Heutzutage sind immer mehr E-Mails voller eingebetteter Tabellen und formatierter Daten. Das macht es schwierig, die Darstellung auf verschiedenen Plattformen übersichtlich zu gestalten. Besonders das Einfügen einer übersichtlichen Tabelle in Outlook oder Gmail kann frustrierend sein – manchmal sind die integrierten Tools eingeschränkt oder einfach nur klobig. Mit ein paar Tricks lässt sich diese Unannehmlichkeiten umgehen, egal ob am Desktop, auf dem Handy oder sogar über verschiedene Dienste hinweg. Ziel ist es, eine ansprechende Darstellung zu erzielen, die Formatierung nicht zu beschädigen und Zeit zu sparen.
So fügen Sie eine Tabelle in Outlook-E-Mails auf dem PC ein
Methode 1 – Verwenden des in Outlook integrierten Tabelleneditors
Die Outlook-Desktop-App verfügt tatsächlich über einen recht guten Tabelleneditor, der Word nachahmt und daher recht unkompliziert ist. Der Vorteil? Ihre Formatierung bleibt weitgehend erhalten, insbesondere wenn Sie sich an die gemeinsamen Funktionen von Outlook und Word halten. Bei manchen Konfigurationen ist jedoch nicht alles perfekt – manchmal sind Menüs kompliziert oder Optionen erscheinen nicht dort, wo Sie es erwarten. Insgesamt ist dies jedoch normalerweise der einfachste Weg, wenn Sie mit einem Windows-Rechner arbeiten.
Öffnen Sie Outlook und beginnen Sie mit dem Verfassen einer E-Mail. Klicken Sie nach Möglichkeit auf „In neuem Fenster öffnen“ oder vergrößern Sie das Fenster. Das erleichtert die Bearbeitung.
Gehen Sie zur Registerkarte „Einfügen“. Hier beginnt die Magie. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Tabelle erscheinen soll.
Klicken Sie auf „Tabelle“. Es erscheint ein Raster. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber und wählen Sie die gewünschte Zeilen- und Spaltenanzahl (maximal ca.10 x 10).Sieht einfach aus, oder? Wenn Sie jedoch eine größere Tabelle benötigen, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Klicken Sie unten im Dropdown-Menü auf „Tabelle einfügen…“. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie manuell die gewünschte Anzahl an Zeilen und Spalten eingeben können. Klicken Sie auf „OK“ und voilà, die Tabelle ist eingefügt.
Nach dem Einfügen funktioniert das Eintippen in die Zellen genauso wie in Word. Sie können die Größe der Tabelle ändern, indem Sie die untere rechte Ecke ziehen. Wenn Sie mehrere Zellen auswählen, haben Sie Optionen wie Zusammenführen oder Teilen (wenn Sie das Drei-Punkte-Symbol sehen, ist das Ihr Freund).
Achtung: Einige Kontextmenüoptionen sind möglicherweise etwas eingeschränkt oder schwer zugänglich, wenn Ihre Tabelle zu groß ist oder Ihr Outlook-Fenster nicht maximiert ist. Es ist zwar etwas ungewöhnlich, aber durch Ändern der Fenstergröße oder Neupositionierung der Tabelle können Sie auf alle diese Optionen zugreifen.
Methode 2 – Arbeiten mit Outlook auf Mobilgeräten
Ja, Outlook Mobile ist zum direkten Einfügen von Tabellen praktisch nutzlos. Der integrierte Editor bietet diese Funktion einfach nicht, und der Versuch, Tabellen auf dem Smartphone einzufügen, kann ziemlich chaotisch sein. Hier ist jedoch ein Workaround: Verwenden Sie die Webversion von Outlook in einem Browser und tun Sie so, als wären Sie an einem Desktop-Computer.
Öffnen Sie Ihren mobilen Browser und gehen Sie zu „ Outlook für das Web “. Melden Sie sich wie gewohnt an.
Wechseln Sie in den Desktop-Modus. Tippen Sie dazu auf das Browsermenü (normalerweise drei Punkte oben oder unten) und wählen Sie dann „Desktop-Site“ oder „Desktop-Website anfordern“.Dadurch wird die gesamte mobile Benutzeroberfläche entfernt und Sie erhalten eine Ansicht, die der Ihres PCs ähnelt.
