Microsoft Forms は、特に他の Microsoft Office ツールと連携しやすいため、簡単なオンラインアンケートを作成するのに非常に便利です。しかし、正直なところ、回答の表示や操作は、組み込みのビューに制限されたり、毎回手動でエクスポートしたりする必要があるため、少々面倒に感じることがあります。回答を本格的に活用したい場合は、Excel に直接同期することで、特に並べ替え、フィルター処理、データ処理などの作業がはるかに簡単になります。このガイドでは、回答を Excel に自動的に取り込む方法をいくつか詳しく説明します。これにより、クリック操作に煩わされることなく、分析に集中できます。
Web 版 Excel で Microsoft Forms を Excel に同期する方法
Microsoft 365（サブスクリプション）をご利用の場合、このプロセスはほぼ自動化できます。返信はOneDriveに保存されているExcelファイルに直接送信されるため、新しい返信ごとに同じドキュメントが更新され、手動でエクスポートする必要はありません。設定によっては問題なく動作しますが、フォルダーや権限の設定が適切でない場合は、最初の同期が開始するまでに1分ほどかかることがあります。その後は、ファイルが適切な場所に保管されていれば、新しい返信はすべてテーブルに反映されるはずです。
設定方法
- Microsoft Forms でアンケートやクイズを作成し、通常通り公開してください。この作業は Office 365 アカウントに接続されている必要がありますので、必ず接続してください。
- フォームの「回答の表示」セクションに移動してください。すでに回答が届いている場合は、右側に「インサイト」パネルが表示されます。「Excelを開く」または「Excelで開く」をクリックしてください。これにより、OneDrive（自動保存が有効になっている場合はデフォルトの保存場所）に保存されているリンクされたExcelファイルが生成されるか、開きます。
- このExcelファイルはライブリンクになります。つまり、同じフォルダに保存されている限り、回答は自動的に同期されます。回答がリアルタイムで更新されない場合は、ファイルがまだOneDrive上にあること、およびOffice 365のセットアップが正しくリンクされていることを確認してください（サインイン時に奇妙なバグが発生したり、同期が遅れたりする場合があります）。Web版Excelでファイルを直接開いて確認することもできます。誰かが新しい回答を送信すると、ファイルが更新されるはずです。
特定のマシンや設定では、同期が最初は完璧に行われなかったり、ファイルが期待どおりの場所に表示されなかったりするケースが報告されています。通常、ファイルを閉じて再度開くか、Excelを再起動すると問題は解決します。WindowsとOfficeは時々動作が遅いため、忍耐強く待つこととフォルダの権限を確認することで解決することがよくあります。また、フォームを変更した場合は、リンクされたExcelテーブルが新しいフィールドと一致していることを確認してください。一致していないと、行が正しく表示されません。
追加メモ:
本当に正確に確認したい場合は、フォームの設定 > データ > 回答を別のウィンドウで表示を確認するか、Excelを開いて、リンクされたテーブルが適切なフォームからの回答を受け取るように設定されていることを確認してください。また、タスクバーのクラウドアイコンをクリックして、OneDriveとの同期が有効になっていることを確認してください。同期の不具合により自動更新が停止してしまう場合があります。
Power Automate を使って Microsoft Forms を Excel に同期する方法
これは少し高度な機能ですが、より細かく制御したい場合に非常に便利です。Power Automate（旧Flow）では、リアルタイムリンクを設定して、回答がExcelに自動入力され、すべてを最新の状態に維持できます。手動でファイルをクリックしたり開いたりする必要はありません。繰り返しになりますが、Power Automateを含むOffice 365 Businessライセンスまたはいずれかのバージョンが必要です。そうでない場合は、手動でエクスポートするしかありません。
セットアップ
- OneDrive または SharePoint** でフォームと対応する Excel ブックを作成/選択します。回答を受け取るには、 Excel シートにテーブル（単なるデータではなく、Excel の[挿入] > [テーブル] で作成できます）が含まれていることを確認してください。
- Power Automate を開きます（リンクはこちら）。Office 365 アカウントでサインインしてください。
- 「作成」をクリックし、「自動クラウドフロー」を選択します。「フォームの回答を同期」などの名前を付けます。
- Microsoft Forms で、トリガーを 「新しい回答が送信されたとき」 に設定します。監視するフォームを選択します（「フォームを選択」 をクリックして選択します）。
- 新しいステップを追加し、「Microsoft Forms」を検索して、「回答の詳細を取得」を選択します。先ほど選択したフォームIDと同じIDを使用し、レスポンスIDを動的にマッピングして、各レスポンスの情報を取得します。
- 次に、別のアクションを追加します。「Excel Online (Business)」 を検索し、「テーブルに行を追加する」 を選択します。Excel ファイル (OneDrive または SharePoint) を見つけて、適切なシートとテーブルを選択します。
- レスポンスの各フィールドをExcelテーブルの対応する列にマッピングします。ダイナミックコンテンツボックスを使えば、クリックしてドラッグするか、クリックしてレスポンスデータを挿入するだけで簡単にマッピングできます。
- 「保存」をクリックしてください。これで、誰かが返信するたびに、データが自動的にExcelシートに反映されるようになります。ただし、ファイルが同じ場所に残っていること、そして表のレイアウトやヘッダーを変更しないようにしてください。レイアウトやヘッダーを変更すると、通常、フローが中断されます。
この設定は、フィールド名を変更したりファイルを移動したりすると不安定になる点にご注意ください。一度動作させて安定させておくことをお勧めします。Office 365テナントによってはPower Automateがスムーズに動作する場合もありますが、そうでない場合は管理者権限や追加の権限が必要になる場合があります。トリガーされない場合は、IT部門にご確認ください。
正直に言うと、このレベルの自動化はちょっと奇妙ですが、正しく設定すればうまく機能します。ただし、回答データは上書きされるのではなく追加されるため、回答が次々と届くにつれて、リストが終わりのない状態になる可能性があるので、ご注意ください。
まとめ
- Office 365 + OneDrive を使用してフォームと Excel を自動的にリンクし、リアルタイムのデータ更新を実現します。
- または、特に進行中のプロジェクト向けに、Power Automate を設定して、制御と自動化を強化します。
- 覚えておいてください: ファイルを同じ場所に保存し、設定後はテーブル構造を変更しないでください。
まとめ
回答をExcelに直接取り込めば、アンケートの分析や追跡がはるかに楽になります。どちらの方法にも癖があり、フォームからExcelへの自動リンクが不安定な場合があり、Power Automateは少し調整が必要です。しかし、一度使えるようになってしまえば、あとは設定して放っておくだけです。これで少しは頭を悩ませる必要がなくなり、データ処理の負担が軽減されることを願っています。