Wordでレターヘッドを作成するのは、それほど難しいことではありませんが、メニューがどこにあるのか、何を最初にすべきかがわからないと、少し面倒に感じるかもしれません。ヘッダーがごちゃごちゃしていたり、サイズや形式が適切でなかったためにロゴがピクセル化されて見えたりすることもあります。重要なのは、毎回微調整に時間を取られることなく、プロフェッショナルな印象を与える、再利用可能なテンプレートを作成することです。そして、ビジネス用でもプライベート用でも、優れたレターヘッドがあれば、文書の見栄えが格段に良くなります。
Wordでレターヘッドを作成する方法
ヘッダーセクションにアクセスしてキャンバスを設定する
まずWordを起動します。最初から始める場合は、空白の新規文書を作成します。次に、上部メニューの「挿入」に移動し、 「ヘッダー」をクリックして、スタイルを選択するか、シンプルな空白のヘッダーのままにしておきます。Wordのヘッダースペースこそが、魔法の場所です。ロゴ、連絡先情報など、各ページの上部に表示したいものをすべて配置できます。
ドキュメントに余白がある場合は、まず余白を調整することをお勧めします。「レイアウト」 > 「余白」に移動し、 「標準」などの値を選択するか、デザインに余裕が必要な場合はカスタム余白を設定します。ヘッダー領域の高さには制限があるため、大きな画像やフォントを使いすぎないようにご注意ください。
要素を使ってヘッダーをデザインする
さあ、いよいよ楽しい作業が始まります。ロゴやグラフィックを挿入しましょう。背景が透明な高解像度のPNG画像を使うと、きれいに見えます。挿入>画像をクリックし、保存してあるロゴファイルを選択します。角をドラッグしてサイズを調整しましょう。多くの人がここで失敗し、ロゴが大きすぎたり、ピクセル化されてしまったりすることがよくあります。標準的な文字サイズであれば、幅は2～3インチ程度に抑えましょう。
会社名、住所、電話番号、ウェブサイトなどを追加します。ヘッダーエリアに直接入力することも、テキストボックス（[挿入] > [テキストボックス]）を使って配置を調整することもできます。スタイルに合わせて、左揃え、中央揃え、右揃えなどを調整することもできます。ルーラーガイドを使うと、見栄えがよくなる場合もあります。 [表示] > [ルーラー]がオンになっていることを確認してください。
書式とスタイルで遊ぶ
テキストと画像にスタイルを加えることも忘れずに。ブランディングに合ったフォントを選びましょう。クラシックな雰囲気ならセリフ体、モダンな雰囲気ならサンセリフ体がおすすめです。フォントサイズは読みやすいサイズにしましょう。連絡先情報は10～12ポイント、会社名は少し大きめのサイズがおすすめです。色はブランドカラーに合わせましょう。ただし、印刷しやすいサイズにしてください。特別なデザインを目指す場合を除き、派手なグラデーションやネオンカラーは避けましょう。
左揃え、中央揃え、右揃えボタンを使って、すべての要素をバランスよく配置します。ヘッダーを印刷プレビュー（表示 > 印刷レイアウト）で確認し、紙面上でどのように表示されるかを確認します。印刷プレビューから編集モードに切り替えるだけで、不自然な間隔や配置の問題を見つけられる場合もあります。
レターヘッドテンプレートを保存する
やり方を忘れる前に、テンプレートとして保存しましょう。 「ファイル」＞ 「名前を付けて保存」で「Wordテンプレート（*.dotx）」を選択します。「MyLetterheadTemplate」のような名前を付けて、見つけやすい場所に保管してください。これからは、新しいレターが必要な時は、このテンプレートをダブルクリックするだけで、レターヘッドが完成します。ただし、ある設定では完璧に機能するのに対し、別の設定では余白や画像がわずかにずれる場合があります。編集後は、簡単な印刷テストを行うことをお勧めします。
それが完了すると、このテンプレートから作成するすべての文書にプロフェッショナルなレターヘッドがすでに設定され、余分な手間をかけずに通信が正当なものになります。
Wordでレターヘッドを作成するためのヒント
- シンプルにしましょう。ミニマリストスタイルの方が読みやすく、プロフェッショナルな印象を与えます。すべてを詰め込む必要はありません。
- 高画質の画像のみを使用してください。ピクセル化されたロゴや引き伸ばされた画像は最悪です。可能な限りPNGまたはベクター画像を使用してください。
- 一貫性が重要です。ブランドのフォントと色に固執してください。そうでないとランダムに見えてしまいます。
- 読みやすさは重要です。テキストが詰め込まれておらず、目に優しいことを確認してください。過度に派手なフォントや雑然としたデザインは避けてください。
- テストを印刷します。当然ですが、Windows では必要以上に難しくする必要があり、画面上ではきれいに見えても、印刷がうまくいかない可能性があります。
よくある質問
ヘッダー内のロゴのサイズはどのくらいにすればよいですか?
通常、幅は約2～3インチです。ページを占領しないようにバランスを保ちつつ、認識できる程度の大きさにしてください。
レターヘッドに色を追加できますか?
はい、ぜひ！カラースキームはブランドイメージに合わせて、派手なネオンカラーやグラデーションは印刷に適さないので避けてください。
後でレターヘッドを更新するにはどうすればいいですか?
テンプレートを開き、ヘッダーエリアに移動して微調整を行います。同じバージョンを将来使用したい場合は、テンプレートとして保存することを忘れないでください。
まとめ
- Word を開いて新しい文書を開始します。
- [挿入] メニューからヘッダーにアクセスします。
- ヘッダーをデザインします。ロゴ、テキスト、スタイルを追加します。
- 配置、フォント、色など、すべてを適切にフォーマットします。
- 簡単に再利用できるように、Word テンプレートとして保存します。
まとめ
Wordでレターヘッドを作成するのは、メニューがどこにあるかさえ分かれば、見た目ほど難しくありません。少し手間をかけるだけで、かなり洗練された仕上がりになるのを目にしたことがあります。特に、すべてが揃っていて、高品質で、シンプルにまとめられている場合はなおさらです。もちろん、画面上ではきれいに見えても、印刷すると完璧にはならない場合もあるので、印刷前に必ず確認しましょう。とにかく、テンプレートを用意しておけば、毎回手間をかけずに、よりプロフェッショナルなレターを作成できます。このテンプレートが、将来誰かの数分、あるいは数時間の時間を節約するのに役立つことを願っています。