Actualizar la tabla de contenido (TOC) en Microsoft Word es una de esas tareas pequeñas pero necesarias que pueden ahorrarte muchos dolores de cabeza más adelante. Si has estado editando tu documento y te das cuenta de que la TOC no refleja los cambios recientes (ya sea que hayas añadido nuevas secciones, cambiado los encabezados o simplemente modificado el diseño de página), probablemente sea hora de actualizarla. El proceso no es complicado, pero a veces es fácil olvidar qué botón pulsar o dónde encontrar las opciones. Esta guía te explicará los pasos para que puedas mantener tu TOC actualizada sin frustrarte.
Cómo actualizar la tabla de contenido de Word
Por lo general, actualizar la tabla de contenido ayuda a garantizar que siga siendo una herramienta de navegación precisa. Es bastante común olvidar actualizarla después de realizar cambios, sobre todo en documentos extensos. Si se hace correctamente, al hacer clic en el botón correspondiente se actualizará todo: números de página, encabezados, etc. A veces, puede resultar un poco extraño, ya que podría aparecer una lista desactualizada o los números de página podrían estar desfasados tras reorganizar secciones sin actualizarlas, por lo que conviene hacerlo periódicamente. A continuación, se explica cómo hacerlo:
Abre tu documento y prepárate para actualizarlo.
- Simplemente abre el documento de Word donde se encuentra tu tabla de contenido. Normalmente está al principio, pero si bajas, verás la lista de encabezados con los números de página.
- Asegúrese de que el documento sea visible y que la tabla de contenido no esté oculta por algún error de diseño. En algunas configuraciones, la tabla de contenido puede verse afectada si el documento es muy extenso o si está marcado como de solo lectura, así que esté atento.
Haz clic en la tabla de contenido para seleccionarla.
- Haga clic una sola vez dentro del área de la tabla de contenido. No haga doble clic ni intente moverla todavía; esto podría dañar el formato, según su versión de Word.
- Una vez que haga clic, debería ver algún tipo de borde o sombreado alrededor de toda la tabla de contenido, y tal vez aparezca una pequeña barra de herramientas; esto indica que está seleccionada y lista para actualizarse.
Busque y haga clic en el botón “Actualizar tabla”.
- La mayoría de las versiones de Word incluyen un botón “Actualizar tabla” en la parte superior o en el menú contextual (clic derecho) cuando se selecciona la tabla de contenido. Si lo ve, haga clic en él. De lo contrario, vaya a la pestaña Referencias en la cinta de opciones y haga clic en Actualizar tabla.
- Esta acción abrirá un pequeño cuadro de diálogo con opciones para actualizar solo los números de página o la tabla completa.
Elige la opción de actualización correcta
- Selecciona «Actualizar números de página» solo si has reorganizado el contenido pero no has añadido ni modificado ningún encabezado. Esto es más rápido y no afectará a tus estilos personalizados.
- Si has añadido encabezados nuevos, eliminado algunos o cambiado la estructura, selecciona «Actualizar tabla completa». Se realizará una actualización rápida que reescribirá la tabla de contenido con los encabezados más recientes.
Después de esto, la tabla de contenido debería estar actualizada y reflejar tus últimas ediciones. Es curioso cómo a veces uno se olvida de hacerlo después de tantas horas editando, y entonces todo parece desincronizado. En algunos ordenadores, el primer clic puede que no surta efecto, pero un segundo intento o reiniciar Word puede ayudar. Porque, claro, Word a veces tiene que complicarlo todo más de lo necesario.
Consejos profesionales para mantener tu tabla de contenido bajo control
- Ejecuta esta actualización con frecuencia, especialmente si realizas modificaciones importantes o agregas secciones nuevas.
- Asegúrese de usar los estilos de encabezado integrados ( Encabezado 1, Encabezado 2, etc. ), ya que Word los utiliza para generar la tabla de contenido. Sin ellos, solo se mostrará una lista de texto sin formato.
- Revisa la tabla de contenido actualizada para detectar números de página incorrectos o encabezados faltantes. A veces, es necesario corregirla manualmente si algo falla.
- Siempre guarda antes de actualizar, sobre todo si tu documento es muy grande. Más vale prevenir que lamentar.
- Explora más a fondo la pestaña Referencias : está repleta de opciones, como personalizar estilos o crear varias tablas de contenido si tu documento necesita una navegación independiente.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no se actualiza mi tabla de contenido?
Esto suele ocurrir si los encabezados no están formateados con los estilos de encabezado integrados. Word utiliza estos estilos para generar y actualizar la tabla de contenido. Si olvidaste aplicar los estilos, no reconocerá el contenido nuevo.
¿Puedo personalizar el aspecto de la tabla de contenido después de la actualización?
Por supuesto. Puedes hacer clic derecho en la tabla de contenido y seleccionar Modificar en el panel de estilos, donde encontrarás una gran variedad de opciones: fuentes, colores, sangría. Ten en cuenta que, si actualizas la tabla de nuevo, podría restablecerse a los estilos predeterminados a menos que modifiques el estilo directamente.
¿Y si solo quiero actualizar una sección específica?
Sinceramente, la forma más rápida es actualizarlo todo. Pero si insistes, puedes editar manualmente la tabla de contenido; aunque no se recomienda a menos que sea un pequeño ajuste. Ten cuidado, porque las ediciones manuales pueden perderse con la próxima actualización.
¿Cómo puedo agregar un nuevo encabezado al índice?
Asegúrate de que el nuevo encabezado tenga el estilo correcto . Luego, ve a Referencias > Actualizar tabla y selecciona Actualizar tabla completa. Con eso debería bastar.
¿Puedo tener varias tablas de contenido en un mismo documento?
Sí, por supuesto. Coloca el cursor donde quieras una segunda tabla de contenido, luego ve a Referencias > Tabla de contenido y elige un estilo diferente. Puedes configurar distintos sistemas de navegación para diferentes secciones.
Resumen
- Abre tu documento de Word y ve al índice.
- Haz clic una vez para seleccionar.
- Haz clic en Actualizar tabla en el menú superior.
- Elige si quieres actualizar solo los números de página o todo el documento.
- ¡Listo! Tu tabla de contenido ahora debería coincidir con tus últimas ediciones.
Resumen
Mantener la tabla de contenido sincronizada con tu documento puede ser un poco engorroso, pero una vez que le coges el truco, es bastante sencillo. Recuerda actualizarla con regularidad, sobre todo después de grandes modificaciones. De esta forma, tus lectores siempre encontrarán la ruta correcta a través de tu trabajo y no parecerá que sigues usando la versión anterior.
Ojalá esto le ahorre unas horas a alguien. Las peculiaridades de Word son molestas, pero este truco es bastante sencillo una vez que sabes dónde se esconde el botón de actualización.