Erstellen Sie eine neue E-Mail und erweitern Sie den Editor mit der Schaltfläche „Erweitern“.Es gelten dieselben Schritte wie in Outlook für Desktop-PCs: Klicken Sie auf „Einfügen“ und wählen Sie anschließend die Tabellenoptionen.
Achtung, auf Mobilgeräten kann das etwas fummelig sein. Der Bildschirm zoomt und der Auto-Zoom kann einige Optionen verbergen, sodass Sie herauszoomen oder die Elemente verschieben müssen. Trotzdem ist es besser, als es direkt in der App zu versuchen.
Methode 3 – Plattformübergreifender Trick: Tabellen aus anderen Editoren einfügen
Wenn alles andere fehlschlägt, kann ein guter alter Copy-and-Paste-Trick Wunder wirken. Besonders wenn Sie Ihre Tabelle in Google Sheets, Excel oder einem anderen Tabelleneditor erstellen, kopieren Sie sie einfach und fügen Sie sie in Ihre E-Mail ein. Manchmal bleibt die Formatierung erhalten, manchmal nicht so sehr, aber mit ein paar kleinen Anpassungen kann sie ganz ordentlich aussehen.
Erstellen oder kopieren Sie Ihre Tabelle in Ihrem bevorzugten Tabellenkalkulationsprogramm. Verwenden Sie eine einfache Tabelle mit Beispieldaten, um zu sehen, ob sie funktioniert.
Wählen Sie die gesamte Tabelle aus. Ziehen Sie darüber oder klicken Sie auf die Ecke, um alles auszuwählen, was Sie möchten.
Kopieren Sie die Tabelle. Auf dem Desktop: Ctrl + C. Auf dem Handy: Halten Sie die Taste gedrückt und tippen Sie auf „Kopieren“.
Öffnen Sie Ihren E-Mail-Client. Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle und fügen Sie ihn dann mit ein Ctrl + Voder drücken Sie lange und dann „Einfügen“.
Normalerweise behält die eingefügte Tabelle die meisten Formatierungen bei. Sollte sie jedoch fehlerhaft sein, können Sie versuchen, die Formatierung zu löschen oder die Schriftgröße und die Zellenfarben anzupassen. In Outlook können Sie die Tabelle auswählen und dann im Menü „Formatvorlagen“ auf „Formatierung löschen“ klicken, um die Tabelle zu bereinigen.
Ehrlich gesagt funktioniert diese Methode nicht immer perfekt, aber bei einem Setup klebte es wunderbar, bei einem anderen sah es aus wie ein Sammelalbum. Probieren Sie es aus – manchmal geht es nur darum, herauszufinden, was auf Ihrem System am besten haftet.
Zusammenfassung
- Verwenden Sie die Tabelleneinfügefunktion von Outlook für schnelle, übersichtliche Tabellen, hauptsächlich auf dem Desktop.
- Aktivieren Sie für mobile Benutzer den „Desktop-Site“-Modus in Ihrem Browser und fügen Sie Tabellen auf die gleiche Weise ein.
- Wenn alles andere fehlschlägt, kopieren Sie es aus Google Sheets oder Excel und fügen Sie es in Ihre E-Mail ein.
Zusammenfassung
Das Einfügen von Tabellen in E-Mails über verschiedene Plattformen hinweg ist nicht immer reibungslos, aber diese Tricks decken die meisten Szenarien ab. Der integrierte Editor in Outlook unter Windows ist am zuverlässigsten. Wenn Sie jedoch mobil sind oder verschiedene E-Mail-Anbieter nutzen, können ein wenig Kreativität und Copy-and-Paste-Künste die Lösung sein. Manchmal ist Geduld gefragt, Fenstergrößen anzupassen oder einfach verschiedene Methoden auszuprobieren, bis etwas passt. Hoffentlich bringt dies ein Update auf den Weg – falls nicht, ist es zumindest ein guter Ausgangspunkt.