Die Archivierungsfunktion in Outlook soll für Ordnung sorgen – E-Mails werden aus dem Posteingang verschoben, bleiben aber für späteren Zugriff zugänglich. Das Problem ist nur: Manchmal vergisst man, wo genau die archivierten E-Mails landen oder findet keine Möglichkeit, sie wiederherzustellen. Und wenn es Ihnen wie mir geht und Sie versuchen, eine verlorene Nachricht wiederherzustellen oder die automatische Archivierung von E-Mails komplett zu deaktivieren, kann das Ganze etwas verwirrend werden. Aber keine Sorge, es gibt Möglichkeiten, die fehlenden E-Mails aufzuspüren und die Einstellungen so anzupassen, dass das nicht wieder vorkommt.
So stellen Sie archivierte E-Mails in Outlook wieder her
Archivierte E-Mails aus dem Archivordner wiederherstellen
Dies ist wahrscheinlich die einfachste Lösung, wenn Sie Ihre E-Mails manuell archivieren oder Outlook sie automatisch in den Archivordner verschoben hat. Dieser Ordner fungiert im Prinzip wie ein Tresor, in dem Ihre E-Mails gespeichert werden, bis Sie sie benötigen.
- Stellen Sie sicher, dass Outlook geöffnet ist, und sehen Sie sich den Ordnerbereich auf der linken Seite an. Falls dieser nicht erweitert ist, klicken Sie auf „Ordner“.
- Suchen Sie den Archivordner – er befindet sich normalerweise unterhalb Ihres Posteingangs, Gesendete Objekte, Entwürfe usw. Manchmal wird er sofort angezeigt, manchmal müssen Sie nach unten scrollen oder die Ordnerliste erweitern.
- Klicken Sie auf „Archiv“ und durchsuchen Sie die E-Mails. Diese sollten nach Datum sortiert sein; falls nicht, überprüfen Sie die Sortieroptionen.
- Um eine E-Mail zurückzuverschieben, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Verschieben “ > „Posteingang“. Oder ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop – ehrlich gesagt, manchmal einfacher.
- Wenn Sie mehrere E-Mails wiederherstellen müssen, halten Sie die Maustaste gedrückt Ctrlund klicken Sie jede E-Mail einzeln an, um sie dann alle zusammen zu verschieben. Allerdings klappt das nicht immer reibungslos – manchmal funktioniert das Ziehen nicht beim ersten Versuch, sodass manchmal etwas mehr Kraftaufwand hilft.
Wiederherstellen archivierter E-Mails aus einer lokalen.pst-Datei (automatische Archivierung)
Die automatische Archivierungsfunktion von Outlook greift nach Bedarf ein und speichert ältere E-Mails in einer lokalen Datei – üblicherweise archive.pst – auf Ihrem Computer. Falls Ihr Archivordner nicht angezeigt wird, ist die Datei möglicherweise nicht geladen. Dies erfordert etwas mehr Aufwand, ist aber ratsam, wenn die automatische Archivierung weiterhin E-Mails ausblendet.
- Öffnen Sie Outlook, gehen Sie auf Datei und dann auf Öffnen und Exportieren.
- Klicken Sie auf „Outlook-Datendatei öffnen“. Die Option ist ausgegraut, wenn Ihr Konto nicht mit einer Microsoft 365-Lizenz eingerichtet ist – denn natürlich muss Outlook es unnötig kompliziert machen.
- Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Outlook das Archiv speichert, wahrscheinlich <Pfad>
C:\Users\[YourName]\Documents\Outlook Files\archive.pst. Falls Sie es nicht finden, suchen Sie in Ihrem Dokumentenordner oder verwenden Sie die*.pstSuchfunktion. - Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf OK. Sie sollte nun als weiteres Postfach in Ihrem Outlook-Ordnerbereich angezeigt werden. Durchsuchen Sie die Datei – manchmal ist sie etwas versteckt – und ziehen Sie die E-Mails zurück in Ihr Hauptpostfach.
Archivierte E-Mails mit Outlook im Web wiederherstellen
Wenn Ihre Organisation ein In-Place- oder Online-Archiv über Microsoft 365 eingerichtet hat, werden diese E-Mails in der Cloud gespeichert und sind in Ihrem Desktop-Client nicht sichtbar. Die Weboberfläche ist hier hilfreich.
- Besuchen Sie Outlook im Web und melden Sie sich an.
