Wordに文書を埋め込むのは実はとても便利です。特に、PDFやExcelシートなど、文書内で直接参照する必要があるファイルを扱う場合はなおさらです。しかし、埋め込み方法が分かりにくい場合があり、埋め込まれたファイルが正しく表示されなかったり、ファイルサイズが予想以上に大きくなったりといった奇妙な問題が発生することがあります。そこで、このガイドでは、Wordが埋め込み処理をスムーズに行うための実践的な修正方法とヒントをいくつかご紹介します。Wordは埋め込み処理が少々不安定なので、ぜひ試してみてください。
Wordに文書を埋め込む方法
方法1: 挿入 > オブジェクト メニューを使用する
Word文書にファイルを追加して問題なく動作させることが目的であれば、最も一般的な方法は「挿入」＞「オブジェクト」メニューを使用することです。設定によってはこの方法は簡単ですが、バグが発生したり、期待どおりのプレビューが表示されなかったりする場合があります。その場合は、以下の手順をお試しください。
- Word ドキュメントを開き、リボンの[挿入]タブに移動します。
- オブジェクトを見つけてクリックします。通常はテキスト グループ内にあります。
- ポップアップで「ファイルから作成」タブを選択し、 「参照」をクリックしてファイルを指定します。
- 選択したら、「OK」をクリックします。通常はアイコンまたはクイックプレビューとして埋め込まれますが、ファイル名のみの場合もあります。
これは少し古風な方法ですが、十分に信頼できます。なぜ便利なのか？Wordに正確なファイルを強制的に埋め込むので、リンクの問題やプレビューの破損が（ほとんどの場合）発生しません。ただし、注意が必要です。大きなファイルを使うとWord文書のサイズが急速に大きくなるため、ファイルサイズを小さく保とうとしている場合にはイライラするでしょう。
方法 2: ドラッグ アンド ドロップ (または、好みに応じてコピー アンド ペースト)
もう一つ、ちょっと変わった方法ですが、たまに役に立つことがあります。ファイルをWordウィンドウに直接ドラッグするという方法です。すべてのバージョンやファイルの種類でうまくいくとは限りませんが、Wordが対応していれば文書が埋め込まれます。ファイルを文書の上にドラッグして放すだけです。
注: この方法では、アイコンやリンクのみが作成される場合があり、完全な埋め込みプレビューは作成されません。そのため、ファイルを完全に埋め込みオブジェクトとして保存する必要がある場合は、「オブジェクト」メニューを使用する方が安全です。
方法3：互換性を確保し、バグを回避する
埋め込まれたファイルが壊れたアイコンになったり、開かなくなったりする場合は、次の点を確認してください。
- Wordが最新バージョンに更新されていることを確認してください。古いバージョンでは、オブジェクトの埋め込みにバグが発生する場合があります。
- Office 365またはOffice 2019をご利用の場合、一部の機能の動作が異なります。Officeインストーラー、または「設定」>「アプリ」>「Office」>「変更」からOfficeの修復をお試しください。
- ファイルを埋め込み、アイコンとして表示される場合は、ダブルクリックして開きます。ファイルが開かない場合やエラーが表示される場合は、関連付けられたアプリケーションが正しく設定されていないか、ファイルが破損している可能性があります。
あるマシンでは埋め込みが機能するのに、別のマシンでは機能しないというのは、ちょっと面倒です。設定によっては、ファイルの関連付けを調整するか、Officeをアップデートしないと、埋め込まれたファイルが開かないことがあります。
その他のヒントとコツ
アイコンをカスタマイズしたり、見た目をすっきりさせたいですか？埋め込みオブジェクトを右クリックし、「オブジェクトの書式設定」を選択し、「アイコンの変更」でカスタムアイコンを選択できます。すべてのファイルタイプでアイコンのカスタマイズがサポートされているわけではありませんが、試してみる価値はあります。
埋め込みファイルを外部ソースで常に更新したい場合は、埋め込みは適していません。代わりにリンクとして挿入する必要があります。リンクとは、動的に更新される外部パスのことです。ただし、ファイルが移動したりパスが変更されたりすると、リンクが壊れる可能性があるので注意してください。
よくある質問とトラブルシューティング
埋め込まれたファイルが開かなかったり、プレビューが表示されなかったりするのはなぜですか?
これは、ファイルの関連付けの問題、Office のバージョンが古い、またはファイルが破損していることが原因で発生することがよくあります。ファイルを個別に開いて、Word 以外で動作するかどうかを確認してください。
ファイル全体ではなく、一部だけを埋め込むことはできますか?
いいえ、Wordの埋め込み機能はファイル全体のみに対応しており、スニペットは処理できません。データの一部が必要な場合は、直接コピーするか、ソースへのリンクを追加することをご検討ください。
埋め込みによってファイル サイズが過度に大きくなることがあるのはなぜですか?
ショートカットではなく、ファイル全体をドキュメントにコピーするからです。大きなファイルや埋め込みアイテムが多い場合、Word文書が巨大なファイルになってしまう可能性があります。バランスが重要です。
埋め込みによって Word がクラッシュした場合はどうなるのでしょうか?
アドインを無効にするか、Officeを更新するか、サイズの小さいファイルを埋め込んでみてください。問題が解決しない場合は、修復インストールが必要になる可能性があります。
まとめ
- ファイルを確実に埋め込むには、 [挿入] > [オブジェクト] > [ファイルから作成]を使用します。
- サイズの問題に注意してください。大きなファイルはドキュメントのサイズを大きくしてしまいます。
- 埋め込みが異常な場合は、Office の更新プログラムを確認してください。
- 必要に応じてアイコンをカスタマイズし、見た目を整頓します。
まとめ
Wordにファイルを埋め込むのは必ずしも完璧ではありませんが、これらのトリックを使えば大抵はうまくいきます。場合によっては、Officeをアップデートしたり、ファイルが破損していないか確認するだけで済むこともあります。埋め込みファイルの扱いは大変な作業になるので、これらのトリックが少しでも時間とストレスを軽減してくれることを願っています。埋め込みファイルが問題なく動作することを願っています。