Microsoft Forms est très pratique pour les sondages en ligne rapides, notamment grâce à sa compatibilité avec les autres outils Microsoft Office. Cependant, consulter ou manipuler les réponses peut être frustrant, car on est souvent limité aux vues intégrées ou obligé de les exporter manuellement à chaque fois. Si vous souhaitez vraiment travailler avec vos réponses, les synchroniser directement avec Excel vous simplifie grandement la vie, notamment pour trier, filtrer ou traiter les données. Ce guide explore plusieurs méthodes pour intégrer automatiquement ces réponses dans Excel, afin que vous puissiez vous concentrer sur l’analyse plutôt que sur les clics.
Comment synchroniser les formulaires Microsoft avec Excel sur Excel pour le Web
Si vous disposez d’un abonnement à Microsoft 365, ce processus peut être quasiment automatisé. L’idée est que les réponses sont directement envoyées vers un fichier Excel stocké sur OneDrive, de sorte que chaque nouvelle réponse met à jour le même document ; aucune exportation manuelle n’est nécessaire. Sur certaines configurations, cela fonctionne parfaitement, mais la première synchronisation peut prendre une minute, surtout si vos dossiers ou vos autorisations sont instables. Ensuite, chaque nouvelle réponse devrait apparaître dans le tableau si le fichier reste à sa place.
Comment le configurer
- Créez votre enquête ou questionnaire dans Microsoft Forms. Publiez-le comme d’habitude. Assurez-vous qu’il est connecté à votre compte Office 365, car c’est lui qui fait fonctionner l’ensemble.
- Accédez à la section « Afficher les réponses » dans les formulaires. Si vous avez déjà reçu des réponses, le panneau « Aperçus » s’affichera à droite. Cliquez sur « Ouvrir Excel » ou « Ouvrir dans Excel ».Un fichier Excel lié sera alors généré ou ouvert, stocké dans OneDrive (emplacement par défaut si l’enregistrement automatique est activé).
- Ce fichier Excel sera un lien actif, ce qui signifie que les réponses seront synchronisées automatiquement tant qu’il restera dans le même dossier. Si vous ne voyez pas les réponses mises à jour en temps réel, vérifiez que le fichier est toujours sur OneDrive et que votre configuration Office 365 est correctement liée (un bug de connexion ou un délai de synchronisation peut parfois survenir).Vous pouvez également vérifier en ouvrant le fichier directement dans Excel pour le Web : il devrait se mettre à jour lorsqu’un utilisateur soumet une nouvelle réponse.
Certains utilisateurs remarquent que, sur certaines machines ou configurations, la synchronisation n’est pas parfaite au début, ou que le fichier n’apparaît pas là où il le souhaite. Généralement, fermer et rouvrir le fichier ou redémarrer Excel résout le problème. Windows et Office étant parfois peu coopératifs, la patience et la vérification des autorisations des dossiers sont souvent utiles. De plus, si vous modifiez le formulaire, assurez-vous que le tableau Excel lié correspond aux nouveaux champs ; sinon, certaines lignes risquent de ne pas se remplir correctement.
Notes supplémentaires :
Pour plus de précision, accédez à Paramètres > Données > Afficher les réponses dans une fenêtre séparée dans Formulaires, ou accédez à Excel et vérifiez que votre tableau lié est configuré pour recevoir les réponses du bon formulaire. Assurez-vous également que votre synchronisation OneDrive est active en cliquant sur l’icône de nuage dans la barre des tâches ; il arrive qu’un problème de synchronisation interrompe les mises à jour automatiques.
Comment synchroniser Microsoft Forms avec Excel avec Power Automate
Cette option est un peu plus avancée, mais très utile si vous souhaitez plus de contrôle. Power Automate (anciennement Flow) peut configurer un lien en temps réel pour que les réponses soient automatiquement saisies dans votre Excel et que tout soit à jour, sans que vous ayez à cliquer ou ouvrir manuellement des fichiers. Là encore, vous aurez besoin d’une licence Business ou d’une version d’Office 365 incluant Power Automate ; sinon, vous devrez effectuer des exportations manuelles.
Mise en place
- Créez/sélectionnez votre formulaire et le classeur Excel correspondant sur OneDrive ou SharePoint. Assurez-vous que la feuille Excel contient un tableau (et pas seulement des données brutes ; vous pouvez en créer un dans Excel avec Insertion > Tableau ) pour recevoir les réponses.
- Ouvrez Power Automate ( voici le lien ).Connectez-vous avec votre compte Office 365.
- Cliquez sur « Créer », puis sélectionnez « Flux cloud automatisé ».Nommez-le, par exemple « Synchroniser les réponses du formulaire ».
- Définissez le déclencheur sur « Lorsqu’une nouvelle réponse est soumise » dans Microsoft Forms. Choisissez le formulaire à surveiller (cliquez sur « Choisir un formulaire » et sélectionnez-le).
- Ajoutez une nouvelle étape, recherchez « Microsoft Forms », puis sélectionnez « Obtenir les détails de la réponse ». Utilisez l’ID de formulaire choisi précédemment et mappez l’ID de réponse de manière dynamique afin qu’il récupère les informations pour chaque réponse.
- Ensuite, ajoutez une autre action : recherchez « Excel Online (Business) » et sélectionnez « Ajouter une ligne dans un tableau ». Recherchez votre fichier Excel (dans OneDrive ou SharePoint), sélectionnez la feuille et le tableau appropriés.
- Associez chaque champ de la réponse à la colonne correspondante dans votre tableau Excel. La zone de contenu dynamique simplifie cette opération : il suffit de cliquer et de faire glisser les données de la réponse ou de cliquer pour les insérer.
- Cliquez sur Enregistrer. Désormais, dès que quelqu’un répond, les données devraient être automatiquement transférées dans la feuille Excel. Assurez-vous simplement que le fichier reste au même emplacement et que vous ne modifiez pas la disposition du tableau ni les en-têtes ; c’est souvent ce qui perturbe le flux.
Notez que cette configuration est un peu fragile si vous modifiez les noms de champs ou déplacez les fichiers. Il est donc préférable de la configurer une fois pour toutes afin de garantir la stabilité. Sur certains clients Office 365, Power Automate fonctionne correctement, mais sur d’autres, des droits d’administrateur ou des autorisations supplémentaires peuvent être nécessaires. Consultez donc votre service informatique si le problème persiste.
Honnêtement, l’automatisation à ce niveau est un peu étrange, mais fonctionne bien si elle est correctement configurée.À noter : les données de réponse sont ajoutées, et non écrasées. Préparez-vous donc à une liste interminable de réponses.
Résumé
- Utilisez Office 365 + OneDrive pour lier automatiquement vos formulaires et Excel pour des mises à jour de données en temps réel.
- Ou configurez Power Automate pour plus de contrôle et d’automatisation, en particulier pour les projets en cours.
- N’oubliez pas : conservez vos fichiers aux mêmes endroits et ne modifiez pas les structures des tables après avoir configuré les éléments.
Conclure
Transférer les réponses directement dans Excel simplifie grandement l’analyse et le suivi des enquêtes. Les deux méthodes ont leurs inconvénients : la liaison automatique entre Forms et Excel est parfois instable, et Power Automate nécessite quelques ajustements. Mais une fois que c’est fonctionnel, il suffit de le configurer et de l’oublier. Espérons que cela vous évitera quelques soucis et simplifiera la gestion des données.