- Scrollen Sie in der Ordnerliste nach unten, um das In-Place-Archiv oder das Online-Archiv zu finden. Manchmal ist es ausgeblendet; klicken Sie zum Einblenden.
- Nutzen Sie das Suchfeld oben, um in archivierten E-Mails zu stöbern, oder durchsuchen Sie einfach die Unterordner.
- Um eine Nachricht abzurufen, ziehen Sie sie einfach aus dem Archiv in Ihren Posteingang oder einen Ordner.
Archivierte E-Mails mit der Outlook-Suche wiederherstellen
Das ist zwar nicht ganz so glamourös, aber wenn Sie sich vage an die E-Mail-Details erinnern, kann die Suche sie wiederfinden – egal ob im Hauptordner oder im Archiv.
- Klicken Sie auf die Suchleiste oben oder drücken Sie Ctrl + E.
- Geben Sie Stichwörter, den Absendernamen oder die Betreffzeile ein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Suche auf „ Alle Postfächer“ oder „Alle Outlook-Elemente“ eingestellt ist – manche vergessen, dass Outlook konten- und archivübergreifend suchen kann.
- Schauen Sie in den Suchergebnissen in der Spalte „Ordner“ nach. Wenn dort „Archiv“ aufgeführt ist, befinden sich die E-Mails wahrscheinlich im Archiv. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Verschieben “ > „Posteingang“ – oder den gewünschten Ordner.
So verhindern Sie, dass Outlook E-Mails auf Ihrem Mobilgerät automatisch archiviert.
Ehrlich gesagt ist das Wischen zum Archivieren von E-Mails auf dem Handy zwar praktisch, aber man kann es auch leicht versehentlich auslösen. Falls das zu oft passiert, können Sie die Funktion hier anpassen.
- Öffnen Sie die Outlook-App und gehen Sie zu Einstellungen.
- Tippe auf deinen Kontonamen und suche nach den Wischoptionen.
- Wenn „Archivieren“ als Wischgeste festgelegt ist, tippen Sie darauf und wechseln Sie zu einer anderen Aktion oder deaktivieren Sie die Funktion.
Sie können E-Mails zwar weiterhin manuell archivieren, wenn nötig, aber zumindest passiert das nicht mehr versehentlich beim schnellen Wischen.
Ehrlich gesagt ist das Wiederherstellen archivierter E-Mails manchmal einfacher, als herauszufinden, warum sie überhaupt verschwunden sind. Ein bisschen Suchen und manuelles Aufspüren der Dateien führt meist zum Ziel. Aber Vorsicht vor den mitunter ungewöhnlichen Einstellungen oder versteckten Ordnern – Outlook kann in verschiedenen Umgebungen seltsam inkonsistent sein.
Zusammenfassung
- Haben Sie schon im Archivordner nachgesehen ? Er könnte ausgeblendet oder zusammengeklappt sein.
- Automatisch archivierte E-Mails befinden sich möglicherweise in einer lokalen archive.pst-Datei – diese muss manuell geladen werden.
- Wenn Sie Microsoft 365 oder Exchange verwenden, überprüfen Sie das Online-Archiv über das Web.
- Durchsuchen Sie Ihre E-Mails – manchmal genügt schon ein kurzes Stichwort.
- Passen Sie die Wischgesteneinstellungen Ihres Mobilgeräts an, wenn Sie versehentliches Archivieren zur Verzweiflung bringen.
Zusammenfassung
Das Wiederherstellen archivierter E-Mails ist nicht immer einfach, insbesondere aufgrund der unvorhersehbaren Speicherorte und der Eigenheiten der automatischen Archivierung in Outlook. Normalerweise hilft es, im Archivordner zu suchen, lokale Dateien zu überprüfen oder die Suchfunktion zu nutzen. Sollten diese Optionen nicht zum Erfolg führen, lohnt es sich, die Einstellungen für die automatische Archivierung oder – bei einem Firmenkonto – die Synchronisierungseinstellungen zu überprüfen. Letztendlich läuft es meist darauf hinaus, herauszufinden, wo Outlook diese Elemente versteckt, oder die Archivdaten manuell neu zu laden. Hoffentlich hilft dies jemandem, sich nicht die Haare zu raufen wegen fehlender Nachrichten. Es war zumindest ein Tipp, der bei verschiedenen Systemkonfigurationen funktioniert hat.