Word文書にデジタル署名するのは驚くほど簡単ですが、実際には、どこに何があるか分からず戸惑うことがよくあります。特にOfficeのレイアウトが直感的でなかったり、古いバージョンを使っている場合はなおさらです。少し奇妙に感じるかもしれませんが、デジタル署名のオプションが期待した場所になかったり、手順がぎこちなく感じたりすることがあります。もし、デジタル署名を試してみたもののうまくいかない場合は、署名を埋め込むための簡単な手順をご紹介します。手間をかけずに署名を埋め込むことができます。
Word文書にデジタル署名する方法 – ステップバイステップ
方法 1: 組み込みの署名欄機能を使用する (初心者にとって最も簡単)
この方法は、特にデジタル証明書を既にお持ちの場合、素早く署名したい場合に非常に便利です。署名欄のような署名用のプレースホルダを作成し、そこにデジタル証明書を添付するだけで済むので便利です。設定によっては、このプロセスにバグが発生したり、最初は分かりにくかったりすることがあります。
- Word 文書を開いて、署名が完了していることを確認してください。署名後に編集すると署名が壊れる可能性があるためです。
- 上部のリボンから「挿入」タブを開きます。通常はバーの中央付近、「レイアウト」または「描画」の隣にあります。
- 「署名欄」を探してください。すぐに見つからない場合は、「テキスト」グループの下にあることが多いです。バージョンによっては、「署名欄」または「署名欄を追加」というドロップダウンメニューに隠れている場合があります。
- 「署名欄」をクリックし、「Microsoft Office 署名欄」を選択します。ダイアログボックスがポップアップ表示されるので、「ここに署名してください」などの指示を追加したり、署名者を設定したりできます。
- 追加すると、署名を入力するためのプレースホルダー行が表示されます。デジタル証明書を追加したい場合は、その行を右クリックしてください。
- 「署名」をクリックします。デジタル証明書が正しく設定されている場合、Word は証明書を選択するかパスワードを入力するよう求めるプロンプトを表示します。その後、文書に署名が行われます。その後編集を行うと、署名は無効になります。
慣れてしまえば直感的に操作できますが、Officeがデジタル証明書を正しく認識していないと、「署名欄」のオプションが非表示になったりグレー表示になったりすることがあります。別のマシンではすぐに使えるかもしれませんが、そういう馬鹿げた機能です。
方法2：「挿入」タブを使用して「デジタル署名の追加」をクリックする（より直接的ですが、より技術的です）
これは、Windowsで既にデジタル署名を設定している方にとって、より古典的な方法です。少し手間はかかりますが、署名欄の方法がうまくいかない場合や、より正式な署名ボックスが必要な場合に有効です。
- 「ファイル」>「オプション」>「セキュリティセンター」>「セキュリティセンターの設定」>「電子メールセキュリティ」に移動します。ここで、デジタル証明書が正しくインストールされ、信頼されていることを確認してください。
- Word 文書で、「挿入」タブに移動します。
- テキストセクションを見つけて、署名行を探します。または、バージョンに応じて、直接デジタル署名を探す場合もあります。
- 「署名欄を挿入」または同様のオプションをクリックすると、署名者の情報と指示を入力するフィールドが表示されます。これは、後で署名を識別し、正当性を確認するのに役立ちます。
- 挿入したら、署名ボックスを右クリックし、「署名」を選択します。すると、デジタル証明書をリストから選択する画面が表示されます。
- 証明書を選択し、必要に応じてパスワードを入力すれば完了です。これで、文書にデジタル署名が付与され、真正性が証明されます。
注：デジタル証明書が正しくインストールされていることを確認する必要があるかもしれません。問題が発生した場合は、 Microsoftのデジタル署名に関するガイドを確認してください。Wordは、必要以上にインストールを難しくする場合もあります。
必ずしも順風満帆とは限らないので、役立つ追加のヒント
- デジタル証明書が有効であることを確認してください。期限切れの証明書では署名が拒否されたり、問題が発生したりします。
- 後で元に戻したり再度署名したりする必要がある場合に備えて、署名する前に元の文書のバックアップを保存しておいてください。
- お使いの Office バージョンがこれらすべての機能をサポートしていることを確認してください。一部の古いバージョンでは更新や追加のアドインが必要になる場合があります。
- デジタル証明書をトレーニングし、証明書マネージャーを使用して Windows に適切にインストールすると、ランダム エラーを防ぐことができます。
これらの手順のいくつかがうまくいかない場合は、証明書が正しくインストールされていないか、Officeのバージョンが少し古い可能性があります。また、ソフトウェアの不具合などにより、WordやPC全体を再起動すると問題が解決する場合もあります。
デジタル署名についてまだ疑問がありますか?
デジタル証明書とは何でしょうか?
オンラインIDバッジのようなものだと考えてください。認証局によって発行され、あなたが正当であることを証明します。これがなければ、署名は単なるデジタルの落書きになってしまいます。
これを使って任意の Word 文書に署名できますか?
お使いのバージョン（最新のOffice 365またはOffice 2019以降）がサポートしている場合は可能です。古いバージョンでは一部機能が不足していたり、プラグインが必要になる場合があります。
署名済みの文書を編集するとどうなりますか?
すると署名はすぐに無効になります。署名後に編集を行うと、基本的にデジタル署名の信頼チェーンが破壊されてしまいます。
これは法的拘束力がありますか?
はい、ほとんどの地域では、デジタル署名は、現地の基準を満たしている限り、手書きの署名と法的に同等とみなされます。
デジタル証明書を取得するにはどうすればよいですか?
DigiCert、GlobalSignなどの信頼できるプロバイダー、あるいは社内のIT部門が証明書を扱っている場合はそちらから取得できます。通常、簡単な検証とインストールのプロセスで完了します。
まとめ
- デジタル証明書を設定してインストールします。
- Word 文書を開いて編集を終了します。
- 署名行を挿入するか、デジタル署名メニューを使用します。
- 証明書で署名すると、文書は法的に拘束され、改ざんできなくなります。
まとめ
Word文書へのデジタル署名は、それほど難しいことではありませんが、特に設定が完璧でない場合は、多少のハードルはあります。リボン内の各項目の位置と証明書のインストール方法さえ理解してしまえば、あとは簡単です。場合によっては、Officeをアップデートしたり、証明書の問題を修正したり、再起動したりするだけです。それほど難しいことではありません。これで1つのバージョンが問題なく署名され、フォーラムやサポートをあれこれ探す必要がなくなることを願っています。この方法がお役に立てば幸いです。複数の設定でうまくいったので、あなたにも同じようにうまくいくかもしれません。