Haben Sie schon mal eine E-Mail abgeschickt und es sofort bereut? Vielleicht hat sich ein Tippfehler eingeschlichen, ein Anhang wurde vergessen oder die E-Mail wurde an die falsche Person gesendet (keine Sorge, das passiert uns allen).Wir kennen dieses kurze Panikgefühl. Zum Glück bietet Outlook eine Möglichkeit, den Schaden zumindest teilweise zu beheben: das Zurückrufen einer E-Mail. Es funktioniert nicht immer, insbesondere wenn der Empfänger die Nachricht bereits geöffnet hat, aber es ist gut zu wissen, wie man es zumindest versucht, bevor der Fehler sich ausweitet. Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie es geht und gibt Tipps zu den Grenzen dieser Funktion. Denn natürlich funktioniert das Zurückrufen in Outlook nur in bestimmten Fällen, hauptsächlich dann, wenn alle denselben Exchange-Server nutzen und die E-Mail noch nicht gelesen wurde. Dennoch ist es in Notfällen in letzter Minute ein echter Lebensretter. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit Sie beim nächsten Mal, wenn Sie versehentlich zu früh auf „Senden“ klicken, etwas beruhigter sein können.
So rufen Sie eine E-Mail in Outlook zurück
Das Zurückrufen einer E-Mail in Outlook funktioniert etwas ungewöhnlich: Solange die E-Mail noch nicht geöffnet wurde, wird dem Empfänger eine spezielle Nachricht gesendet, in der er aufgefordert wird, die Original-E-Mail zu löschen oder zu ersetzen. Es ist wie eine digitale Entschuldigung: „Tut mir leid, tu so, als hättest du das nicht gesehen.“ Ob es funktioniert, hängt vom richtigen Zeitpunkt und den Einstellungen ab, aber wenn man die Schritte kennt, ist es kein Glücksspiel mehr. Hier erfahren Sie, was Sie prüfen und tun sollten:
Suchen Sie Ihre gesendete E-Mail im Ordner „Gesendete Objekte“.
Öffnen Sie zunächst Outlook und gehen Sie zu „Gesendete Objekte“. Dieser Ordner ist Ihr Ausgangspunkt, da er alle Ihre bereits gesendeten E-Mails enthält. Suchen Sie die fehlerhafte E-Mail, die Sie zurückrufen möchten. Das klingt einfach, aber Outlook kann manchmal etwas merkwürdig reagieren und nicht sofort aktualisieren oder die neuesten E-Mails nicht anzeigen, wenn Sie offline sind. Aktualisieren Sie den Ordner daher gegebenenfalls.
Öffnen Sie die E-Mail durch Doppelklicken.
Doppelklicken Sie auf die E-Mail, um sie in einem separaten Fenster zu öffnen. Wichtig: Sie können eine E-Mail nicht aus der Vorschau oder nach dem Öffnen in der reduzierten Ansicht zurückrufen. Outlook benötigt das vollständig geöffnete Fenster, um auf die Rückrufoptionen zugreifen zu können. Seltsam, aber so funktioniert es.
Navigieren Sie zum Tab „Nachricht“ und suchen Sie nach „Aktionen“.
Sobald Sie das E-Mail-Fenster geöffnet haben, sehen Sie sich das obere Menüband an. Klicken Sie auf die Registerkarte „Nachricht“.Dort finden Sie die Schaltfläche „Aktionen “ – diese kann als kleines Dropdown-Menü mit einem Briefumschlagsymbol und einem Pfeil oder als einfacher Text angezeigt werden. Falls Sie sie nicht sehen, befindet sie sich je nach Version manchmal unter dem Menüpunkt „Weitere Befehle“.In Outlook mit dem klassischen Menüband ist die Vorgehensweise recht einfach.
Wählen Sie „Diese Nachricht zurückrufen“ aus.
Klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „ Diese Nachricht zurückrufen“. Ein Dialogfenster öffnet sich. Hier können Sie entscheiden, ob Sie die E-Mail löschen oder ersetzen möchten. Falls diese Option nicht angezeigt wird, unterstützt Ihre Outlook-Version möglicherweise das Zurückrufen von Nachrichten nicht oder Ihr Konto ist nicht entsprechend konfiguriert. Beachten Sie, dass diese Funktion in manchen Konfigurationen deaktiviert ist.
Wählen Sie, ob Sie die Nachricht löschen oder ersetzen möchten.
Im Popup-Fenster sehen Sie zwei Optionen: „ Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ oder „Ungelesene Kopien löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen“. Wählen Sie die für Sie passende Option. Die Option „Löschen“ eignet sich, wenn Sie die Nachricht einfach entfernen möchten. Mit der Option „Ersetzen“ können Sie direkt eine korrigierte Version verfassen – hilfreich, falls Sie einen Fehler entdeckt haben.
Optional können Sie Benachrichtigungen über Erfolg oder Misserfolg aktivieren.
Aktivieren Sie für jeden Empfänger das Kontrollkästchen „ Benachrichtigen, wenn der Rückruf erfolgreich war oder nicht“. Das ist praktisch, da Outlook Ihnen dann eine E-Mail mit dem Ergebnis sendet – ob der Rückruf erfolgreich war oder nicht. Manchmal klappt es, manchmal nicht, daher ist diese Rückmeldung hilfreich.
