Das Teilen einer Excel-Tabelle mit anderen und das Gewähren von Bearbeitungsrechten kann bei der Zusammenarbeit an einem Projekt sehr hilfreich sein. Doch ehrlich gesagt ist der ganze Prozess nicht immer so einfach, wie er scheint. Manchmal glaubt man, alles richtig gemacht zu haben – auf „Teilen“ klicken, „Bearbeiten“ auswählen, abschicken – und dann funktioniert es nicht wie erwartet. Vielleicht können die Kollegen die Tabelle gar nicht bearbeiten, oder man ist sich nicht sicher, ob die Berechtigungen korrekt eingestellt sind. Deshalb erklären wir Ihnen, was wirklich nötig ist, und geben Ihnen einige praktische Tipps, denn Excel hat natürlich so seine Eigenheiten, die einem manchmal Probleme bereiten.
So teilen Sie eine Excel-Tabelle mit Bearbeitungsberechtigungen
Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Datei öffnen und dass diese auf OneDrive oder SharePoint gespeichert ist.
Das ist eigentlich selbstverständlich, aber wenn sich Ihre Datei auf Ihrem lokalen Rechner befindet und nicht in der Cloud gespeichert ist, funktioniert das Teilen nicht richtig.Öffnen Sie Ihre Excel-Datei und überprüfen Sie das Menüband. Wenn Sie die Schaltfläche „Teilen“ sehen, ist die Datei online gespeichert. Andernfalls müssen Sie die Datei zuerst in OneDrive oder SharePoint speichern. Klicken Sie dazu auf „Datei“ > „Speichern unter“ > „OneDrive“.Ohne diese Speicherung sind die Freigabeoptionen eingeschränkt oder werden gar nicht angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ und überprüfen Sie die Freigabeoptionen.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Teilen“. Es öffnet sich eine Seitenleiste mit Optionen zum Einladen anderer. Standardmäßig ist „Jeder mit dem Link kann ansehen“ ausgewählt – was nicht hilfreich ist, wenn Sie Bearbeitungsrechte benötigen. Stellen Sie die Option auf „Jeder mit dem Link kann bearbeiten“ um, wenn andere Änderungen vornehmen sollen, ohne sich anmelden zu müssen, oder geben Sie einzelne E-Mail-Adressen mit den entsprechenden Berechtigungen an.
Berechtigungen festlegen, indem Sie explizit „Kann bearbeiten“ auswählen.
Wenn Sie E-Mail-Adressen eingeben und auf Senden klicken, überprüfen Sie bitte, ob die Berechtigung auf Bearbeiten eingestellt ist. Manchmal sind die Standardeinstellungen etwas merkwürdig, insbesondere wenn Sie einen Link statt einzelner Personen teilen. Es lohnt sich, die Linkberechtigungen erneut zu überprüfen, indem Sie auf Jeder mit dem Link klicken und sicherstellen, dass Bearbeiten zulassen aktiviert ist. Denn natürlich muss Excel es unnötig kompliziert machen.
Geben Sie die korrekten E-Mail-Adressen ein und versenden Sie die Einladungen.
Geben Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Kollegen, Kunden usw.ein und achten Sie darauf, die richtigen zu verwenden. Wenn Sie einen Link teilen, können Sie diesen generieren und separat per E-Mail oder Messenger versenden. Beachten Sie, dass die Freigabelinks in manchen Fällen vom Administrator Ihrer Organisation weiter eingeschränkt werden können (falls Sie ein geschäftliches Konto verwenden).Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit dem Link. Sollte ihre E-Mail-Adresse falsch sein, erhalten sie natürlich keinen Zugriff.
Behalten Sie die Berechtigungen im Auge und widerrufen Sie sie gegebenenfalls.
Nach dem Teilen ist es ratsam, die Zugriffsrechte zu überprüfen. Dies können Sie über „Freigegeben für“ in den Dateidetails oder über die Linkberechtigungen tun. In manchen Fällen müssen Sie möglicherweise direkt OneDrive/SharePoint öffnen, die Datei suchen, mit der rechten Maustaste klicken und „Zugriff verwalten“ auswählen, um die Berechtigungen einzusehen und zu bearbeiten. Gelegentlich werden bestimmte Berechtigungen nicht sofort übernommen. Versuchen Sie in diesem Fall, die Datei zu aktualisieren oder zu schließen und erneut zu öffnen.
