Kennst du das? Man verschickt eine E-Mail und gerät sofort in Panik, weil man sie am liebsten zurückrufen würde? Ja, dieser Moment der Panik, wenn man einen Tippfehler bemerkt, etwas an die falsche Person geschickt oder einen Anhang vergessen hat – das kennen wir alle. Wenn du Outlook benutzt, gibt es die Funktion „Zurückrufen“, die dich vielleicht retten kann, aber sie funktioniert nicht immer. Es ist kein Zauberspruch, der immer hilft, aber in manchen Situationen kann sie wirklich ein Desaster verhindern. Man muss einfach schnell handeln und hoffen, dass alles gut geht.
So rufen Sie eine E-Mail in Outlook zurück
Suchen Sie die E-Mail im Ordner „Gesendete Objekte“.
Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Schritt. Sie müssen in Outlook zu „Gesendete Objekte“ gehen. Dort werden alle Ihre E-Mails nach dem Senden gespeichert. Dieser Ordner befindet sich normalerweise in der linken Seitenleiste. Diesen Schritt dürfen Sie nicht überspringen, da Sie eine E-Mail nicht über eine Benachrichtigung oder die Vorschau zurückrufen können. Outlook erlaubt das Zurückrufen nur direkt aus der Nachricht in diesem Ordner. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, einen Brief aus dem Briefkasten zu löschen, bevor er die Post verlässt.
Die Nachricht wird in einem eigenen Fenster geöffnet.
Doppelklicken Sie auf die E-Mail, die Sie zurückrufen möchten – ein einfacher Klick reicht nicht, da die Rückrufoptionen sonst nicht in der Vorschau angezeigt werden. Wir müssen die E-Mail vollständig öffnen. Dadurch erhalten Sie Zugriff auf alle Tools. Manchmal verhalten sich die Wiederherstellungsoptionen von Outlook merkwürdig und zeigen nur die Vorschau der Nachricht an.Überspringen Sie diesen Schritt daher nicht, wenn Sie die E-Mail zurückrufen möchten.
Auf manchen Rechnern schlägt dieser Schritt beim ersten Mal fehl, und man muss Outlook schließen und neu öffnen oder den PC neu starten. Es wirkt, als ob Windows es unnötig kompliziert macht.
Auffinden des Menüs „Aktionen“ in Outlook
Schauen Sie im neu geöffneten Nachrichtenfenster oben in der Menüleiste nach. Klicken Sie auf die Registerkarte „Nachricht“ und suchen Sie dann die Schaltfläche „Aktionen“. Diese befindet sich oft etwas versteckt rechts oder in der Gruppe „Verschieben“.Falls Sie sie nicht sehen, kann ein Wechsel der Outlook-Ansicht oder eine Überprüfung Ihrer Version helfen. Manchmal ist das Menü hinter Auslassungspunkten ( … ) verborgen. Achten Sie daher darauf.
Warum das hilfreich ist: In diesem Menü befindet sich der Befehl zum Zurückrufen. Da die Outlook-Oberfläche etwas variiert, suchen Sie am besten etwas herum, falls Sie ihn zunächst nicht finden. Es ist wie die Suche nach einem versteckten Bedienfeld – aber es ist da … irgendwo.
Wählen Sie „Diese Nachricht zurückrufen“.
Klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „ Diese Nachricht zurückrufen“. Ein Dialogfeld öffnet sich, in dem Sie Ihre Rückrufeinstellungen festlegen können. Dieser Schritt ist wichtig, da er je nach Version auch „Diese Nachricht zurückrufen oder ersetzen“ heißen kann. Hier können Sie dann entscheiden, ob die Nachricht gelöscht oder ersetzt werden soll.
Bei manchen Konfigurationen ist diese Option nicht sichtbar, insbesondere außerhalb einer Exchange-Unternehmensumgebung. Das ist ärgerlich, aber andererseits ist die Rückruffunktion von Outlook außerhalb von Unternehmenssystemen recht eingeschränkt.
Wählen Sie Ihre Rückrufoption und bestätigen Sie.
Im Dialogfeld sehen Sie Optionen wie „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ oder „Ungelesene Kopien löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen“.Wählen Sie die passende Option und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um bei jedem Empfänger benachrichtigt zu werden, ob der Rückruf erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist. Klicken Sie auf OK.