Klicken Sie anschließend auf OK. Outlook sendet dann die Rückrufanfrage. Je nach den Einstellungen des Empfängers wird die E-Mail entweder aus dem Posteingang gelöscht, ersetzt oder bleibt dort. Bedenken Sie: Wenn der Empfänger die Original-E-Mail bereits gesehen hat, ist es wahrscheinlich zu spät. Empfänger werden in der Regel benachrichtigt, wenn Sie versuchen, eine E-Mail zurückzurufen – es handelt sich also nicht um einen Geheimtipp, sondern eher um einen letzten Versuch.
Tipps für mehr Erfolg beim E-Mail-Erinnern
- Handeln Sie schnell: Je eher Sie es versuchen, desto besser. Wenn der Empfänger die E-Mail öffnet, ist es zu spät. Outlook kann das nicht mehr rückgängig machen.
- Gleiche Exchange-Umgebung erforderlich: Die Rückruffunktion funktioniert nur, wenn sowohl Absender als auch Empfänger Outlook auf demselben Exchange-Server verwenden. Bei Gmail oder anderen Diensten ist die Funktion nicht verfügbar.
- Die Einstellungen des Empfängers spielen eine Rolle: Manche Leute haben Regeln, die E-Mails automatisch verschieben oder löschen, wodurch das Zurückrufen eher einem Glücksspiel gleicht.
- Verlassen Sie sich nicht zu sehr darauf: Betrachten Sie die Rückruffunktion als letzten Ausweg.Überprüfen Sie Ihre Eingaben beim nächsten Mal noch einmal, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
- Verzögerter Versand einrichten: Wenn Sie häufig Fehler beim Versenden von E-Mails machen, stellen Sie Outlook so ein, dass alle ausgehenden E-Mails um einige Minuten verzögert werden. So haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail zu stornieren oder zu korrigieren, bevor sie Ihren Postausgang verlässt.
Häufig gestellte Fragen zum E-Mail-Rückruf
Was bewirkt das Abrufen von Daten eigentlich?
Vereinfacht gesagt, sendet Outlook eine spezielle Nachricht, in der der Empfänger gebeten wird, die ursprüngliche E-Mail zu löschen oder zu ersetzen – allerdings nur, wenn sie ungelesen ist. Ist sie bereits geöffnet, ist die Sache erledigt. Man kann es sich wie eine Art „Zurückgeben“-Nachricht für den Posteingang vorstellen.
Wird die Person merken, dass ich versucht habe, mich zu erinnern?
Manchmal. Outlook macht da etwas Benachrichtigungen – der Empfänger sieht möglicherweise eine Benachrichtigung oder erhält eine Nachricht, dass Sie versucht haben, die E-Mail zurückzurufen. Wenn es klappt, verschwindet die E-Mail; wenn nicht, sieht der Empfänger weiterhin Ihre ursprüngliche Nachricht und erhält wahrscheinlich eine Benachrichtigung über Ihren Rückrufversuch.
Was, wenn sie es bereits geöffnet haben?
Das ist der entscheidende Punkt. Sobald jemand die E-Mail geöffnet hat, funktioniert das Löschen per Rückruffunktion fast nie, und die Originaldatei bleibt erhalten. In solchen Fällen ist es besser, kurz eine kurze Nachricht zu senden, in der der Fehler erklärt wird, anstatt sich auf den Rückruf zu verlassen.
Funktioniert dies auch für externe Empfänger, wie z. B.Gmail-Nutzer?
Nein, nicht wirklich. Die Rückruffunktion von Outlook ist für die interne Kommunikation innerhalb Ihrer Organisation mit Exchange gedacht. Bei externen E-Mails können Sie das vergessen – diese Systeme verstehen den Rückrufbefehl nicht, es ist also im Grunde ein Schuss ins Blaue.
Kann ich mich an E-Mails erinnern, die vor Ewigkeiten verschickt wurden?
Rein technisch gesehen ja. Aber ehrlich gesagt, je länger es her ist, desto unwahrscheinlicher wird es. Wenn jemand die E-Mail tagelang offen hat, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er sie gelesen oder verschoben hat. Beim Erinnerungsvermögen ist der Zeitpunkt entscheidend.
Kurze Zusammenfassung
- Gehe zu „Gesendete Objekte“
- Doppelklicken Sie auf die E-Mail, die Sie zurückrufen möchten.
- Gehen Sie zum Tab „Nachricht“ und klicken Sie auf „Aktionen“.
- Wählen Sie „ Diese Nachricht zurückrufen“.
- Wählen Sie „Löschen“ oder „Ersetzen“.
- Benachrichtigungsfeld prüfen, OK drücken
Zusammenfassung
Hier also die Anleitung zum Zurückrufen einer Outlook-E-Mail. Es ist beruhigend, diese Möglichkeit zu kennen, wenn man merkt, dass man versehentlich etwas Falsches verschickt hat. Bedenken Sie jedoch, dass es keine Garantie gibt, insbesondere wenn die E-Mail bereits gelesen wurde oder Sie mit externen Konten kommunizieren. Am besten ist es immer, die E-Mail vor dem Absenden sorgfältig zu prüfen. Dieser Trick kann aber in Notfällen helfen. Manchmal sind kurze Folge-E-Mails, in denen der Fehler erklärt wird, die beste Lösung, wenn das Zurückrufen fehlschlägt. Dennoch ist es eine praktische Funktion, die peinliche Situationen am Samstagabend oder misslungene Meetings verhindern kann.