Zusätzliche Tipps für eine reibungslose Zusammenarbeit
- Überprüfen Sie die Berechtigungen regelmäßig: Wenn Sie etwas mit einer großen Gruppe geteilt haben, kann es vorkommen, dass jemand noch lange nach dem vorgesehenen Zeitpunkt Bearbeitungen vornimmt.Überprüfen Sie daher die Freigabeeinstellungen regelmäßig.
- Sofern unterstützt, können Sie Ablaufdaten festlegen: Einige Organisationseinstellungen ermöglichen es Ihnen, die Zugriffszeit zu begrenzen, was für den temporären Zugriff praktisch ist.
- Schützen Sie sensible Informationen: Verwenden Sie
Review > Protect Sheet/Workbook, um Teile Ihres Tabellenblatts bei Bedarf zu sperren, auch während der Freigabe. - Beachten Sie die Unternehmensrichtlinien: Unternehmenskonten unterliegen oft Beschränkungen für die Freigabe außerhalb der Domäne oder deaktivieren bestimmte Freigabefunktionen. Wenn Ihre Möglichkeiten begrenzt sind, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.
Häufig gestellte Fragen – Dinge, über die Leute stolpern
Wie kann ich jemandem nachträglich die Bearbeitungsrechte entziehen?
Gehen Sie zurück zu „Freigegeben für“, suchen Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des Absenders und klicken Sie auf „Entfernen“ oder ändern Sie die Berechtigungen auf „Betrachter“.In OneDrive oder SharePoint ist die Zugriffsverwaltung einfacher, wenn Sie dies auf der Detailseite der Datei tun.
Kann ich sehen, wer gerade gleichzeitig bearbeitet?
Ja, wenn die Live-Zusammenarbeit aktiviert ist. Sie sehen dann, wer mit Ihnen im selben Tabellenblatt arbeitet und gegebenenfalls in Echtzeit dessen Änderungen. Das ist besonders hilfreich für die Teamarbeit, kann aber manchmal etwas unübersichtlich werden, wenn mehrere Personen versuchen, dieselbe Zelle zu aktualisieren. Es ist etwas chaotisch, aber es funktioniert.
Was ist, wenn mein Empfänger die Datei nicht öffnen kann oder eine Meldung erscheint, dass er Excel benötigt?
Sie können Excel Online ausprobieren – schicken Sie ihnen einfach den Link, und sie benötigen möglicherweise gar nicht mehr die Desktop-Version von Excel. Auch zum Bearbeiten von Dokumenten ist Excel Online sehr gut geeignet. Ein kleiner Hinweis: Einige erweiterte Funktionen sind in der Online-Version möglicherweise nicht verfügbar oder eingeschränkt.
Warum ist Teilen manchmal so kompliziert?
Aufgrund von Organisationseinstellungen, Administratorbeschränkungen oder manchmal ungewöhnlichen Standardoptionen ist nicht immer klar, welche Berechtigungen gelten oder ob man tatsächlich Bearbeitungsrechte hat. Manchmal reichen ein kurzer Blick auf die Einstellungen und eine Aktualisierung der Seite aus, um Klarheit zu schaffen. Bei einer Konfiguration funktionierte es auf Anhieb, bei einer anderen waren mehrere Versuche und etwas Herumprobieren mit den Berechtigungen nötig.
Zusammenfassung
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei in OneDrive oder SharePoint gespeichert ist.
- Verwenden Sie die Schaltfläche „Teilen“ und wählen Sie „Jeder mit dem Link kann bearbeiten“ oder laden Sie bestimmte E-Mail-Adressen ein.
- Überprüfen Sie die Berechtigungen noch einmal, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
- Überprüfen Sie regelmäßig die gemeinsamen Zugriffsrechte, um die Sicherheit zu gewährleisten.
Zusammenfassung
Das Teilen von Dateien mit Bearbeitungszugriff in Excel ist nicht immer einfach, besonders wenn man auf Berechtigungsbeschränkungen oder organisatorische Vorgaben stößt. Sobald man jedoch die Verwaltung von Berechtigungen über OneDrive oder SharePoint verstanden hat, wird es deutlich weniger frustrierend. Denken Sie daran: Manchmal liegt es nicht an Ihnen, sondern am ungewöhnlichen Berechtigungssystem von Excel und den Unternehmensrichtlinien, die Probleme verursachen. Hoffentlich helfen Ihnen diese Tipps, einige dieser kniffligen Momente zu vermeiden. Viel Erfolg und eine reibungslose Zusammenarbeit!