデートが不足している可能性があります。その場合は、Officeを更新してみてください。
ファイル形式をPDFに設定する
「ファイルの種類」ドロップダウン（または「エクスポート」をクリックした後の形式メニュー）で、「PDF (*.pdf)」を選択します。新しいバージョンでは、形式を選択する手順が1つだけになっている場合があります。ちょっとしたヒント：Windowsでは、「印刷」をクリックした後にPDFを選択する方がうまくいく場合もあります。少し奇妙に思えるかもしれませんが、通常のエクスポートが何らかの理由でうまくいかない場合に役立つことがあります。
「保存」を押して待ちます
「保存」をクリックします。ドキュメントのサイズによっては1～2秒かかる場合がありますが、その後は指定したフォルダに新しいPDFファイルが作成されます。少なくとも、それが予定通りです。複雑なレイアウトや埋め込みオブジェクトがある場合、変換ツールがうまく動作しないこともありますが、ほとんどの場合は問題なく動作します。
保存したら、PDFを開いてすべてが正しく表示されているか再確認しましょう。画像の欠落、不適切なフォント、改行がないかざっと確認しましょう。もし何かおかしい点があれば、Word文書に戻って微調整してから、もう一度試してください。PDF化してしまうと、専用のツールがないと編集が難しくなります。
PDFへの変換を成功させるためのヒント
- 変換する前に、必ずWord文書の最終確認を行ってください。書式設定の不具合は、後で修正するのが大変です。
- エクスポートがうまくいかない場合は、印刷機能を使ってMicrosoft Print to PDFを選択してください。特に古いバージョンのOfficeでは、この方法の方がより細かく制御できたり、よりスムーズに動作したりする場合があります。
- PDFを共有する前にプレビューを確認してください。最終版でフォーマットがおかしくなるのは避けたいものです。
- セキュリティを確保したい場合は、PDF 設定でパスワード保護や制限を調べてください。一部のツールでは、エクスポート時にこれを行います。
- エクスポート オプションが欠落していたり不安定だったりするセットアップでは、最新の Office アップデートをインストールするか、Adobe のオンライン コンバーターなどの代替変換ツールを試すことで問題が解決する可能性があります。
よくある質問
なぜ Word 文書を PDF に変換するのでしょうか?
PDFは書式をロックするため、誰がどこで開いても文書の見た目が統一されます。さらに、セキュリティ保護や印刷も簡単です。
Macでは違うのでしょうか？
手順はほぼ同じです。「ファイル」 > 「エクスポート」で「PDF」を選択します。Macユーザーの方はメニューが少し異なるかもしれませんが、基本的な考え方は同じです。
Word を完全にスキップできますか?
Wordが利用できない場合はオンラインコンバーターを利用できますが、プライバシーには注意してください。怪しいサイトに機密情報をアップロードしないでください。組み込みのオプションや信頼できるアプリを使用することをお勧めします。
Word ファイルとまったく同じように見えますか?
通常は可能です。PDFはレイアウトの保持に優れています。ただし、複雑な書式設定や大量の画像が含まれていると、奇妙な不具合が発生する可能性があるため、念のためご確認ください。
変換後にPDFを編集できますか?
可能ですが、理想的ではありません。まずはWordですべての編集を行うのが最善です。PDFに微調整が必要な場合は、Adobe Acrobatなどのツールを使うと簡単ですが、無料ではありません。
まとめ
- Word ファイルを開きます。
- ファイルをクリックします。
- [名前を付けて保存]または[エクスポート]を選択します。
- 形式として PDF を選択します。
- 「保存」をクリックします。
まとめ
WordをPDFに変換することは、文書の共有や印刷を扱う人にとって必須のスキルです。確かに、ほとんどの場合は簡単ですが、オプションが表示されなかったり、奇妙な不具合が発生したりと、処理中に予期せぬトラブルが発生することがあります。必要に応じて、PDFへの印刷など、さまざまなメニューやショートカットを試してみることをためらわないでください。通常は、それぞれの設定に適した方法を見つけるだけです。この方法が、誰かの時間を節約し、次のプロジェクトでフラストレーションを回避するのに役立つことを願っています。