Microsoft Word で文書の読みやすさをチェックするのは、どこを見ればよいかがわかっていれば驚くほど簡単です。ときには、自分の文章は比較的わかりやすいと思っていても、実際には思ったよりも少し複雑だというレポートが表示されることがあります。この機能は、コンテンツをより幅広い読者層にわかりやすくしようとしている場合や、文章のトーンがうっかりドライすぎたり複雑すぎたりしていないか再確認したい場合に、非常に役立ちます。もちろん完璧ではありませんが、特に Flesch スコアを使えば、大体の目安はつかめます。ただし、設定によっては、これらの統計情報を有効にして表示するのは少し難しい場合があり、オプションは Office のバージョンによって異なる場合があります。しかし、少し調整するだけで、文書が実際にどれほど読みやすいか、よくわかるようになります。
Wordで読解力をチェックする方法
では、読みやすさの統計情報を表示する方法を、ステップバイステップでご説明します。文書が少し難しすぎると感じたり、読者の読解力に合っているかを確認したい場合は、この手順が役立ちます。このプロセスは主に、生産性チェックと文法チェックを実行し、レポートを確認することに重点を置いています。レポートには、Flesch Reading Ease（読みやすさ）やFlesch-Kincaid Grade Level（読みやすさレベル）といった数値が表示されます。これらは、テキストの読みやすさ（難しさ）を示すものです。
ドキュメントにアクセスして準備する
- できれば編集が終わったら、 Microsoft Wordで文書を開いてください。レポートはすべてのテキストをチェックするので、書きかけの下書きから始めないでください。まずは最新版を保存してください。そうしないと、古い下書きを分析してしまう可能性があります。
- ドキュメントが適切にフォーマットされていることを確認してください。フォーマットが乱雑だと、読み取り統計に悪影響を与える場合があります。
[校閲]タブに移動してスペルチェックを実行します
- 上部のリボンの[レビュー]タブに移動します。
- 「スペルと文法」をクリックするか、または押しますF7。これは、Word のスペル/文法チェックのショートカットです。
- これは単に間違いを修正するだけではありません。魔法の始まりです。チェックが実行されるとダイアログボックスが表示され、適切な設定であれば読みやすさレポートが自動的に表示されます。
読みやすさの統計を有効にして表示する
- 古いバージョンのWordでは、読みやすさの統計情報を表示するオプションがデフォルトで無効になっている場合があります。有効にするには、「ファイル」>「オプション」>「文章校正」に移動してください。
- 「読みやすさの統計情報を表示」というチェックボックスを探してチェックを入れてください。インストールによってはチェックが入っていない場合がありますので、スペルチェックを再度実行する前にチェックを入れてください。
- 統計情報を有効にする必要があった場合は、もう一度スペルチェックを実行してください。チェックが完了すると、読みやすさレポートがポップアップウィンドウに表示されます。何も表示されない場合は、Wordを一度閉じて再起動してみてください。Wordの動作がおかしくなることがあります。
レポートを読んで解釈する
このレポートには、Flesch Reading Ease（高いほど読みやすい、60～70点であればほとんどの読者にとって適切）やFlesch-Kincaid Grade Level（読者の想定学年）などのスコアが表示されます。正直なところ、理由はよく分かりませんが、設定によっては、複数回のチェックを経た後や、特定の種類のドキュメントでのみレポートが表示されることがあります。Officeは私たちに常に緊張感を与えてくれるようですね。
もちろん、これらの数字だけに頼るのではなく、あくまで目安として利用してください。フレッシュ・キンケイドスコアが10年生レベルなのに、対象読者が6年生レベルだとしたら、文章を簡潔にし、専門用語を減らす必要があるかもしれません。
Wordで読解レベルを確認するためのヒント
- ドキュメントが完成していることを確認してください。編集後に再チェックしても問題がない限り、下書きに対してこれらのチェックを実行しないでください。
- レポートでは、学年レベルを上げるのに問題となる複雑な文や長い段落が指摘されることがあります。読みやすさを向上させるために、それらに対処しましょう。
- Wordの読みやすさの統計は良い出発点となりますが、それだけに頼ってはいけません。人間の判断は依然として重要です。特に技術的な文章や詩的な文章では、スコアが多少ずれることがあります。
- それでも混乱する場合は、テキストを新しい文書にコピーして再度チェックを実行してみてください。奇妙な書式設定がWordの解析を阻害することがあります。
- さまざまな読者に向けて多くの文章を書く場合は、読みやすさを定期的にチェックする習慣をつけるとよいでしょう。
よくある質問
Word で読みやすさの統計を有効にするにはどうすればいいですか?
「ファイル」＞「オプション」＞「文章校正」と進み、 「読みやすさの統計情報を表示する」のチェックボックスがオンになっていることを確認してください。オンにしないと、スペルチェック後のレポートは表示されません。
良い Flesch Reading Ease スコアとは何ですか?
60 から 70 のスコアは、一般読者にとってはかなり標準的なスコアです。この程度のスコアであれば、読みやすく、なおかつ読者を引きつける文章を書くことができます。
Word の読解レベルをオンラインで確認できますか?
ええ、でも当たり外れはありますね。デスクトップアプリにはすべての機能が搭載されています。オンライン版には読みやすさの統計情報が含まれていないことがあるので、読みやすさが重要な場合はオフラインのデスクトップ版を使うのが良いでしょう。
読みやすさはなぜ重要なのでしょうか?
情報提供や説得が目的なら、読者がメッセージを実際に理解できるかどうかが非常に重要です。読みやすさが悪いと、あなたの主張を理解する読者が少なくなり、それは良くありません。
読みやすさをチェックすると、ドキュメントが何らかの形で変更されますか?
いいえ。これは現在のテキストに基づいたレポートです。自動修正や編集は行われず、インサイトが得られるだけです。
まとめ
- 編集が完了したら、Word 文書を開きます。
- [校閲] タブに移動して、スペルと文法のチェック ( F7) を実行します。
- オプションで「読みやすさの統計を表示」が有効になっていることを確認します。
- スコアを確認し、必要に応じて文章を調整します。
まとめ
文書の読みやすさを把握するのは、それほど難しいことではありませんが、間違いなく役立ちます。幅広い読者に向けて文章を書こうとしている場合でも、内容が意図せず難解になっていないか確認したい場合でも、これらの手順を踏めば、推測作業を大幅に省くことができます。正直なところ、私の環境の一つでは、最初のスペルチェック後すぐにレポートが表示されるのに対し、別の環境では何度か試さなければなりません。Wordは必要以上に難しくしているからです。しかし、一度慣れてしまえば、文章の読みやすさを微調整するのに役立つ便利なツールです。これが誰かの時間の節約と明瞭性の向上につながることを願っています。これらのスコアが、物事をシンプルに保とうとする気持ちをどれほど刺激するかは、実に驚くべきことです。