Wenn Sie schon einmal in Microsoft Teams einen Blick in den Kalender einer Person werfen wollten, ist Ihnen sicher aufgefallen, dass das nicht so einfach ist, wie man vielleicht denkt. Manchmal ist der Kalender sofort sichtbar, manchmal aber nicht. Das ist ziemlich frustrierend, besonders wenn man ein Meeting koordinieren möchte, ohne vorher stundenlang E-Mails hin und her zu schicken. Dieser Leitfaden soll die Verwirrung beseitigen und Ihnen zeigen, wie Sie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen einsehen können – vorausgesetzt, die entsprechenden Berechtigungen sind vorhanden. Denn bei Teams geht es natürlich nicht nur um einfachen Zugriff, sondern auch um den Schutz der Privatsphäre. Sollten Sie auf Schwierigkeiten stoßen, gibt es ein paar Tricks, mit denen Sie die benötigten Informationen finden können, ohne dass sich jemand unwohl fühlt.
So sehen Sie den Kalender einer Person in Teams (die wirkliche Methode)
Öffnen Sie Microsoft Teams und überprüfen Sie die Berechtigungen.
Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Teams-App auf dem neuesten Stand ist – jetzt ist nicht der richtige Zeitpunkt, eine veraltete Version zu verwenden. Starten Sie Microsoft Teams auf Ihrem Desktop oder über das Web. Falls Sie den Kalender oder die Informationen anderer Benutzer nicht sehen, kann dies daran liegen, dass Sie keine Berechtigung haben. Sie können Ihren Administrator oder die betroffene Person direkt bitten, ihren Kalender freizugeben. Manchmal liegt es aber auch einfach an den Berechtigungen der jeweiligen Person.
In Teams gehen Sie zu Einstellungen > Datenschutz & Berechtigungen (oder wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihre IT-Abteilung).Die Kalenderfreigabe ist in der Regel an Outlook-Berechtigungen gebunden.Überprüfen Sie daher in Outlook, ob Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen.
Wechseln Sie zur Registerkarte „Kalender“.
Sobald Sie Teams geöffnet haben, finden Sie das Kalendersymbol in der linken Seitenleiste. Es sieht aus wie ein kleines Kalenderraster. Wenn Sie darauf klicken, wird standardmäßig Ihr eigener Kalender angezeigt. Die Kalender anderer Nutzer werden hier nicht angezeigt, es sei denn, diese haben sie direkt freigegeben.
Leider sieht man in Teams normalerweise nur den eigenen Kalender, während die Kalender anderer Nutzer von den Freigabeberechtigungen abhängen. Wenn jemand seinen Outlook-Kalender mit einem teilt, wird dieser manchmal in Teams angezeigt, aber nicht immer. Hier ist ein Workaround nötig.
Suchen Sie die Person und beantragen Sie den Zugriff.
Hier wird es etwas komplizierter. Wenn Sie den Kalender einer anderen Person einsehen möchten, muss diese ihn explizit freigeben oder Ihnen die Erlaubnis dazu erteilen. Bitten Sie die Person also, ihren Outlook-Kalender freizugeben. Dies kann sie in Outlook unter „ Datei“ > „Optionen“ > „Kalenderfreigabe“ tun. Dort fügt sie Ihre E-Mail-Adresse hinzu, legt die Berechtigungsstufe fest, und Sie erhalten anschließend einen Link oder Zugriff in Outlook.
Bei manchen Konfigurationen werden die Outlook-Kalenderfreigabeberechtigungen automatisch in Teams synchronisiert. Prüfen Sie daher regelmäßig, ob die freigegebenen Informationen angezeigt werden. Falls nicht, hilft nur eine direkte Anfrage.
Oder, als schneller Trick, bitten Sie Ihre Kontakte, Ihnen einen Kalenderlink per E-Mail oder Chat zu schicken, und fügen Sie ihn dann zu Ihrem Outlook hinzu. Unter Windows klicken Sie auf „Datei“ > „Kontoeinstellungen“ > „Kontoeinstellungen“ > „Internetkalender“ oder „Mehr“. Fügen Sie die URL, die Sie erhalten haben, hier ein, und der Kalender wird angezeigt.
Schauen Sie in ihren Kalender (oder zumindest in die Verfügbarkeitsinformationen).
