Il arrive qu’on complexifie inutilement nos feuilles Excel. Plusieurs lignes d’en-tête ? C’est vite le chaos assuré, surtout pour les formules et le tri des données. Dans ce cas, un nettoyage manuel est possible, mais souvent fastidieux, surtout avec un grand volume de données. Heureusement, Power Query permet d’automatiser, ou du moins de simplifier, cette tâche. La méthode n’est pas toujours évidente et les options intégrées ne suffisent pas toujours, mais en quelques étapes, vous pouvez venir à bout de ces en-têtes multiples.
Corriger les lignes d’en-tête multiples dans Excel avec Power Query
Avoir plusieurs lignes d’en-tête semble une bonne idée au premier abord : plus de détails, plus de descriptions. Mais en réalité, c’est un véritable casse-tête si l’on n’y prend pas garde. Des noms de colonnes dupliqués ou des erreurs dans les références aux données peuvent considérablement ralentir votre flux de travail. Plutôt que de supprimer manuellement les en-têtes ou de tout reformater, Power Query gère cela efficacement. Cela suppose que votre jeu de données soit déjà sous forme de tableau ; sinon, il est conseillé de le créer au préalable afin de garantir une organisation optimale tout au long du processus.
Voici la procédure en résumé : commencez par convertir votre plage de données en tableau, puis utilisez Power Query pour transposer, dénormaliser et réaffecter les en-têtes. Certes, c’est un peu long, mais ça fonctionne, surtout si vos en-têtes sont complexes ou s’il y a plusieurs lignes d’en-tête.
Organisez vos données sous forme de tableau
- Ouvrez votre feuille de calcul et cliquez n’importe où dans vos données.
- Allez dans l’onglet « Accueil » et cliquez sur « Mettre en forme comme tableau » — vous verrez apparaître de nombreux styles.
- Sélectionnez le style que vous préférez et cliquez dessus.
- Une boîte de dialogue s’affiche. Assurez-vous que la case « Mon tableau comporte des en-têtes » est cochée, même si vous pensez n’avoir d’en-têtes qu’en haut, car vos données peuvent comporter plusieurs lignes d’en-tête. Vérifiez également que la plage de valeurs couvre toutes vos données ; ajustez-la si nécessaire.
- Cliquez sur « OK ».
Voici où cela se complique : comme votre tableau comporte plusieurs lignes d’en-tête, Excel interprétera la deuxième ligne comme des données, ce qui complique les choses. Pour résoudre ce problème, vous devrez aplatir les en-têtes avec Power Query.
Utilisation de Power Query pour aplatir les en-têtes
- Allez dans l’onglet « Données », puis cliquez n’importe où dans votre tableau.
- Cliquez sur « À partir d’un tableau/d’une plage » (parfois appelé « À partir d’un tableau » ou « Obtenir et transformer des données »).L’éditeur Power Query s’ouvre alors.
- Dans Power Query, accédez à l’ onglet « Transformer » et cliquez sur « Transposer ». Vos lignes seront alors transformées en colonnes, la deuxième ligne d’en-tête devenant ainsi une colonne plus facile à manipuler. Attention : sur certaines configurations, il peut être nécessaire de répéter l’opération ou d’ajuster le processus pour obtenir un alignement correct. Il faut parfois procéder par essais et erreurs.
- Comblez les espaces vides dans vos colonnes d’en-tête ; celles-ci sont généralement remplies par des virgules null, vous pouvez donc les remplacer ou les remplir avec la valeur d’en-tête précédente si nécessaire.
- Redéfinir les en-têtes : Cliquez sur le coin supérieur gauche de la grille de données dans Power Query, puis sélectionnez « Utiliser la première ligne comme en-têtes ». Les lignes redeviennent alors des noms de colonnes.
- Si vos en-têtes sont encore mal organisés ou si vous souhaitez combiner plusieurs en-têtes, vous pouvez sélectionner les colonnes d’en-tête, faire un clic droit et choisir « Annuler la mise en forme des autres colonnes ». Cela permet d’aplatir les ensembles d’en-têtes complexes en une structure de données plus facile à gérer.
- Sources de confusion : les informations d’en-tête, auparavant disposées en lignes, sont désormais en colonnes, et vos données principales s’alignent mieux sur une seule ligne d’en-tête.
- Renommez vos colonnes avec des noms significatifs, puis cliquez sur « Fermer et charger » dans l’onglet Accueil pour les recharger dans Excel.
En suivant ces étapes, vos données seront bien plus claires et faciles à gérer. Pour certains, le premier essai ne sera peut-être pas parfait : Power Query peut parfois se montrer capricieux avec les fonctions de transposition et de dépivotage, surtout si vos données sources présentent des irrégularités. Mais une fois la technique maîtrisée, c’est une véritable révolution.
Et oui, bien sûr, le but est d’éviter de perdre la tête à cause d’en-têtes emmêlés ; parfois, une solution de contournement vaut mieux que la corvée d’un nettoyage manuel à chaque fois.