Die Suche nach bestimmten Informationen in riesigen Datensätzen kann sehr mühsam sein, insbesondere bei manueller Vorgehensweise. Die Funktion SVERWEIS ist dabei eine zuverlässige Hilfe: Sie findet schnell ein eindeutiges Element wie eine Produkt-ID oder einen Personennamen in Ihren Daten und ruft anschließend die benötigten Informationen an der richtigen Stelle ab. Wenn sie nicht wie gewünscht funktioniert, liegt das oft an einer fehlerhaften Konfiguration – beispielsweise dem falschen Bereich, Tippfehlern oder dem Vergessen, Bezüge zu sperren. Mit etwas Ausprobieren lässt sich jedoch viel Zeit sparen. Seien Sie einfach auf einige Versuche gefasst, denn Excel kann mitunter etwas pingelig sein.
Anleitung – So verwenden Sie die SVERWEIS-Funktion in Excel
Dieser Abschnitt erklärt die Einrichtung der SVERWEIS-Funktion, damit sie genau das tut, was Sie möchten. Keine Zauberei, nur ein paar Klicks, Eingaben und etwas Nachdenken, um jeden Schritt zu verstehen. Es ist wichtig, die Funktion jedes Arguments genau zu kennen, denn so lassen sich Fehler und falsche Daten vermeiden. Stellen Sie sich vor, Sie geben Excel klare Anweisungen – wenn Sie einen Schritt falsch machen, geraten Sie leicht vom richtigen Weg ab.
Ihre Daten verstehen und was Sie herausfinden müssen
Sehen Sie sich zunächst Ihre Daten an. Suchen Sie nach der eindeutigen Kennung – beispielsweise einem Produktcode oder einer Mitarbeiter-ID – und ermitteln Sie, in welcher Spalte diese Information enthalten ist. Legen Sie außerdem fest, welche Informationen Sie benötigen – beispielsweise einen Preis, einen Namen oder ein Datum. Der Versuch, ohne diese Grundlagen eine Suche durchzuführen, hat mich einmal stundenlang frustriert, da ich ständig den falschen Bereich ausgewählt oder den falschen Spaltenindex verwendet habe. Bei manchen Systemen funktionierte es nach einem Neustart, was zeigt, wie unberechenbar Excel manchmal sein kann. Achten Sie darauf, dass Ihre Daten fehlerfrei sind, keine überflüssigen Leerzeichen oder Tippfehler enthalten – Excel ist bei exakten Übereinstimmungen äußerst pingelig.
Beginnen Sie Ihre SVERWEIS-Formel
Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie das Ergebnis anzeigen möchten, und geben Sie dann „Suchen“ ein =VLOOKUP(. Kleiner Tipp: Mit der Tastenkombination Shift + F3können Sie bei Bedarf das Dialogfeld „Funktion einfügen“ öffnen. Sobald Sie die Klammern öffnen, weisen Sie Excel an, die Suchfunktion zu verwenden. Das ist wie eine Anweisung – formulieren Sie sie daher präzise.
Geben Sie den Suchwert an.
Klicken Sie als Nächstes auf die Zelle mit dem Suchbegriff oder geben Sie ihn direkt in Anführungszeichen ein (z. B.„John Doe“).Normalerweise handelt es sich um einen Zellbezug, wie z.B. B2. Dies ist der Teil, in dem Sie angeben, wonach Sie suchen. Wenn Sie die Formel nach unten kopieren, fixieren Sie den Zellbezug $(z. B.mit $B$2 ), damit er sich nicht verschiebt.
Definiere das Tabellenarray
Wählen Sie den Bereich aus, der sowohl Ihre Suchspalte als auch die gewünschten Informationen enthält. Zum Beispiel A2:D100. Befinden sich Ihre Daten auf einem anderen Tabellenblatt, klicken Sie einfach darauf und wählen Sie es aus – Excel fügt dann beispielsweise „ Tabelle2!A1:D100“ hinzu.Überprüfen Sie unbedingt, ob Ihre Suchspalte an erster Stelle im Bereich steht, da die Funktion SVERWEIS nur rechtsbündig sucht. Das ist mir selbst schon mal passiert – ich dachte, ich hätte etwas falsch gemacht, aber die Spalten waren einfach nur in der falschen Reihenfolge.
Geben Sie die Spaltenindexnummer an.
Geben Sie die Spaltennummer ein, die die gewünschten Daten enthält. Wenn Ihr Bereich beispielsweise A–D ist und sich die Preisinformationen in Spalte C befinden, ist das Spalte 3. Das entspricht in etwa dem Befehl an Excel: „Nimm diese Informationen aus Spalte drei, sobald du eine Übereinstimmung findest.“ Wenn Sie hier einen Fehler machen, erhalten Sie falsche Daten oder Fehlermeldungen.
Wählen Sie Ihren Spieltyp
Für exakte Übereinstimmungen geben Sie „“ ein FALSE. Für ungefähre Übereinstimmungen verwenden TRUESie „“.Normalerweise ist „“ empfehlenswert FALSE, da eine falsche Übereinstimmung alles durcheinanderbringen kann. Bei manchen Datensätzen habe ich seltsame Ergebnisse beobachtet, wenn die Daten bei der Auswahl von „ungefähre Übereinstimmung“ nicht sortiert sind. Verwenden Sie daher nur „“, FALSEes sei denn, Sie führen eine bereichsbasierte Suche durch. Wenn Sie die Eingabetaste drücken und alles korrekt ausgerichtet ist, sollten die Informationen angezeigt werden. Falls nicht, überprüfen Sie die Daten auf Tippfehler oder nicht übereinstimmende Datentypen – als Text gespeicherte Zahlen sind ein häufiges Problem.
