Ups, haben Sie gerade etwas zu schnell auf „Senden“ geklickt und dann festgestellt, dass Sie einen Anhang vergessen, einen Tippfehler gemacht oder die E-Mail an die falsche Person geschickt haben? Ja, das ist uns allen schon passiert. Zum Glück gibt es für Outlook-Nutzer einen Trick, der Ihnen in solchen Situationen helfen kann: das Zurückrufen einer E-Mail. Es ist zwar nicht narrensicher und ehrlich gesagt ein bisschen riskant, aber im richtigen Moment kann es Ihnen peinliche Momente ersparen. Wichtig: Es funktioniert hauptsächlich, wenn Sie und der Empfänger im selben Unternehmen sind und Outlook auf einem Microsoft Exchange-Server verwenden. Ansonsten: Viel Glück! Und denken Sie daran: Wenn die E-Mail bereits geöffnet wurde, ist der Versuch, sie zurückzurufen, so gut wie sinnlos. Ist sie aber noch ungelesen, kann der Rückruf die Nachricht aus dem Posteingang entfernen oder ersetzen – auch wenn das meistens zu schön klingt, um wahr zu sein.
So rufen Sie eine E-Mail in Outlook zurück
Öffnen Sie Ihren Ordner „Gesendete Objekte“.
Suchen Sie zunächst die E-Mail, die Sie lieber nicht gesendet hätten. Sie befindet sich im Ordner „Gesendete Objekte“, der Ihre digitale Aufzeichnung aller erfolgreich gesendeten E-Mails enthält. Falls Sie sich noch nicht dort befinden, klicken Sie einfach in der Outlook-Seitenleiste auf den Ordner. Bei manchen Systemen ist er möglicherweise ausgeblendet oder umbenannt, normalerweise ist er aber leicht zu finden.
Hier beginnt Ihre Rettungsmission. Normalerweise ist Schnelligkeit hier entscheidend, denn sobald der Empfänger das Paket öffnet, sinken Ihre Chancen rapide.
Doppelklicken Sie auf die Nachricht, um sie zu öffnen.
Klicken Sie nicht nur einmal und bewegen Sie den Mauszeiger darüber – doppelklicken Sie, um die E-Mail in einem separaten Fenster zu öffnen. Die Rückrufoptionen sind nämlich nur in einem separaten Fenster verfügbar, nicht in der Leseansicht. Bei manchen Systemen reicht es möglicherweise nicht aus, die Nachricht nur zu markieren. Stellen Sie sicher, dass sie vollständig geöffnet ist, damit alle Optionen angezeigt werden.
Dieser Schritt wird oft übersehen; die Rückrufoption ist nicht verfügbar, wenn die E-Mail nur in der Liste markiert ist, also öffnen Sie sie unbedingt.
Navigieren Sie im Tab „Nachricht“ zum Menü „Aktionen“.
Schauen Sie sich nach dem Öffnen Ihrer E-Mail die obere Menüleiste an. Klicken Sie auf den Tab „Nachricht“ und suchen Sie dann die Schaltfläche „ Aktionen“. Diese kann etwas versteckt oder in einem kleinen Dropdown-Menü zu finden sein. Falls Sie sie nicht sofort sehen, befindet sie sich üblicherweise in einem Menü oder heißt manchmal „ Weitere Befehle“.
Hier liegen die besonderen Funktionen von Outlook – wie das Zurückrufen, erneute Senden oder sogar das Weiterleiten von Nachrichten, oft sogar auf subtile Weise. Die Option „Diese Nachricht zurückrufen“ ist dabei entscheidend. In neueren Versionen oder bei Integration mit anderen E-Mail-Clients kann sie manchmal als „Widerruf“ oder ähnlich bezeichnet werden.
Wählen Sie „Diese Nachricht zurückrufen“.
Sobald Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ klicken, öffnet sich ein Dropdown-Menü mit der Option „ Diese Nachricht zurückrufen“. Klicken Sie darauf. Jetzt kommt es darauf an – machen Sie keinen Fehler, denn danach wissen Sie nicht mehr, ob die Nachricht noch ungelesen da ist.
Bei manchen Einstellungen erscheint möglicherweise eine Warnung oder ein Bestätigungsfenster. Lesen Sie diese daher unbedingt, bevor Sie auf „OK“ klicken. Auf manchen Rechnern kann es etwas unzuverlässig sein. Sollte nichts passieren, warten Sie kurz und versuchen Sie es erneut.
Wählen Sie Ihre Rückruf- oder Austauschoption.
Es erscheint ein kleines Dialogfeld mit zwei Auswahlmöglichkeiten:
- Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen — Hiermit wird versucht, die E-Mail aus dem Posteingang des Empfängers zu entfernen, jedoch nur, wenn sie noch nicht geöffnet wurde.
- Ungelesene Kopien löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen — Dadurch wird die Nachricht gelöscht und anschließend ein neues Fenster mit Ihrer ursprünglichen Nachricht geöffnet, sodass Sie den Tippfehler korrigieren oder einen Anhang hinzufügen können.
Wählen Sie die passende Option, je nachdem, was Sie möchten. Wenn Sie etwas ersetzen möchten, bearbeiten Sie die Nachricht und klicken Sie auf „Senden“.Bei einer Konfiguration hat es auf Anhieb funktioniert, bei einer anderen… eher nicht. Es ist ein bisschen wie ein Schuss ins Blaue, aber einen Versuch ist es wert.
Bestätigen Sie die Antwort und warten Sie auf die Antwort von Outlook.
