Wünschten Sie sich jemals einen Zauberstab, um Informationen in Ihren Tabellenkalkulationen blitzschnell zu finden? Nun, die Funktion XVERWEIS in Excel kommt diesem Wunsch schon recht nahe und macht das Auffinden von Daten kinderleicht, ohne dass Sie sich mit komplizierten Formeln herumschlagen müssen. Sie geben einfach an, wonach Sie suchen, wo gesucht werden soll und welches Ergebnis angezeigt werden soll. XVERWEIS ist deutlich besser als SVERWEIS, insbesondere da Sie in jede Richtung suchen können, nicht übereinstimmende Daten besser verarbeiten und die nervigen Fehler vermeiden können. Wenn Sie jemals ewig gescrollt oder Formeln kopiert haben, die beim Einfügen neuer Spalten nicht mehr funktionieren, kann XVERWEIS Ihnen die Nerven retten.
So verwenden Sie XVERWEIS in Excel
Diese Funktion ist überraschend einfach, sobald man sie verstanden hat, aber es gibt ein paar Fallstricke. Hier ist eine Übersicht des typischen Arbeitsablaufs – damit Sie Ihre Daten abrufen und weitermachen können. Es ist wie Datenanalyse, nur viel schneller.
Starten Sie Ihre XLOOKUP-Formel
Klicken Sie zunächst in die Zelle, in der Sie das Ergebnis anzeigen möchten. Geben Sie dann „Suchen“ ein =XLOOKUP(. Genau wie bei vielen anderen Formeln. Dadurch wird Excel mitgeteilt, dass Sie eine komplexere Suchfunktion verwenden werden. Wenn Ihre Excel-Version diese Funktion unterstützt, haben Sie Glück – sie ist in neueren Versionen wie Microsoft 365 oder Excel 2021 enthalten, jedoch nicht in älteren Versionen wie 2019 oder älter. Prüfen Sie daher vorab, ob Ihre Version diese Funktion unterstützt.
Wählen Sie den Wert aus, nach dem Sie suchen.
Wählen Sie als Nächstes die Zelle mit dem Suchwert aus oder geben Sie ihn in Anführungszeichen ein, wenn Sie genau wissen, wonach Sie suchen. Wenn Sie beispielsweise den Namen eines Mitarbeiters anhand seiner ID finden möchten, ist die Mitarbeiter-ID Ihr Suchwert. Oft reicht es, einfach auf die Zelle zu klicken. Sie "Apple"können aber auch direkt eingeben, z. B.„Name“, wenn Sie nach einem bestimmten Text suchen.
Markieren Sie den Suchbereich ( Lookup-Array )
Ziehen Sie anschließend, um die Spalte oder Zeile auszuwählen, in der die Suche erfolgen soll. Dies ist der Bereich, den Excel nach Ihrem Suchwert durchsucht. Es ist hilfreich, diesen Bereich durch Hinzufügen von Dollarzeichen ( $A$2:$A$100😉 absolut zu referenzieren. So wird verhindert, dass sich der Bereich unerwartet verschiebt, wenn Sie die Formel an eine andere Stelle kopieren. Bei dynamischen Bereichen oder häufig aktualisierten Daten erspart die absolute Referenzierung viele Probleme.
Wähle die Rückgabedaten ( return_array ) aus
Wählen Sie nun den Bereich aus, der die gewünschten Daten enthält – beispielsweise Mitarbeiternamen, Preise oder Ähnliches. Aus diesen Daten greift XVERWEIS zu, sobald der Suchwert im Sucharray gefunden wurde. Wenn Sie beispielsweise nach IDs suchen, enthält das Ergebnis-Array Namen, E-Mail-Adressen oder andere zugehörige Informationen in derselben Zeile. Normalerweise müssen diese Bereiche die gleiche Größe haben, da sonst Fehler oder unerwartete Ergebnisse auftreten.