SVERWEIS-Tipps
- Stellen Sie sicher, dass sich Ihr Suchwert in der ersten Spalte befindet; SVERWEIS sucht nicht links.
- Verwenden Sie absolute Bezüge, beispielsweise
$A$2:$D$100wenn Sie die Formel nach unten kopieren möchten. Andernfalls verschiebt sich die Darstellung und liefert falsche Ergebnisse. - Achten Sie auf versteckte Leerzeichen – manchmal schleichen sich in Daten, die aus anderen Quellen kopiert wurden, seltsame Zeichen ein, die zu Fehlpaarungen führen.
- Schließen Sie Ihre SVERWEIS-Funktion in einen Klammern ein
IFERROR– zum Beispiel=IFERROR(VLOOKUP(...), "Not Found"). Dadurch vermeiden Sie,#N/Aüberall unangenehme Fehlermeldungen zu sehen. - Sortieren Sie Ihre erste Spalte aufsteigend, um eine ungefähre Übereinstimmung zu erzielen. In den meisten Fällen ist jedoch eine exakte Übereinstimmung sicherer.
- Falls Duplikate vorhanden sind, liefert SVERWEIS nur den ersten Treffer. Beachten Sie dies bei Ihrer Datenverwaltung.
Häufig gestellte Fragen zu SVERWEIS
Warum liefert mir VLOOKUP so oft #NV?
Das bedeutet in der Regel, dass das gesuchte Ergebnis nicht gefunden werden konnte – möglicherweise aufgrund von Tippfehlern, überflüssigen Leerzeichen oder nicht übereinstimmenden Datentypen (Zahlen als Text anstatt als Zahlen gespeichert).Überprüfen und bereinigen Sie Ihre Daten daher bitte zuerst. Auf manchen Rechnern sind ein paar Versuche oder ein Neustart erforderlich; vermutlich, weil Excel in solchen Fällen manchmal etwas eigenwillig ist.
Kann ich mit SVERWEIS die Suche nach links steuern?
Nein, SVERWEIS kann nur in der Spalte ganz links suchen und Daten rechts davon zurückgeben. Wenn Sie auch die linke Spalte durchsuchen möchten, verwenden Sie XVERWEIS oder eine Kombination aus INDEX und VERGLEICH. Falls das Umschreiben Ihrer Daten nicht möglich ist, kann das Umordnen der Spalten manchmal helfen.
Was ist nochmal der Unterschied zwischen WAHR und FALSCH?
FALSEDas bedeutet, dass Sie eine exakte Übereinstimmung wünschen. Falls keine gefunden wird, erhalten Sie #N/A.TRUE„FALSE“ ist eher eine Schätzung – nützlich, wenn Ihre erste Spalte sortiert ist und Sie eine ungefähre Übereinstimmung benötigen. Verwenden Sie zur Sicherheit meist „FALSE“, außer bei Bereichsabfragen.
Wie wende ich die Funktion SVERWEIS über mehrere Tabellenblätter hinweg an?
Ganz einfach: Geben Sie einfach den Namen des anderen Tabellenblatts vor dem Bereich an, z. B.Tabelle2!A:D. Klicken Sie beim Bearbeiten der Formel auf das andere Tabellenblatt, wählen Sie Ihren Bereich aus, und die Tabellenblattreferenz wird automatisch eingefügt. Praktisch, um alles übersichtlich zu halten.
Ist VLOOKUP jetzt tot, wo es XLOOKUP gibt?
Noch nicht ganz. XVERWEIS bietet mehr Möglichkeiten und kommt mit einigen Sonderfällen besser zurecht, aber SVERWEIS ist nach wie vor weit verbreitet, insbesondere in älteren Excel-Versionen oder für schnelle Korrekturen. Es lohnt sich also, die Funktion zu lernen.
Zusammenfassung
- Wissen Sie, was Sie wollen und wie Ihre Daten strukturiert sind.
- Beginnen Sie mit
=VLOOKUP(. - Legen Sie Ihren Suchwert und den Suchbereich fest.
- Geben Sie die richtige Spaltennummer an.
- Verwenden Sie FALSE in den meisten Fällen für exakte Übereinstimmungen.
Zusammenfassung
Wenn die Funktion SVERWEIS reibungslos funktioniert, fühlt sich das wie ein kleiner Erfolg an – wie das Knacken eines kniffligen Codes. Sobald man die Argumente und das Datenlayout verstanden hat, ist es ganz einfach. Lassen Sie sich aber nicht entmutigen, wenn es anfangs nicht klappt. Manchmal ist die Datenqualität wichtiger als die Formel selbst.Üben Sie mit echten Daten, und Sie werden sehen, dass es Ihnen in Fleisch und Blut übergeht. Im Zweifelsfall denken Sie daran, Ihre Bereiche zu überprüfen, Bezüge beim Kopieren von Formeln zu sperren und überflüssige Leerzeichen zu entfernen. Schon bald werden Sie die Suchvorgänge schneller automatisieren, als Sie „#NV“ sagen können. Ich hoffe, das hilft jemandem da draußen – mir hat es jedenfalls geholfen!