Word文書をコメントなしで印刷するのは簡単そうに思えるかもしれませんが、時に厄介なコメントが印刷物から消えてくれないことがあります。Wordは本来よりも難しくしているように感じます。もちろん、Microsoftは私たちに推測させ続ける必要があるからです。よくある対策としては、印刷設定でコメントを除外することですが、設定によっては「コメントを印刷」をクリックしたり、オプションのチェックを外したりしても、すぐには反映されないことがあります。重要なのは、どこを見れば良いのか、何を切り替えれば良いのかを知ることです。特に、パワーユーザーや、最終的な印刷物の余計なごちゃごちゃが気にならない人にとってはなおさらです。そしてもちろん、報告書を準備したり、正式な書類を提出したりする場合には、すっきりとした文書が得られるのは嬉しいものです。嬉しいことに、コツをつかめば、印刷時にコメントをスキップするのはかなり簡単です。
Wordでコメントなしで印刷する方法
方法1: 印刷オプションを直接調整する
これが便利な理由です。印刷出力からコメントを除外する最も簡単な方法だからです。「印刷」をクリックすると、Wordは通常、マークアップをデフォルトで含めるように設定されています。特に、変更履歴やコメント機能をオンにして編集している場合はなおさらです。これを修正するには、以下の手順を実行してください。
- Word文書を開き、「ファイル」>「印刷」に進みます。この手順は実に簡単です。 を使ってCtrl + P印刷メニューを素早く開くだけです。
- 印刷プレビュー ウィンドウで、「すべてのページを印刷」などのドロップダウン メニューを探します。
- それをクリックし、 「変更履歴を印刷」というチェックボックスを探します。Wordのバージョンによっては、「コメントを印刷」または「コメントと変更履歴を含める」という名称になっている場合があります。
- そのボックスのチェックを外してください。そう、コメントが隠れているのはこれです。チェックを外すと、Wordは出力時にコメントや変更履歴を無視するようになります。
- プレビューでコメントが表示されていないか確認してください。コメントが表示されていない場合は、「印刷」をクリックしてください。
この方法は、基本的にWordに「マークアップは全部残したくない」と指示しているようなもので、最近のバージョンではうまく動作するようです。しかし、印刷ダイアログにバグがあったり、バックグラウンドで異なる設定を保存していたりする場合は、動作が安定しないことがあります。
方法2: ドキュメントビューと印刷設定を使用する
「印刷マークアップ」のチェックを外しても印刷にコメントが残っている場合は、表示を調整すると改善されることがあります。設定によっては、表示を切り替えるとコメントが画面上で見えなくなり、印刷結果に影響することがあります。
- [校閲]タブに移動し、[変更の追跡]セクションを探します。
- [マークアップを表示]をクリックし、必要な要素 (たとえば、「コメント」) のみが必要に応じてオンまたはオフになっていることを確認します。
- [表示] > [印刷レイアウト]から印刷レイアウト表示に切り替えます。
- 次に、印刷オプションをもう一度確認してください。ビューを切り替えると、印刷マークアップの動作がリセットされることがあります。
- 印刷する前に、必ず印刷プレビューをもう一度確認し、コメントが非表示になっていることを確認してください。
このステップは隠れた宝物になるかもしれません。ドキュメントのビューがコメントの印刷方法に影響を与える場合に役立ちます。必ずしも必要なわけではありませんが、これらの設定の相互作用が少し奇妙です。
ボーナスヒント: 印刷プリセット/ボタンを保存する
コメントなしで文書を印刷することが多い場合は、Wordでカスタムショートカットや設定を作成すると時間を節約できます。例えば、印刷前に表示と印刷のオプションを設定し、それをテンプレートとして保存するか、マクロを使って自動化しましょう。一見面倒に思えますが、実際にはこれらの設定を切り替えるマクロを記録するだけです。あるマシンでは最初はうまくいきましたが、別のマシンではうまくいかなかったかもしれません。それでも、ヘビーユーザーなら試してみる価値はあります。
念のため補足しておきますが、コメントを完全に削除（単に非表示にするだけでなく）したい場合は、直接削除できます。コメントまたは変更履歴を選択してクリアし、クリーンなバージョンを印刷します。ただし、これは別の話です。
そうですね、コメントを印刷ページに反映させるかどうかは、ちょっとしたトグルスイッチと表示の微調整次第です。いつも完璧とは限りませんが、チェックボックスがどこに隠れているかが分かれば、余計な表示がなく、すっきりとした印刷結果が得られます。設定の探し方がうまくいくことを祈ります！