Ajouter un index dans Word paraît simple : surligner quelques mots, les marquer, ajouter un index, et le tour est joué. Mais en réalité, cela peut s’avérer plus complexe, surtout si votre document est long ou contient beaucoup de termes techniques. Il arrive que l’indexation ne soit pas parfaitement alignée, ou que l’on oublie de la mettre à jour après modification. De plus, on oublie souvent de personnaliser l’index pour qu’il corresponde à son style ou à sa structure. Ce guide vise donc à simplifier ce processus et à le rendre plus fiable, surtout si vous souhaitez que vos lecteurs trouvent rapidement des informations sans avoir à parcourir des pages de texte.
Comment ajouter un index dans Word
Mettez en surbrillance les termes clés et marquez-les
C’est ici que tout commence. Sélectionnez le mot ou l’expression que vous souhaitez voir apparaître dans votre index. Pourquoi ? Parce que Word ne sait pas par magie ce qui est important. En surlignant le texte, vous lui dites : « Tiens, souviens-toi de ça quand je créerai l’index.» Cette étape s’applique lorsque vous avez des termes, des concepts ou des noms importants qui nécessitent une consultation rapide. Attendez-vous à ce qu’après le marquage, Word stocke ces entrées avec des codes cachés qui n’apparaissent que si vous activez le bouton « Afficher/Masquer ¶ ».Ne paniquez donc pas si vous ne voyez rien d’inhabituel au début.
Utilisez l’outil « Marquer l’entrée »
Accédez à l’ onglet Références, puis cliquez sur « Marquer l’entrée ». Une petite fenêtre s’ouvre, contenant le texte sélectionné. Vous pouvez ajouter une sous-entrée pour plus de détails ; c’est un peu comme décomposer un sujet principal en parties plus petites. Par exemple, vous pouvez marquer « Photoshop » comme entrée principale et « Calques » comme sous-entrée. Honnêtement, cela permet de mieux organiser le document si celui-ci couvre beaucoup de sujets. Parfois, dans certaines configurations, cliquer sur « Marquer » peut sembler ne pas avoir d’effet immédiat ; pas d’inquiétude, fermez simplement la boîte de dialogue et continuez.
Ajouter des sous-entrées (facultatif, mais utile)
Pour une touche d’originalité, saisissez un terme secondaire dans le champ « Sous-entrée » pour l’imbriquer sous l’entrée principale. C’est utile lorsque votre document aborde un sujet vaste comme « Réseaux » avec des sous-thèmes comme « Wi-Fi » ou « Ethernet ».Notez qu’au début, marquer trop de sous-entrées peut encombrer votre index ; choisissez donc avec soin. Certains oublient que ces sous-entrées contribuent à clarifier la structure et à donner un aspect professionnel à l’index final.
Insérer l’index dans le document
Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que l’index apparaisse, puis revenez à l’ onglet Références et cliquez sur « Insérer un index ». C’est ici que Word rassemble toutes vos entrées marquées et les place dans une liste claire avec les numéros de page. Sur certaines versions, cliquer sur ce bouton peut ouvrir une boîte de dialogue de configuration ; jouer avec les formats ici est une bonne idée. Attendez-vous à ce qu’il se génère automatiquement en fonction de vos marquages précédents ; vérifiez donc que toutes les entrées semblent correctes avant de finaliser.
Mettez à jour l’index au fur et à mesure de votre travail
C’est la partie que la plupart des gens oublient. Si vous apportez des modifications (ajout d’entrées, déplacement de contenu), vous devrez cliquer sur « Mettre à jour l’index ».Sinon, l’index se désynchronise avec votre contenu, rendant votre navigation quasiment inutile. C’est assez étrange, mais la mise à jour consiste souvent à faire un clic droit sur l’index et à choisir « Mettre à jour le champ ».Parfois, cela échoue la première fois, puis fonctionne parfaitement après un rapide enregistrement ou une réouverture. C’est probablement une façon pour Windows de vous taquiner.
Conseils pour créer un bon index dans Word
- Choisissez vos termes avec un objectif précis : pensez à ce que les lecteurs rechercheront.
- Utilisez les sous-entrées avec parcimonie ; un nombre excessif peut rendre le tout encombré ou déroutant.
- Soyez cohérent avec la formulation et la mise en forme ; rien de pire que « Réseau » et « Périphériques réseau ».
- Testez votre index en cliquant sur les entrées pour savoir s’il prend en charge les hyperliens : assurez-vous qu’ils pointent vers les bonnes pages.
- Maintenez vos entrées à jour.À chaque révision de votre document, actualisez l’index.
Questions fréquemment posées
Qu’est-ce qu’un index exactement dans Word ?
Une liste des termes et concepts importants de votre document, classés par ordre alphabétique et numérotés de page. Une sorte de mini-carte pour votre lecteur.
Puis-je personnaliser l’apparence de l’index ?
Oui, Word vous permet de choisir différents styles et formats. Vous pouvez modifier les polices, le retrait et même l’affichage des numéros de page : de nombreuses options s’offrent à vous si vous explorez les paramètres de la fenêtre « Insérer un index ».
Comment supprimer ou décocher une entrée ?
Il vous suffit de trouver le code XE dans votre document (il est invisible sauf si vous activez l’option « Afficher les codes ») ou de sélectionner l’entrée et de la supprimer. N’oubliez pas que si vous ne le décochez pas, il pourrait toujours apparaître dans votre index après les mises à jour.
Puis-je créer des index séparés pour différentes sections ?
En quelque sorte. Vous pouvez marquer des entrées uniquement dans des sections spécifiques, voire créer plusieurs index, ce qui est parfois pratique pour les documents volumineux ou les rapports structurés. Cependant, vous devrez gérer cela manuellement en ne marquant que certaines parties.
Est-il possible de modifier l’index manuellement ?
C’est possible, mais il est généralement préférable de se fier au marquage des entrées et à leur mise à jour. Les modifications manuelles peuvent être annulées lors de la mise à jour de l’index. Pour un contrôle précis, modifiez les entrées via le processus de marquage.
Conclure
Obtenir un index correct dans Word ne se résume pas à quelques clics. Il s’agit de choisir les mots clés, de les marquer soigneusement et de maintenir l’index à jour. Sur une configuration, cela fonctionnait plutôt bien ; sur une autre, j’ai dû refaire quelques entrées car j’avais oublié de mettre à jour. Mais honnêtement, une fois qu’on a pris le coup de main, c’est un excellent moyen de rendre son document plus professionnel et convivial. N’oubliez pas que les bizarreries de Word font partie du jeu : parfois, il suffit d’actualiser, de redémarrer ou de peaufiner un peu.
Résumé
- Surlignez le texte important.
- Marquez les entrées et ajoutez des sous-entrées si nécessaire.
- Insérez l’index à l’endroit souhaité.
- Mettez à jour régulièrement votre document au fur et à mesure de son évolution.