Les formulaires Google sont très populaires car ils sont simples, accessibles et performants en matière de gestion des données ; aucun codage n’est requis. Cependant, ils ne sont pas parfaits. Généralement, ce n’est pas un problème majeur, mais il arrive que les réponses ne parviennent pas, ce qui peut être un véritable casse-tête. Peut-être avez-vous atteint la limite de stockage, ou le formulaire est-il fermé accidentellement. Ou peut-être qu’un paramètre bloque les réponses sans que personne ne s’en aperçoive. Identifier l’origine du problème peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter bien des frustrations, surtout si vous essayez de recueillir les réponses d’une équipe ou de clients.
Ce tutoriel explique comment résoudre un problème lié à un formulaire Google qui refuse les réponses, que vous soyez le propriétaire ou un simple utilisateur. Une fois terminé, vous devriez avoir une idée assez précise des causes du blocage et de la solution. Il n’existe pas de solution universelle : chaque problème nécessite une solution différente, alors gardez cela à l’esprit. Parfois, il suffit d’activer un bouton, d’autres fois, il faut accéder à l’espace de stockage Drive ou aux autorisations du compte.
La solution est-elle la même pour chaque situation ?
Honnêtement, non. La solution dépend de la personne qui répond : propriétaire ou répondant. Si vous êtes le propriétaire, vous devrez peut-être vous assurer que le formulaire accepte toujours les réponses et que votre espace de stockage n’est pas saturé. Si vous répondez simplement, il s’agit plutôt de vérifier que vous avez répondu à toutes les questions obligatoires et que le formulaire n’est pas fermé. Dans certaines configurations, cela implique d’ajuster les autorisations de partage ou de vérifier que les limites de réponses ne sont pas activées par erreur.
Comment vérifier et corriger un formulaire Google en tant que propriétaire
Si vous êtes responsable du formulaire, il y a plusieurs points à vérifier. La grande majorité des problèmes se résument à des paramètres ou à des limitations de compte. Résoudre ces problèmes peut paraître simple, mais le diable est dans les détails. Parfois, on pense qu’il s’agit d’une simple modification, mais d’autres fois, le problème se cache derrière des problèmes de stockage ou d’autorisations de dossiers. Surveillez la façon dont Google gère les fichiers et les réponses ; bien sûr, Google doit parfois complexifier des choses simples.
Assurez-vous que le formulaire est ouvert aux réponses
- Ouvrez votre formulaire Google. Accédez à Google Forms et sélectionnez le formulaire sur lequel vous travaillez.
- Cliquez sur le bouton « Publié » en haut à droite de la page. Ce bouton permet de contrôler si les réponses sont acceptées ou non.
- Vérifiez que l’option « Accepter les réponses » est activée. Il arrive qu’elle soit désactivée par inadvertance, surtout si quelqu’un d’autre a accès aux droits de modification ou si vous modifiez les paramètres. Cette option est cachée derrière l’icône en forme d’engrenage, sous Paramètres > Réponses. Assurez-vous simplement qu’elle est activée.
C’est la première chose à vérifier. Dans certaines configurations, les réponses peuvent être bloquées à cause de cette option, et il est étrange que ce soit souvent négligé. Si les réponses ne sont toujours pas reçues après cela, il est possible que des problèmes de stockage ou d’autorisations se posent.
Vérifiez votre stockage Google Drive et les autorisations des dossiers
Cette partie perturbe les utilisateurs plus souvent qu’elle ne le devrait. Si votre formulaire comporte une question sur le téléchargement de fichiers, les réponses ne s’afficheront pas si vous manquez d’espace disque ou si le formulaire se trouve dans un dossier partagé.Étrange, mais vrai. Google n’autorise le téléchargement de fichiers que dans des dossiers personnels ou non partagés ; les disques partagés ont d’autres règles.
- Vérifiez l’espace disque utilisé. Accédez à Google Drive et consultez la barre d’espace en bas à gauche. Si elle est presque pleine, les réponses impliquant des téléchargements de fichiers risquent de ne pas être enregistrées.
