Word の検索と置換は簡単そうに聞こえますが、実際には、驚くほど頻繁に問題に遭遇します。探しているものが見つからなかったり、不要なものが置き換えられたりすることがあります。ただし、大きな文書を一括編集する場合、特に一貫性を保ちたい場合や、一連のタイプミスのパターンを修正したい場合には非常に便利です。Word では、こうしたオプションが多すぎて、必要以上に操作が難しくなっているのは当然です。そこで、実用的なヒント、よくある落とし穴、そして期待できることについて、以下に概要を説明します。一括変更を素早く実行しようとしている場合は、どの設定をオンにしているかを正確に把握しておくことが重要です。たとえば、無意識のうちにワイルドカードを使用している場合、検索対象が何も一致しない可能性があります。または、範囲が間違っている可能性もあります。文書の一部だけを変更したい場合は、正しいセクションを選択していることを確認してください。設定によっては、置換機能が最初の数回は少し不安定になることがあります。そのため、主要な検索・置換を実行する前にファイルを保存しておくことをお勧めします。さて、スムーズに動作させる方法をご紹介します。
Wordで検索と置換を修正する方法
編集したい文書を開くだけです
正しいファイルを開いているか、もう一度確認してください。複数のWindowsまたはMacドキュメントを操作していると、間違ったファイルを開いてしまうことがよくあります。私も時々、混乱してコマンドを押して何かが動くと期待して操作を始めたものの、実際には間違ったウィンドウを開いていたという経験があります。ですから、何かおかしなことをする前に、正しいドキュメントを編集していることを確認してください。
検索と置換ツールにアクセスする
リボンバーの「ホーム」タブを開き、 「編集」グループの「置換」（小さな虫眼鏡アイコン、または「置換」という文字）をクリックします。Macの場合は、「編集」>「検索」>「置換」にあります。ダイアログが開き、 「検索する文字列」と「置換後の文字列」というボックスが表示されます。ここから魔法が始まります。
検索語が正確であることを確認してください
検索したい単語またはフレーズを正確に「検索する文字列」に入力します。余分なスペースや隠し文字が検索を誤る場合があります。検索が難しい場合は、 「ワイルドカードを使用する」チェックボックスをオンにすることを検討してください。例えば、 「 foo」*を検索すると、改行が異なる「foo」、「Foo」、「foo.」などが検索対象外になる可能性があります。Wordでは「or」などのワイルドカードを使用できます?が、これはユーザーが指定した場合のみです。これは通常、テキストだけでなくパターンを検索する場合に便利です。
置換テキストを入力してください
次に、 「置換後の文字列」に、見つかったテキストを置換したい文字列を入力します。ここで魔法が起こります ― 少なくとも、そうなってほしいと願うところです。入力した内容をよく確認してください。一部のマシン、特に複雑な文書や変わったフォントを使用している場合、ここでタイプミスをすると全てが台無しになる可能性があります。なぜうまくいくのかは分かりませんが、ある環境では最初は失敗しましたが、すぐに再起動するとスムーズに動作するようになりました。
一つずつ、または全部を一度に交換する
「置換」をクリックすると、一致する文字列を一つずつ手動で確認し、変更前にスキップしたり確認したりできます。または、「すべて置換」をクリックすると、一度に置換できます。ただし、大文字と小文字の区別やワイルドカードなどのオプションが正しく設定されていないと、間違いやすいので、確信が持てない限り「すべて置換」は使用しないでください。
どちらかのボタンをクリックすると、Wordは置換された回数を表示します。テキストが確実に存在するにもかかわらず、「0」と表示されて驚くことがあります。これは通常、検索パラメータが正しくないか、検索範囲が間違っていることを意味します。
よりスムーズにするためのヒント
- ワイルドカードを使ってバリエーションを検索しましょう。 「その他」の「ワイルドカードを使用する」チェックボックスをオンにしてください。有効にすると、 「some*word」のように、「some」で始まり「word」で終わる単語を検索できます。
- 置換テキストには常にタイプミスがないか確認してください。私は「teh」を「the」に何百回も置き換えましたが、意図しない奇妙な置換の手がかりをうっかり残してしまったことがあります。
- 不明な場合は、置換ではなく次を検索をクリックし、変更するかどうかを決定します。
- 大規模な置換を行う前に、ファイルを保存するかバックアップを作成してください。置換後の文字列に誤字脱字がありましたか？元に戻す（Ctrl + Z）を使えば、間違えても元に戻すことができます。
- 「詳細」ボタンを使って、大文字と小文字の区別（大文字と小文字を区別）や単語全体のみ（単語全体のみを検索）などのオプションを調整できます。これも、誤検出を検知します。
よくある質問
検索でテキストが見つからない場合はどうすればいいですか?
スペル、スペース、ワイルドカードや大文字と小文字を区別するオプションがオンになっているか確認してください。余分なスペースや大文字と小文字の違いなど、わずかな違いが原因の場合もあります。
一括置換を元に戻すことはできますか?
はい、Ctrl + Z期待通りの結果でなかったら、すぐに「元に戻す」を押してください。Wordの「元に戻す」機能は、そういったミスに対して驚くほど信頼できます。
この場合、ワイルドカードはどのように機能しますか?
「その他のオプション」の「ワイルドカードを使用する」にチェックを入れます。すると、*/のようなパターンを使って複数のバリエーションを一致させることができます。「 abc*de? 」のように検索すると、「abc」で始まり「de」で終わるすべての単語が見つかります。
検索をドキュメントの一部に限定できますか?
はい、もちろんです。確認したいセクションだけをハイライト表示して、検索ツールを開いてください。選択範囲内でのみ検索できるので、章や段落だけを編集しているときに便利です。
特殊文字についてはどうですか?
Wordはタブ（^t）、段落記号（^p）、ノーブレークスペース（^s）などの特殊コードを認識します。検索ボックスまたは置換ボックスにこれらを入力するだけで、簡単に置換できます。
まとめ
- ドキュメントを開き、検索/置換ボックスに移動します。
- 検索対象を正確に指定してください。必要に応じてワイルドカードの使用を検討してください。
- 置き換えるものを入力し、タイプミスがないか再確認します。
- 1 つずつ置き換えるか、すべてを一度に置き換えるかを選択します。
- ワイルドカードや大文字と小文字の一致などのオプションを使用して結果を絞り込みます。
まとめ
検索と置換をマスターするには、ただ盲目的に単語を入れ替えるだけでは不十分です。これらのオプションが何をするのかを理解し、意図せず置き換えてしまうことのないようにすることが重要です。多くの場合、大きな変更を行う前に素早く保存し、注意深く確認し、少しの忍耐力があれば、大きな違いが生まれます。Wordは時に面倒に感じるかもしれませんが、少し練習すれば、長い文書を整理したり、タイプミスをまとめて修正したりするのに非常に役立ちます。
これで編集ワークフローの時間を数時間短縮できるといいですね。完璧ではありませんが、すべてを手作業で行うよりは間違いなく良いでしょう。