Wordでデジタル署名を挿入するのは簡単そうに見えますが、実際には、ユーザーがつまずく可能性のあるいくつかの癖があります。署名欄が希望の場所に表示されない、署名後に署名自体が正しく検証されないなどです。あるいは、署名の改ざん防止を設定しようとしている場合、セキュリティ設定やデジタル証明書の設定を細かく確認する必要があるかもしれません。これは単に「署名」をクリックするだけでは不十分です。面倒な手間をかけずに、文書の正当性とプロフェッショナルな外観を維持することが重要です。
契約書や公式レポートを送信する場合でも、承認ワークフローを効率化したい場合でも、Wordでデジタル署名を適切に追加する方法を知っておくと、後々の手間を大幅に省くことができます。さらに、受信者に文書が真正かつ安全であることを伝えることができます。ここでは、デジタル署名の一般的な方法をいくつか紹介し、実際に役立つヒントや設定方法もご紹介します。
Wordにデジタル署名を挿入する方法
方法1：組み込みの署名欄を使用する – 古典的なアプローチ
この方法は、ほとんどの設定でほぼ確実に機能します。署名欄が追加され、後から自分または他の誰かがデジタル署名できます。文書を正式なものに見せ、改ざん防止機能を維持したいのであれば、これが最も簡単な最初のステップです。
これが役立つ理由：署名のための明確なスペースが確保され、署名者の詳細をカスタマイズできます。適用対象：承認または検証のために署名が必要な文書で、必ずしもデジタル証明書を埋め込む必要がない場合。デジタル署名または手書き署名が可能な署名欄が表示されることを期待してください。
Wordで「挿入」>「テキスト」>「署名欄」を選択します。署名欄が表示されない場合は、クイックアクセスツールバーの「署名欄」オプションを有効にするか、リボンのカスタマイズで非表示になっていないか確認してください。「署名欄」>「Microsoft Office署名欄」をクリックします。
- 署名者の名前、役職、指示などの詳細を入力します。これにより、署名スペースの正当性が証明されます。
- 「OK」をクリックすると、ドキュメントに署名行が作成されます。
署名欄が表示されたら、署名は簡単です。クリックするだけで、すべてが正しく設定されていれば、署名者はデジタル署名を追加するか、手書きで署名することができます。ただし、Wordのバージョンや設定によっては、デジタル署名機能を完全に利用するためにデジタル証明書のインストールが必要になる場合があることにご注意ください。
方法2: 文書の真正性を証明するためにデジタル署名する
これは、署名欄は既に設置済みだが、証明書を使ってデジタル署名したい場合に適した方法です。より安全ですが、有効なデジタル証明書も必要です。多くの場合、DocuSign、Adobe SignなどのCA（証明機関）が発行したもの、あるいはテスト目的であれば自己署名証明書でも構いません。
メリット：署名後に署名が改ざんされないことを保証し、受信者が署名の正当性を確認できます。証明書をインストール済みで、改ざん防止機能を備えた正式な署名が必要な場合に適用されます。証明書情報と検証ステータスを示す署名確認ダイアログが表示されます。
「ファイル」>「情報」>「文書の保護」>「デジタル署名の追加」に進みます。表示されない場合は、「オプション」>「セキュリティセンター」で機能を有効にする必要があります。
- デジタル証明書を選択し、指示に従って署名します。
- 必要に応じて、Windows 証明書マネージャー ( certmgr.msc )から証明書設定を構成することもできます。
補足：設定によっては、証明書が信頼されていないか正しくインストールされていない場合、署名プロセスが最初に失敗したりエラーが発生したりすることがあります。証明書を再インポートまたは更新するだけで問題が解決する場合もあります。
方法3: よくある問題のトラブルシューティング – 予期せぬ障害
署名欄は表示されているのに署名できない場合は、証明書の有効性を確認してください。また、文書がロック、保護、または最終版としてマークされていないことを確認してください。Wordの文書保護機能によって署名がブロックされる場合もあります。
「ファイル」>「文書の保護」を開き、署名を妨げる可能性のある項目が有効になっていないか確認してください。例えば、「最終版にする」や「編集を制限する」といった設定は、署名オプションを無効にする可能性があります。
もう一つの注意点として、署名後に署名が検証されない場合は、Windowsで証明書の信頼状態を確認してください。certmgr.mscにアクセスし、インストールされている証明書を確認してください。証明書が信頼されていない場合、署名は見た目では成功しているように見えても、実際には有効ではない可能性があります。
最後に、Word では文書の保存場所に関する問題が発生することがあります。署名する前に、文書をネットワーク共有ではなくローカルドライブに保存してみてください。ネットワークの問題により、署名の検証が中断される可能性があります。
もちろん、Officeのバージョンが最新であることをご確認ください。古い更新プログラムやInsiderビルドでは、署名機能の動作が異なる場合があります。
まとめ
- [挿入] タブを使用して署名行を追加し、署名者の詳細をカスタマイズします。
- デジタル署名用の信頼できるデジタル証明書をインストールし、[ファイル] > [情報] > [ドキュメントの保護]から署名します。
- 署名が期待どおりに機能しない場合は、ドキュメント保護設定を確認してください。
- 証明書が Windows で信頼されていることを確認し、Office を最新の状態に保ってください。
まとめ
Wordでデジタル署名を追加するのは、証明書や組み込み機能の不具合のせいで、必ずしもスムーズに進むとは限りません。しかし、一度すべてを適切に設定すれば、印刷やスキャンをすることなく文書を認証できる確実な方法となります。ただし、特に証明書や保護機能に関しては、トラブルシューティングに多少時間がかかることを覚悟しておいてください。Wordは、当然ながら、必要以上に複雑な処理を強いる場合があるからです。
これで、延々と続く面倒な作業を避け、署名を早く済ませられるようになるといいですね。書類への署名、頑張ってください！