Kennen Sie das Problem, dass Sie eine E-Mail genau dann versenden möchten, wenn Ihr Chef oder Kunde aufwacht oder während seiner Arbeitszeit arbeitet, aber das manuell erledigen müssen? Oder Ihnen fällt in letzter Minute ein, dass ein Geburtstag oder eine wichtige Frist ansteht, und Sie möchten Ihre Nachricht genau im richtigen Moment verschicken? Microsoft Outlook bietet eine überraschend praktische Funktion, die all das möglich macht: das Planen von E-Mails. Es ist etwas ungewöhnlich, dass diese Funktion nicht standardmäßig in den meisten E-Mail-Programmen verfügbar ist, aber sobald Sie den Dreh raus haben, ist sie eine echte Erleichterung für die Zeitplanung, ohne ständig am Computer sitzen zu müssen. Die Vorgehensweise ist ganz einfach: Sie verfassen Ihre E-Mail und legen vor dem Absenden im Menü „Optionen“ Datum und Uhrzeit für die Zustellung fest. Outlook speichert die E-Mail dann im Postausgang und versendet sie automatisch zum geplanten Zeitpunkt, vorausgesetzt, Outlook ist geöffnet und mit dem Internet verbunden. Der Haken: Wenn Outlook oder Ihr Computer ausgeschaltet ist, wird die E-Mail erst beim nächsten Einschalten versendet. Es ist etwas ärgerlich, aber so ist es nun mal – Windows muss es manchmal etwas komplizierter darstellen, als es eigentlich sein sollte. Jedenfalls kann es einem in stressigen Zeiten oder bei der Planung internationaler Kommunikation über Zeitzonen hinweg viel Ärger ersparen, wenn man weiß, wie das geht.
So beheben Sie Probleme mit der E-Mail-Planung in Outlook
So planen Sie den Versand einer E-Mail in Outlook mithilfe der verzögerten Zustellung
Die Terminplanung funktioniert am besten, wenn Sie zunächst eine leere E-Mail öffnen und diese fertig schreiben, bevor Sie die Einstellungen ändern. Der Grund: Die Option „Zustellung verzögern“ in Outlook befindet sich im Menüband „Optionen“ der Nachricht und ist nicht direkt im Hauptfenster zu finden. Klicken Sie also auf „ Neue E-Mail“ – normalerweise oben links – und schreiben Sie Ihre Nachricht wie gewohnt, inklusive Empfänger, Betreff usw. Wechseln Sie anschließend im Menüband des Nachrichtenfensters oben zu „Optionen“.Suchen Sie die Schaltfläche „Zustellung verzögern“. Sie befindet sich meist in der Gruppe „Weitere Optionen“. Ein Klick darauf öffnet ein neues Fenster mit dem Namen „Eigenschaften“.
Im Eigenschaftenfenster finden Sie ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung „ Nicht zustellen vor [Datum einfügen]“. Aktivieren Sie dieses Kästchen und wählen Sie anschließend das genaue Datum und die Uhrzeit aus, zu der Ihre E-Mail versendet werden soll. Das ist praktisch: Sie können die Uhrzeit minutengenau festlegen, z. B.9:17 Uhr, und die E-Mail wird bis dahin im Postausgang gespeichert. Manchmal dauert es ein bis zwei Minuten, bis Outlook die Änderung registriert. Keine Sorge also, wenn die E-Mail nicht exakt zur Sekunde versendet wird. Bei manchen Systemen verzögert sich der Versand etwas, insbesondere wenn Ihr System ausgelastet ist oder Outlook nicht ständig im Hintergrund läuft. Sobald die Einstellungen vorgenommen sind, schließen Sie einfach das Eigenschaftenfenster und klicken Sie auf „ Senden“. Auch wenn der Versandvorgang normal erscheint, verbleibt Ihre Nachricht bis zum geplanten Zeitpunkt im Postausgang.