Nach dem Klicken auf „OK“ fragt Outlook möglicherweise, ob Sie über Erfolg oder Misserfolg benachrichtigt werden möchten. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie den Status verfolgen möchten – so wissen Sie, ob Ihr Rettungsversuch erfolgreich war. Nun heißt es warten. Outlook versucht, die Nachricht aus dem Posteingang des Empfängers abzurufen, dies kann jedoch nicht garantiert werden. Wenn der Empfänger die Nachricht bereits gelesen hat, schlägt der Abruf höchstwahrscheinlich fehl, und Sie erhalten eine entsprechende Benachrichtigung.
Es ist etwas seltsam, aber auf manchen Rechnern kann der Rückruf sogar dann noch gelingen, nachdem die E-Mail bereits geöffnet wurde, wenn der Empfänger Outlook verwendet und sein Postfach für die Verarbeitung von Rückrufen konfiguriert ist, aber… das ist eher Glück als alles andere.
Profi-Tipps für mehr Erfolg
- Handeln Sie sofort nach dem Absenden. Die Zeit drängt, und je schneller Sie es versuchen, desto besser stehen Ihre Chancen. Wenn die E-Mail in den ersten Minuten geöffnet wird, könnte ein Rückruf noch funktionieren, danach sind die Chancen gering.
- Die Rückruffunktion funktioniert nur dann reibungslos, wenn sich Absender und Empfänger im selben Exchange-Netzwerk befinden. Wenn Sie jemanden außerhalb Ihrer Organisation kontaktieren – beispielsweise über Gmail oder Yahoo –, ist die Funktion praktisch nutzlos.
- Die Einstellungen des Empfängers können Probleme verursachen, insbesondere wenn Outlook so konfiguriert ist, dass Rückrufanfragen oder Lesebestätigungen blockiert werden. In diesem Fall werden manchmal sogar ungelesene Nachrichten nicht zurückgerufen.
- Wenn Sie die Nachricht ersetzen, überprüfen Sie bitte noch einmal, ob Sie anschließend auch wirklich die korrigierte Version versenden. Es macht ja keinen Sinn, nichts zu korrigieren, oder?
- Vorbeugung: Vor dem Absenden immer alles doppelt prüfen. Anhänge, Rechtschreibung, Empfänger – Sie kennen das ja. Vorsicht ist besser als Nachsicht.
- Bei Outlook im Web (OWA) funktioniert die Funktion „Senden rückgängig machen“ etwas anders: Nach dem Absenden haben Sie etwa 5–10 Sekunden Zeit, den Vorgang abzubrechen. Diese Funktion ist unabhängig von der Rückruffunktion und nur unter bestimmten Umständen verfügbar.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine E-Mail zurückrufen, wenn der Empfänger sie bereits geöffnet hat?
Nein, nicht wirklich. Sobald die Nachricht geöffnet wurde, ist ein Rückruf meist nicht mehr möglich. Outlook zeigt an, ob der Versuch fehlgeschlagen ist, da die Nachricht gelesen wurde – ein Zurückruf ist dann nicht mehr möglich. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie versuchen, ein Dokument von jemandem zurückzubekommen, der es nur unterschrieben hat und dann einfach weggeht.
Funktioniert das auch mit externen Personen außerhalb meiner Organisation?
Meistens nein. Die Rückruffunktion ist für die interne Nutzung innerhalb desselben Exchange-Systems konzipiert. Wenn Sie eine E-Mail außerhalb Ihres Unternehmens versenden, ist sie in der Regel bereits verloren, und ein Rückrufversuch bringt wenig. Es ist, als würde man ins Leere rufen.
Woran kann ich erkennen, ob die Rückrufaktion erfolgreich war?
Outlook sendet Ihnen eine Benachrichtigung – entweder über den Erfolg oder über einen Fehler. Im Erfolgsfall verschwindet die Nachricht aus dem Posteingang des Empfängers, bevor dieser sie sieht. Im Fehlerfall erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung mit der üblichen Begründung.
Gibt es eine Frist für den Rückruf einer E-Mail?
Nicht ganz, aber es ist definitiv zeitkritisch. Je schneller Sie nach dem Absenden antworten, desto besser. Sobald der Empfänger die E-Mail öffnet, ist es zu spät.
Was ist der Unterschied zwischen „Ungelesene Kopien löschen“ und „Durch eine neue Nachricht ersetzen“?
„Ungelesene Kopien löschen“ versucht lediglich, die Nachricht zu löschen, falls sie noch nicht geöffnet wurde. Die andere Option löscht ungelesene Kopien ebenfalls, öffnet aber anschließend ein neues Nachrichtenfenster mit Ihrem ursprünglichen Inhalt, sodass Sie ihn bearbeiten und erneut senden können. Wenn Sie etwas schnell korrigieren müssen, ist diese Option ideal.
Zusammenfassung
Manchmal fühlt es sich schrecklich an, eine E-Mail unüberlegt abzuschicken. Doch zu wissen, wie man versucht, eine E-Mail zurückzurufen, beruhigt ungemein – vorausgesetzt, der Zeitpunkt stimmt. Es ist zwar keine Garantie, aber besser als nichts. Denken Sie daran: Geschwindigkeit und Ihre aktuelle Situation spielen eine Rolle – und manchmal auch die Hoffnung.Überprüfen Sie Ihre E-Mail beim nächsten Mal lieber noch einmal, bevor Sie sie abschicken. Und selbst wenn nicht, wissen Sie jetzt zumindest, dass Sie die Möglichkeit haben, sie zurückzuholen.
- Gesendete Artikel prüfen
- Nachricht vollständig öffnen
- Aktionen suchen > Diese Nachricht zurückrufen
- Wählen Sie „Löschen“ oder „Ersetzen“.
- Bestätigen und warten.