- Pensez à faire un peu de ménage. Supprimez les anciens fichiers, videz votre corbeille ou passez à un forfait supérieur si nécessaire. Si vous avez atteint la limite, les réponses ne seront pas enregistrées correctement, surtout les fichiers téléchargés via des formulaires.
- Vérifiez où se trouve votre formulaire. S’il se trouve dans un dossier partagé, les réponses avec téléchargements pourraient échouer silencieusement. Déplacez le formulaire vers votre « Mon Drive » (hors des dossiers partagés).Pour cela, cliquez simplement sur l’icône de dossier à côté du formulaire dans Google Drive et déplacez-le.
Sur certaines machines, déplacer le formulaire a résolu le problème de réponse, mais sur d’autres, c’était la limite de stockage qui était en cause ; allez comprendre. C’est un peu agaçant, mais c’est Google Drive qui vous le propose. Vérifiez les autorisations si vous suspectez des problèmes de partage, notamment lors du téléchargement de fichiers.
Limites de réponse aux réponses aux avis
Si votre formulaire Google est configuré sur « Limiter à une réponse », cela peut prêter à confusion. Ce paramètre limite les réponses à une par compte, ce qui peut poser problème si plusieurs personnes tentent de répondre ou si une personne est déconnectée. De plus, seuls les utilisateurs de comptes Google peuvent répondre ; les réponses anonymes sont interdites.
- Accédez à « Paramètres » (cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite de l’éditeur de formulaires).
- Dans la section « Réponses », désactivez « Limiter à une réponse ». Si cette option est décochée, davantage de personnes pourront répondre et les réponses multiples d’un même utilisateur ne seront pas bloquées.
C’est une chose qui fait parfois trébucher les gens parce qu’ils activent accidentellement « Limiter à 1 réponse » en pensant que c’est une bonne idée pour le contrôle du spam, mais ensuite les réponses cessent d’arriver. Cela vaut vraiment la peine de vérifier si les réponses semblent limitées ou inexistantes.
Vérifiez les règles de validation des questions
Il arrive que les utilisateurs soient bloqués car certaines questions ont une validation ou une logique stricte qui bloque la soumission. Par exemple, si une question requiert un nombre ou une date valide et que la réponse du répondant ne correspond pas, la soumission est refusée. Ou encore, si la logique du flux est trop complexe, les réponses risquent de ne jamais parvenir.
- Vérifiez les critères de validation de chaque question. Par exemple, si un nombre est requis, assurez-vous que la réponse soit un nombre et non du texte. Il en va de même pour les formats de date.
- Simplifiez la logique et la validation si nécessaire. Gardez les questions simples pour éviter toute frustration ou blocage involontaire des répondants.
Sur certains formulaires, des règles de validation strictes posaient plus de problèmes qu’elles n’apportaient de solutions. Un assouplissement de ces règles peut faciliter le traitement des réponses.
Que vérifier si vous êtes le répondant
Lors du remplissage d’un formulaire, les principales causes sont probablement l’absence de réponses obligatoires ou des erreurs de validation non détectées. De plus, si le responsable du formulaire l’a fermé temporairement ou a défini des limites, les réponses ne seront pas traitées.
- Attention aux astérisques rouges : ils indiquent les questions obligatoires. Si vous ne les répondez pas, le formulaire risque de ne pas être envoyé.
- Assurez-vous que vos réponses respectent le format attendu, notamment pour les dates et les nombres. Dans le cas contraire, le formulaire pourrait bloquer la soumission avec des messages d’erreur vagues.
- Vérifiez si le propriétaire a désactivé le formulaire ou défini des limites de réponse. Parfois, il suffit d’attendre qu’il rouvre les réponses.
En fin de compte, la plupart des problèmes se résument à des paramètres, des limites ou de simples erreurs. Parfois, une simple vérification des bases permet de clarifier les choses et de relancer les réponses.