Optionale Argumente: Feinabstimmung Ihrer Suche
Jetzt wird es interessant. Sie können zusätzliche Parameter, durch Kommas getrennt, hinzufügen, um beispielsweise festzulegen, was angezeigt werden soll, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, oder wie streng die Übereinstimmung sein soll (z. B.exakt oder annähernd).Die Verwendung von `if_not_found` im Argument verhindert if_not_foundbeispielsweise #NV-Fehler und sorgt so für übersichtlichere Tabellen. Außerdem können Sie Suchrichtungen oder Übereinstimmungsmodi festlegen (siehe Dokumentation oder die Dropdown-Menüs, falls Ihre Version dies unterstützt).Dies ist hilfreich, wenn Sie nach dem neuesten Eintrag suchen oder Platzhalter berücksichtigen möchten."Not found"
Schließen Sie die Formel und drücken Sie die Eingabetaste.
Zum Schluss schließen Sie einfach die Klammern und )drücken Enterdie Eingabetaste. Fertig – Excel zeigt Ihre Daten an. Aus unbekannten Gründen funktioniert es auf manchen Rechnern oder Systemen erst nach dem Aktualisieren oder erneuten Öffnen der Tabelle. Beachten Sie dies bitte. Normalerweise geht es aber schnell und reibungslos.
XLOOKUP-Tipps
- Verwenden Sie beim Kopieren von Formeln immer absolute Bereichsbezüge.
$A$2:$A$100 — just saves you from surprises later. - Setting
if_not_foundto a friendly message like "No match" keeps things clean instead of seeing ugly errors. - Play with
match_mode: 0 for exact, -1 for exact or next smaller, 1 for next bigger, 2 for wildcards. It’s a lifesaver for different scenarios. - Use
search_mode: 1 searches top-down, -1 searches bottom-up (handy if you want the latest), and 2 or -2 are for binary searches if your data’s sorted—huge speed boost on big datasets. - Works for horizontal lookups too—no need for HLOOKUP anymore if you get comfortable with it.
- Nesting XLOOKUP inside other functions is totally possible and can solve complex problems easily. Don’t be afraid to experiment with that.
FAQs about XLOOKUP
What’s the main difference between XLOOKUP and VLOOKUP?
The biggest thing is flexibility. VLOOKUP has to look to the right of your lookup column, but XLOOKUP can search anywhere and return from anywhere. Plus, no more column index errors if you move stuff around. It also does approximate matches, search directions, and handles no matches way better.
Can XLOOKUP do approximate matches?
Yep! Just use the match_mode argument. For example, if you want to find a sales tier based on a number, you can set it to look for the next smaller or larger value instead of just exact matches. Really flexible.
What if XLOOKUP doesn’t find anything?
It’ll give you a #N/A error unless you’ve added an if_not_found argument. If you do, it’ll show whatever message or value you specify, like "Item not present." Makes your sheets look less broken.
Can XLOOKUP search from the bottom of a list?
Absolutely. Just set search_mode to -1, and it’ll start at the bottom. Useful for getting the latest date or last entry in a sorted list.
Is XLOOKUP available everywhere?
Sadly not yet. Mainly in Microsoft 365, Excel 2021, or the online version. If you’re using a really old Excel, you might have to stick with VLOOKUP or INDEX/MATCH.
Quick Summary of Using XLOOKUP
- Start with
=XLOOKUP( - Type or select what you’re searching for
- Highlight the range to search in (lookup_array)
- Pick the data range you want back (return_array)
- Add optional args like
if_not_foundormatch_mode - Close with
)and hit Enter
Wrap-up
In the end, XLOOKUP is a total game-changer. It’s like having a detective at your fingertips—able to find what you need, no matter how messy or complex your data gets. It replaces all those clumsy old lookup functions and just works smoother. Play around with it, test some scenarios, and watch how much easier your life becomes. Just be aware it's not in every Excel version, so check your software first. But once you get it, it’s a skill that’ll save you headaches and hours — seriously, the best upgrade in recent Excel history.