Wichtiger Hinweis: Damit dies reibungslos funktioniert, muss Outlook zum Zeitpunkt der Zustellung geöffnet sein. Andernfalls wird die E-Mail beim nächsten Start von Outlook automatisch versendet. Das ist manchmal etwas ärgerlich – Windows macht es einem natürlich unnötig schwer. Wenn Sie also möchten, dass die E-Mail pünktlich versendet wird und nicht ständig an Ihrem PC sind, sollten Sie Outlook geöffnet lassen oder eine andere Methode verwenden (mehr dazu später).Erfahrungsgemäß funktioniert es in der Regel einwandfrei, wenn Outlook läuft oder das System aktiv ist. Falls nicht, kann ein Neustart von Outlook oder die Installation der neuesten Updates helfen.
So prüfen Sie, ob eine E-Mail korrekt geplant ist
Jetzt merken Sie, dass es funktioniert: Öffnen Sie Ihren Postausgang. Wenn Ihre E-Mail dort wartet, ist sie korrekt geplant. Beachten Sie: Bereits versendete E-Mails befinden sich nicht mehr im Postausgang, sondern im Ordner „Gesendet“.Manchmal frage ich mich, ob die Planung funktioniert hat, nur um dann festzustellen, dass ich vergessen hatte, vorher den Postausgang zu überprüfen. Wenn Sie eine E-Mail stornieren oder ändern möchten, öffnen Sie sie einfach im Postausgang, bearbeiten Sie sie und speichern oder senden Sie sie erneut. Ganz einfach, aber bei wichtigen Zeitpunkten ist eine Überprüfung ratsam.
Wenn Sie mit mehreren Zeitzonen oder ungewöhnlichen Uhrzeiten arbeiten, achten Sie bitte auf die Datums- und Zeiteinstellungen. Outlook verwendet Ihre Systemuhr, überprüfen Sie diese daher, falls etwas nicht stimmt. Die genaue Minuteneinstellung kann manchmal etwas knifflig sein, insbesondere bei älteren Outlook-Versionen oder bei Verwendung verschiedener Zeitzonen. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Systemuhr korrekt eingestellt ist – andernfalls kann es passieren, dass Ihre geplante E-Mail zur falschen Zeit oder gar nicht ankommt.
Zusammenfassung
- Öffnen Sie eine neue E-Mail und schreiben Sie Ihre Nachricht.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Optionen.
- Klicken Sie auf „Verzögerte Zustellung“ und geben Sie Ihr bevorzugtes Datum und Ihre bevorzugte Uhrzeit an.
- Schließen Sie das Eigenschaftenfenster und klicken Sie auf Senden, auch wenn die E-Mail nicht sofort gesendet wird.
- Stellen Sie sicher, dass Outlook zum geplanten Zeitpunkt geöffnet ist, sonst wird die E-Mail erst später gesendet, wenn Sie es wieder öffnen.
Zusammenfassung
Die Einrichtung geplanter E-Mails in Outlook ist nicht kompliziert, erfordert aber etwas Aufmerksamkeit – vor allem, ob Outlook gerade läuft. Das Prinzip ist einfach: E-Mail verfassen, Zustellzeit festlegen und Outlook den Rest erledigen lassen. Das ist besonders praktisch für die Verwaltung von E-Mails in verschiedenen Zeitzonen oder um mehrere Nachrichten für später zu sammeln, wenn man gerade nicht am Bildschirm sitzt. Ich verstehe nicht, warum diese Funktion nicht prominenter in Outlook platziert ist, aber sobald man weiß, wo man suchen muss, ist sie sehr nützlich. Am besten funktioniert sie, wenn der PC eingeschaltet bleibt und Outlook im Hintergrund aktiv läuft. Hoffentlich hilft Ihnen dieser kleine Trick, Ihre E-Mails stressfrei und ohne Last-Minute-Stress zu bearbeiten. Viel Erfolg beim Ausprobieren – vielleicht erspart er dem einen oder anderen den Ärger!