最近では、メールに様々な表やフォーマットされたデータが埋め込まれているケースが増えており、異なるプラットフォーム間で正しく表示させるのは大変です。特にOutlookやGmailに整然とした表を挿入しようとすると、かなりイライラさせられることがあります。組み込みツールが制限されていたり、単に使いにくかったりするからです。こうした煩わしさを回避するコツをいくつか知っていれば、デスクトップでもモバイルでも、あるいは複数のサービス間でも、多くの手間を省くことができます。ここで目指すのは、見栄えがよく、フォーマットが崩れず、時間を節約できるものを作ることです。 PCでOutlookメールに表を挿入する方法 方法1 – Outlookの組み込みテーブルエディタを使用する Outlookのデスクトップアプリには、Wordを模倣したかなり優れた表エディタが搭載されているので、使い方は至って簡単です。そのメリットは?特にOutlookとWordの共通設定を踏襲すれば、書式設定がほぼ完璧に維持されることです。ただし、設定によっては完璧とは言えず、メニューの表示が煩わしかったり、オプションが期待した場所に表示されなかったりすることもあります。とはいえ、Windowsマシンで作業している場合は、全体的に見てこれが最も簡単な方法と言えるでしょう。 Outlook を開いてメールの作成を始めましょう。可能であれば、「新しいウィンドウで開く」ボタンをクリックするか、ウィンドウをドラッグして拡大すると、編集がしやすくなります。 「挿入」タブに移動してください。ここから魔法が始まります。表を表示したい場所にカーソルを置きます。 「表」をクリックします。グリッドがポップアップ表示されるので、グリッドにマウスオーバーして必要な行数と列数を選択します(最大10×10程度)。簡単そうに見えますね?もっと大きな表が必要な場合は、次のセクションに進んでください。 ドロップダウンの下部にある「表を挿入…」をクリックすると、ダイアログボックスがポップアップ表示されます。ここで、必要な行数と列数を手動で入力できます。「OK」をクリックすると、表が挿入されます。 挿入後は、セルへの入力はWordと同じように行えます。表の右下隅をドラッグしてサイズを変更したり、複数のセルを選択すると結合や分割などのオプションが表示されます(3つの点のアイコンが表示されていれば、それが便利です)。 ただし、表が大きすぎる場合やOutlookウィンドウが最大化されていない場合、コンテキストメニューの一部のオプションが制限されたり、アクセスしにくくなったりすることがありますのでご注意ください。少し奇妙に感じるかもしれませんが、ウィンドウのサイズを変更したり、表の位置を変更したりすると、すべてのオプションにアクセスできるようになります。 方法2 – モバイルでOutlookを操作する そうですね、Outlookモバイルは表を直接挿入するのにはほとんど役に立ちません。内蔵エディタにはその機能がないので、スマートフォンでやろうとすると面倒なことになります。でも、回避策があります。ブラウザでOutlookのWeb版を使い、デスクトップ版を使っているふりをしましょう。 モバイル ブラウザーを開き、「Outlook for the web」にアクセスします。通常どおりサインインします。 デスクトップモードに切り替えます。ブラウザメニュー(通常は上部または下部にある3つの点)をタップし、「デスクトップサイト」または「デスクトップウェブサイトを表示」を選択します。これにより、モバイルUIがすべて削除され、PCに近い表示になります。 新規メールを作成し、展開ボタンを押してエディターを展開します。デスクトップ版のOutlookと同じ手順で、「挿入」をクリックし、表のオプションを選択します。 モバイルでは少し面倒な場合がありますので、ご注意ください。画面がズームしたり、自動ズーム機能によって一部のオプションが隠れてしまうことがあるため、ズームアウトするか、要素をドラッグする必要があります。それでも、アプリで直接操作するよりはましです。