最近では、メールに様々な表やフォーマットされたデータが埋め込まれているケースが増えており、異なるプラットフォーム間で正しく表示させるのは大変です。特にOutlookやGmailに整然とした表を挿入しようとすると、かなりイライラさせられることがあります。組み込みツールが制限されていたり、単に使いにくかったりするからです。こうした煩わしさを回避するコツをいくつか知っていれば、デスクトップでもモバイルでも、あるいは複数のサービス間でも、多くの手間を省くことができます。ここで目指すのは、見栄えがよく、フォーマットが崩れず、時間を節約できるものを作ることです。
PCでOutlookメールに表を挿入する方法
方法1 – Outlookの組み込みテーブルエディタを使用する
Outlookのデスクトップアプリには、Wordを模倣したかなり優れた表エディタが搭載されているので、使い方は至って簡単です。そのメリットは？特にOutlookとWordの共通設定を踏襲すれば、書式設定がほぼ完璧に維持されることです。ただし、設定によっては完璧とは言えず、メニューの表示が煩わしかったり、オプションが期待した場所に表示されなかったりすることもあります。とはいえ、Windowsマシンで作業している場合は、全体的に見てこれが最も簡単な方法と言えるでしょう。
Outlook を開いてメールの作成を始めましょう。可能であれば、「新しいウィンドウで開く」ボタンをクリックするか、ウィンドウをドラッグして拡大すると、編集がしやすくなります。
「挿入」タブに移動してください。ここから魔法が始まります。表を表示したい場所にカーソルを置きます。
「表」をクリックします。グリッドがポップアップ表示されるので、グリッドにマウスオーバーして必要な行数と列数を選択します（最大10×10程度）。簡単そうに見えますね？もっと大きな表が必要な場合は、次のセクションに進んでください。
ドロップダウンの下部にある「表を挿入…」をクリックすると、ダイアログボックスがポップアップ表示されます。ここで、必要な行数と列数を手動で入力できます。「OK」をクリックすると、表が挿入されます。
挿入後は、セルへの入力はWordと同じように行えます。表の右下隅をドラッグしてサイズを変更したり、複数のセルを選択すると結合や分割などのオプションが表示されます（3つの点のアイコンが表示されていれば、それが便利です）。
ただし、表が大きすぎる場合やOutlookウィンドウが最大化されていない場合、コンテキストメニューの一部のオプションが制限されたり、アクセスしにくくなったりすることがありますのでご注意ください。少し奇妙に感じるかもしれませんが、ウィンドウのサイズを変更したり、表の位置を変更したりすると、すべてのオプションにアクセスできるようになります。
方法2 – モバイルでOutlookを操作する
そうですね、Outlookモバイルは表を直接挿入するのにはほとんど役に立ちません。内蔵エディタにはその機能がないので、スマートフォンでやろうとすると面倒なことになります。でも、回避策があります。ブラウザでOutlookのWeb版を使い、デスクトップ版を使っているふりをしましょう。
モバイル ブラウザーを開き、「Outlook for the web」にアクセスします。通常どおりサインインします。
デスクトップモードに切り替えます。ブラウザメニュー（通常は上部または下部にある3つの点）をタップし、「デスクトップサイト」または「デスクトップウェブサイトを表示」を選択します。これにより、モバイルUIがすべて削除され、PCに近い表示になります。
新規メールを作成し、展開ボタンを押してエディターを展開します。デスクトップ版のOutlookと同じ手順で、「挿入」をクリックし、表のオプションを選択します。
モバイルでは少し面倒な場合がありますので、ご注意ください。画面がズームしたり、自動ズーム機能によって一部のオプションが隠れてしまうことがあるため、ズームアウトするか、要素をドラッグする必要があります。それでも、アプリで直接操作するよりはましです。
方法3 – クロスプラットフォームのトリック：他のエディターからテーブルを貼り付ける
どれもうまくいかない時は、昔ながらのコピー＆ペーストが大活躍します。特にGoogleスプレッドシート、Excel、その他の表エディタで表を作成した場合は、コピー＆ペーストするだけでメールに貼り付けられます。書式設定がうまく保存されるか保存されないかは人それぞれですが、少し調整するだけでかなり見栄えが良くなります。
お気に入りのスプレッドシートアプリで表を作成またはコピーします。サンプルデータを含むシンプルな表を使って、どのように機能するかを確認しましょう。
表全体を選択します。ドラッグするか、角をクリックして必要なものをすべて選択します。
表をコピーします。デスクトップの場合はCtrl + C。モバイルの場合は長押しして「コピー」をタップします。
メールクライアントを起動します。カーソルを貼り付けたい場所に置き、Ctrl + Vまたは長押しして「貼り付け」を選択します。
通常、貼り付けた表の書式設定はほぼ保持されますが、表示がおかしく感じる場合は、書式設定をクリアするか、フォントサイズやセルの色を調整してみてください。Outlookでは、表を選択し、「スタイル」メニューから「書式のクリア」をクリックすると、書式設定をクリアできます。
正直に言うと、この方法は必ずしも完璧にうまくいくとは限りませんが、ある環境では綺麗に貼り付けられたのに対し、別の環境ではスクラップブックのように貼り付けられました。いろいろ試してみてください。自分のシステムに最適な方法を見つけるのが、一番の近道かもしれません。
まとめ
- Outlook の表挿入機能を使用すると、主にデスクトップ上で表をすばやくきれいに作成できます。
- モバイル ユーザーの場合は、ブラウザーで「デスクトップ サイト」モードをオンにして、同じ方法で表を挿入します。
- それでもダメな場合は、Google スプレッドシートまたは Excel からコピーしてメールに貼り付けます。
まとめ
プラットフォームをまたいでメールに表を取り込むのは必ずしもスムーズではありませんが、これらのコツを使えばほとんどのシナリオに対応できます。Windows版Outlookの組み込みエディターは最も信頼性が高いですが、モバイル端末や複数のメールプロバイダーを使用している場合は、少しの創造性とコピー＆ペーストの魔法が大きな助けになることもあります。時には、忍耐力、ウィンドウのサイズ変更、あるいは適切な形になるまで様々な方法を試すことが必要になることもあります。この方法が少しでもアップデートのきっかけになれば幸いです。たとえうまくいかなくても、少なくとも良い出発点にはなるでしょう。