Incrustar un documento en Word es bastante práctico, especialmente al trabajar con PDF, hojas de Excel u otros archivos a los que necesitas hacer referencia directamente en tu documento. No siempre es fácil hacerlo, y a veces surgen problemas extraños, como que el archivo incrustado no se muestre correctamente o que el tamaño del archivo aumente más de lo esperado. Por eso, esta guía te mostrará algunas soluciones y consejos prácticos para que funcione sin problemas, ya que, por supuesto, Word puede ser un poco caprichoso con este tipo de cosas.
Cómo incrustar un documento en Word
Método 1: Usar el menú Insertar > Objeto
Si su objetivo es agregar un archivo a su documento de Word y que funcione correctamente, el método más común es a través del menú Insertar > Objeto. En algunas configuraciones, esto es sencillo, pero en otras, presenta algunos errores o podría no mostrar la vista previa deseada. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
- Abra su documento de Word y diríjase a la pestaña Insertar en la cinta.
- Busque y haga clic en Objeto (normalmente se encuentra en el grupo Texto).
- En la ventana emergente, seleccione la pestaña “Crear desde archivo”. Luego, haga clic en “Explorar” para buscar el archivo.
- Una vez seleccionado, haga clic en Aceptar. Normalmente, se incrusta como un icono o una vista previa rápida, pero a veces, solo como un nombre de archivo.
Este método es bastante clásico, pero bastante fiable.¿Por qué es útil? Obliga a Word a incrustar el archivo exacto, así que no hay problemas de enlaces ni vistas previas rotas (en su mayoría).Pero ten en cuenta que los archivos grandes pueden hacer que tu documento de Word crezca rápidamente, lo cual es frustrante si intentas simplificar el proceso.
Método 2: Arrastrar y soltar (o copiar y pegar, según lo que prefieras)
Otro método extraño, pero a veces útil: arrastra el archivo directamente a la ventana de Word. Puede que no funcione en todas las versiones o tipos de archivo, pero si Word lo acepta, incrustará el documento. Simplemente arrastra el archivo sobre el documento y suéltalo.
Nota: Esto a veces resulta en la creación de un icono o un enlace, no de una vista previa incrustada completa. Por lo tanto, si necesita el archivo como un objeto incrustado completo, el método del menú Objeto es más seguro.
Método 3: Garantizar la compatibilidad y evitar errores
Si los archivos incrustados se convierten en íconos rotos o no se abren, verifique estos puntos:
- Asegúrate de que tu Word esté actualizado a la última versión. A veces, los errores en versiones anteriores interfieren con la incrustación de objetos.
- Si usa Office 365 u Office 2019, algunas funciones se comportan de forma diferente. Intente reparar Office mediante el instalador o en Configuración > Aplicaciones > Office > Modificar.
- Si inserta un archivo y este se muestra como un icono, haga doble clic para abrirlo. Si no se abre o muestra errores, es posible que la aplicación asociada no esté configurada correctamente o que el archivo esté dañado.
Es un poco molesto que la incrustación funcione en una máquina pero no en otra. En algunas configuraciones, el archivo incrustado no se abre a menos que se ajusten las asociaciones de archivos o se actualice Office.
Otros consejos y trucos
¿Quieres personalizar el icono o que se vea más limpio? Haz clic derecho en el objeto incrustado, selecciona Formato de objeto y, en Cambiar icono, puedes buscar un icono personalizado. No todos los tipos de archivo admiten la personalización de iconos, pero vale la pena intentarlo.
Y si quieres que el archivo incrustado se mantenga actualizado con una fuente externa, incrustarlo no es la solución; tendrás que insertarlo como enlace, lo que significa una ruta externa que se actualiza dinámicamente. Pero ten cuidado, los enlaces pueden romperse si el archivo se mueve o la ruta cambia.
Preguntas frecuentes y solución de problemas
¿Por qué mi archivo incrustado no se abre o no muestra una vista previa?
Esto suele ocurrir debido a problemas de asociación de archivos, Office desactualizado o archivos dañados. Intenta abrir el archivo por separado para comprobar si funciona fuera de Word.
¿Puedo incrustar sólo una parte de un archivo en lugar de todo?
No, la función de incrustación de Word solo procesa archivos completos, no fragmentos. Si necesita un dato, considere copiarlo directamente o enlazarlo a la fuente.
¿Por qué a veces la incrustación aumenta demasiado el tamaño de mi archivo?
Porque en realidad estás copiando el archivo completo al documento, no solo un acceso directo. Para archivos grandes o con muchos elementos incrustados, esto puede convertir tu documento de Word en un desastre. El equilibrio es clave.
¿Qué pasa si la incrustación provoca que Word se bloquee?
Desactive los complementos, actualice Office o intente incrustar archivos más pequeños. Si el problema persiste, podría ser necesario realizar una instalación de reparación.
Resumen
- Utilice Insertar > Objeto > Crear desde archivo para incrustar archivos de manera confiable.
- Tenga en cuenta los problemas de tamaño: los archivos grandes hacen que su documento explote.
- Verifique las actualizaciones de Office si la incrustación actúa de manera extraña.
- Personaliza los íconos si es necesario para mantener todo ordenado.
Resumen
Incrustar archivos en Word no siempre es perfecto, pero estos trucos suelen ser efectivos. A veces, solo se trata de actualizar Office o asegurarse de que los archivos no estén dañados. Con suerte, esto te ahorrará tiempo y frustraciones, ya que, de lo contrario, manipular archivos incrustados puede ser un verdadero fastidio.¡Mucha suerte y que tus archivos incrustados se comporten bien!