Kennen Sie das Problem, wenn Sie ein Meeting planen oder schnell einen Konsens erzielen möchten, ohne endlose E-Mail-Ketten? Oder möchten Sie einfach, dass Ihr Team über den besten Termin für das nächste Meeting abstimmt? Mit einer Kalenderumfrage in Outlook wird das deutlich einfacher, aber nicht jeder weiß sofort, wie es geht. Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, insbesondere da die Funktion nur mit einem Microsoft Exchange-Konto und der Desktop-App funktioniert – mit der Webversion gibt es (noch) keinen Erfolg. Und denken Sie daran: Ihr IT-Administrator muss diese Funktion aktiviert haben. Prüfen Sie das also zuerst, sonst klicken Sie sich unnötig herum.
So richten Sie eine Kalenderumfrage in Outlook ein – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Finde den richtigen Ort, um die Umfrage zu erstellen.
Dieser Schritt ist etwas ungewöhnlich, aber Sie können zunächst eine neue E-Mail über „Neue E-Mail“ öffnen. Fügen Sie Ihre Nachricht und die Empfänger wie gewohnt hinzu. Alternativ können Sie direkt zu Ihrem Kalender gehen und einen neuen Termin erstellen. Doppelklicken Sie dazu einfach auf das gewünschte Datum und suchen Sie dann unter dem Reiter „ Besprechung“ nach der Option „Neue Terminplanung “.Bei manchen Systemen ist dieser Schritt etwas versteckt; schauen Sie sich daher in der Menüleiste um, falls Sie ihn nicht sofort sehen.
Legen Sie die Umfrageoptionen fest und schlagen Sie Zeiten vor.
Sobald Sie darauf klicken, öffnet sich ein Fenster zur Terminplanung. Hier wählen Sie die möglichen Termine und Uhrzeiten für Ihr Meeting aus. Wenn Ihre Teilnehmer ebenfalls Outlook verwenden, sehen Sie neben jedem Zeitfenster kleine Symbole oder Markierungen, die anzeigen, wer verfügbar oder beschäftigt ist. Normalerweise signalisiert ein grünes Häkchen oder eine Zahl die Verfügbarkeit – wie in dem Beispiel, in dem alle zu allen vorgeschlagenen Zeiten Zeit haben. Das ist äußerst praktisch, um unnötigen E-Mail-Verkehr zu vermeiden. Tipp: Aktivieren Sie die Option „Termin festlegen, sobald sich alle Teilnehmer einig sind“, um die Verwaltung zu vereinfachen. Der Kalender wird dann automatisch aktualisiert, sobald alle abgestimmt haben.
Schließe die Umfrage ab und sende sie ab.
Vergessen Sie nicht, alle zusätzlichen Details anzugeben – Anhänge, Tagesordnung usw., was Ihre Einladung sonst noch benötigt. Nach dem Versenden erhalten die Empfänger einen Link, über den sie ihren Wunschtermin auswählen können. Die Antworten werden direkt in Ihrem Posteingang angezeigt. Ein kleiner Hinweis: Fragen Sie am besten Ihren Administrator, ob diese Funktion auf allen Plattformen verfügbar ist – manchmal ist sie nur in der Desktop-App verfügbar und möglicherweise nicht in der Outlook-Webversion. Wenn Sie den Besprechungstermin nach Ablauf der Umfrage manuell ändern möchten, doppelklicken Sie einfach auf den Termin in Ihrem Kalender und bearbeiten Sie ihn wie gewohnt. Windows hält einen da manchmal etwas auf Trab.
Ja, es ist nicht immer sofort ersichtlich, aber sobald es eingerichtet ist, vereinfacht es die Terminplanung enorm. Bei einer Konfiguration hat es auf Anhieb funktioniert, bei einer anderen… war vielleicht ein Neustart nötig. Ich bin mir nicht sicher, warum es funktioniert, aber Windows und Outlook machen die Dinge natürlich gerne unnötig kompliziert.