Wenn die Freigabe korrekt eingerichtet ist, sehen Sie die Verfügbarkeiten und je nach Berechtigungsstufe möglicherweise sogar die Besprechungsthemen. Auf manchen Rechnern werden nur die Verfügbarkeitsinformationen angezeigt, was etwas ärgerlich ist, aber besser als nichts. Die Einrichtung funktioniert nicht immer reibungslos und manchmal muss Outlook anstelle von Teams geöffnet werden. Ist sie aber einmal erfolgt, erleichtert sie die Planung erheblich – lästiges Nachfragen bei allen entfällt.
Eine Sache ist zu beachten: Der Ablauf ist je nach Organisation und Konfiguration etwas uneinheitlich. Auf einem Computer funktioniert alles reibungslos; auf einem anderen muss man die betreffende Person anrufen oder sich durch die Outlook-Einstellungen wühlen. Seltsam, aber so ist Microsoft eben.
Weitere Tipps für eine bessere Kalenderfreigabe in Teams
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Berechtigungen auf dem neuesten Stand sind – wenden Sie sich an Ihren Administrator, falls etwas fehlt.
- Bitten Sie die Personen ausdrücklich, ihren Kalender freizugeben, wenn Sie dauerhaften Zugriff benötigen.
- Wenn Sie nur „frei/belegt“ sehen, keine Sorge – es ist trotzdem nützlich für die Terminplanung.
- Wenn Teams nicht funktioniert, versuchen Sie es mit der Outlook-Web-App. Manchmal hat diese einfach eine andere Ansicht der Freigabefunktionen.
- Und nicht vergessen: Mobile Apps können unter Umständen auch freigegebene Kalender anzeigen, sofern die Berechtigungen stimmen. Praktisch für die Terminplanung unterwegs.
Häufig gestellte Fragen – Noch Fragen? Hier finden Sie einige Antworten.
Kann ich in Teams den Kalender von anderen Nutzern sehen?
Wenn sie es Ihnen über Outlook oder Teams mitgeteilt haben, ja. Andernfalls nein – vieles hängt von Berechtigungen und Organisationsrichtlinien ab.
Was ist, wenn ich den Kalender einer Person auch nach Nachfrage nicht sehen kann?
Überprüfen Sie die Berechtigungen oder bitten Sie die betreffenden Personen erneut um Freigabe. Manchmal hilft es, den Kalenderlink in Outlook zu löschen und wieder hinzuzufügen. Sollte es weiterhin nicht funktionieren, liegt das Problem wahrscheinlich an den Berechtigungen der anderen Personen oder an den vom Administrator festgelegten Einschränkungen.
Kann man detaillierte Informationen zum Meeting einsehen?
Das hängt davon ab, wie viele Informationen sie freigegeben haben. Normalerweise sieht man, ob Plätze frei oder belegt sind, aber detaillierte Angaben wie Fächer und Orte sind nur sichtbar, wenn sie vollen Zugriff gewährt haben.
Kann ich Kalender über die mobile App anzeigen?
Ja, sofern die entsprechenden Berechtigungen erteilt wurden, können über Outlook oder Teams geteilte Kalender auf Ihrem Smartphone angezeigt werden. Stellen Sie lediglich sicher, dass Sie im richtigen Konto angemeldet sind.
Zusammenfassung
- Bitten Sie Ihren Kollegen, seinen Outlook-Kalender explizit freizugeben.
- Prüfen Sie, ob Ihre Berechtigungen das Anzeigen freigegebener Kalender erlauben.
- Verwenden Sie Outlook Web oder die Desktop-Version, um die Freigabeeinstellungen zu überprüfen, falls Teams nicht funktioniert.
- Denken Sie daran: Manchmal erspart eine kurze E-Mail oder ein Chat, in dem Sie um Zugriff bitten, viel Ärger.
Zusammenfassung
Einen Blick in den Kalender einer Person zu werfen, ist nicht immer einfach, insbesondere mit den entsprechenden Berechtigungen und Organisationsregeln. Kennt man jedoch die richtigen Schritte – wie beispielsweise die Freigabe von Kalendern über Outlook und die Verwendung der richtigen Links –, lässt sich die Terminplanung deutlich vereinfachen. Seien Sie nicht überrascht, wenn in manchen Fällen etwas Rücksprache nötig ist oder Sie einen Kollegen aus der IT um Hilfe bitten müssen. Ich hoffe, diese Tipps helfen Ihnen, eine reibungslose Terminplanung zu erreichen. Meine Erfahrung hat gezeigt, dass es funktioniert – ich hoffe, es klappt auch bei Ihnen.