Der Grund: Dieser Schritt soll Outlook zum Handeln veranlassen. Warum das manchmal nicht funktioniert, weiß ich nicht genau, aber auf manchen Rechnern braucht es ein paar Versuche oder einen Neustart, bis die Funktion reibungslos läuft. Anschließend erhalten Sie möglicherweise eine Erfolgs- oder Fehlermeldung, und ehrlich gesagt, ist es eher Glückssache.
Tipps für mehr Erfolg beim Erinnern
- Handeln Sie schnell: Je schneller Sie versuchen, sich zu melden, desto besser sind Ihre Chancen – vorausgesetzt, sie haben es noch nicht geöffnet.
- Nur innerhalb derselben Organisation: Dies funktioniert in der Regel nur, wenn sich Sender und Empfänger im selben Exchange-Netzwerk des Unternehmens befinden. Andernfalls ist es Glückssache.
- Stellen Sie sicher, dass Outlook geöffnet ist: Das Outlook-Konto des Empfängers muss geöffnet sein. Wenn es geschlossen ist, erfolgt der Rückruf erst nach dem Öffnen, und bis dahin hat der Empfänger die Nachricht wahrscheinlich bereits gesehen.
- Benachrichtigungen werden versendet: Selbst wenn der Rückruf erfolgreich zu sein scheint, erhält der Empfänger möglicherweise trotzdem eine Benachrichtigung über Ihren Versuch. Es läuft also nicht so leise und heimlich ab wie in einem Spionagefilm.
- Vorbeugen ist besser als Heilen: Überprüfen Sie E-Mails zweimal, bevor Sie sie absenden. Nutzen Sie die Funktion „Verzögerte Zustellung“ in Outlook, wenn es sich um eine besonders wichtige Nachricht handelt – stellen Sie einen Timer ein, der die E-Mail nach einigen Minuten versendet, sodass Sie die Möglichkeit haben, den Versand abzubrechen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine E-Mail zurückrufen, nachdem sie gelesen wurde?
Normalerweise nicht. Sobald die E-Mail geöffnet wurde, ist ein Zurückrufen so gut wie sinnlos. Outlook kann eine geöffnete E-Mail nicht rückgängig machen, daher ist ein schneller Rückruf die beste Option, bevor die Empfänger sie sehen.
Funktioniert der Rückruf immer?
Keineswegs. Es hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise ob sie dasselbe System verwenden, ob sie Outlook nutzen und ob sie die E-Mail geöffnet haben. Manche Systeme sind unkomplizierter als andere, aber erwarten Sie keine Wunder.
Was ist, wenn ich die Option „Diese Nachricht zurückrufen“ nicht sehe?
Wahrscheinlich wurde Ihr Fenster nicht korrekt in der zugehörigen E-Mail geöffnet, oder Ihre Outlook-Version unterstützt diese Funktion nicht. Einige E-Mail-Anbieter außerhalb der Exchange-Server unterstützen das Zurückrufen von E-Mails überhaupt nicht. Manchmal hilft der Wechsel zu einem geschäftlichen Outlook-Konto, aber nicht immer.
Wird die Person herausfinden, dass ich es versucht habe?
Ja, selbst wenn es funktionieren würde, benachrichtigen die meisten Systeme den Empfänger über den Rückrufversuch. Es ist also selten eine perfekte, unauffällige Aktion. Seien Sie sich dessen bewusst.
Kann ich E-Mails zurückrufen, die außerhalb meiner Organisation gesendet wurden?
Im Allgemeinen nein. Die Funktion ist für die Nutzung innerhalb derselben Organisation auf Exchange ausgelegt. Der Versand an Gmail oder Yahoo? Das ist höchstwahrscheinlich aussichtslos, es sei denn, es gibt spezielle Konfigurationen.
Zusammenfassung
- Gehe zu „Gesendete Objekte“
- Doppelklicken Sie auf die E-Mail.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Nachricht“ und suchen Sie nach „Aktionen“.
- Wählen Sie „ Diese Nachricht zurückrufen“.
- Wählen Sie Ihre Option und bestätigen Sie.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Rückruffunktion von Outlook nicht narrensicher ist, aber einen Versuch wert, wenn ein Fehler passiert. Wichtig sind Schnelligkeit und Kenntnisse der eigenen Umgebung – am besten funktioniert sie innerhalb derselben Organisation und wenn Outlook auf dem Empfängergerät geöffnet ist. Falls es nicht klappt, seien Sie einfach ehrlich, senden Sie eine Erinnerung und haken Sie die Sache ab. Kein Zaubertrick, aber zumindest ein Versuch, der Sie vor peinlichen Situationen bewahren kann.