Gérer une boîte de réception inondée est presque un travail à temps plein, surtout si vous recevez des dizaines d’e-mails par jour. Configurer des règles dans Outlook est une solution miracle, mais l’option simple « Créer une règle à partir d’un e-mail » peut parfois sembler un peu limitée. Pour ceux qui souhaitent plus de contrôle, comme automatiser plusieurs actions ou définir des filtres détaillés, l’Assistant Règles est la solution idéale. Bien sûr, sa configuration est un peu plus complexe, mais une fois terminée, elle fonctionne généralement plutôt bien. Sachez simplement que parfois, dans Outlook, les choses ne fonctionnent pas exactement comme prévu, comme des règles qui ne s’appliquent pas ou des bugs. Un redémarrage d’Outlook est souvent utile, surtout après avoir enregistré de nombreuses règles. Mais bon, plus il y a d’options, mieux c’est, non ?
Comment configurer une règle de dossier simple directement à partir d’un e-mail dans Outlook
Plus de contrôle avec l’assistant de règles (méthode avancée)
Pourquoi cela aide
Cette méthode consiste à personnaliser vos filtres de boîte de réception avec plus de précision, par exemple en excluant certains expéditeurs, en appliquant plusieurs conditions ou en déclenchant différentes actions. Si la création de règles habituelle vous semble contraignante ou si vous triez les e-mails manuellement, une règle plus détaillée peut vous faire gagner du temps à long terme. C’est le cas lorsque les règles de base ne suffisent pas, par exemple pour les e-mails provenant de plusieurs expéditeurs ou contenant des mots-clés spécifiques nécessitant un traitement spécifique.
Prévoyez quelques minutes pour le configurer, mais ensuite, il devrait fonctionner en arrière-plan sans problème, sauf si Outlook s’en mêle, ce qui arrive parfois. Sur certaines configurations, les règles peuvent nécessiter un redémarrage rapide d’Outlook après leur création ou leur modification, afin que tout soit bien appliqué.
Comment configurer l’assistant de règles dans Outlook
- Vous devrez accéder à l’ onglet Accueil dans Outlook.
- Dans le groupe Déplacer, cliquez sur Règles, puis choisissez Gérer les règles et les alertes….
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Nouvelle règle….
- Sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois » sous « Commencer avec une règle vide ». Cela vous offre un contrôle maximal.
- Cliquez sur Suivant. Vous pouvez maintenant sélectionner les conditions, par exemple : de la part de personnes ou avec des mots spécifiques dans l’objet. C’est ici que la magie opère.
- Cliquez sur les liens soulignés pour préciser des détails, comme choisir des contacts ou des mots-clés spécifiques. Parfois, le carnet d’adresses d’Outlook s’affiche, vous permettant ainsi de rechercher directement des expéditeurs ou des groupes.
- Une fois les conditions définies, cliquez à nouveau sur Suivant. Vous pouvez maintenant spécifier ce qu’il advient des e-mails correspondants.
- Cochez la case « Déplacer vers le dossier spécifié » . Cliquez ensuite sur le lien bleu ci-dessous pour sélectionner le dossier, par exemple un dossier dédié « Travail » ou « Factures ».
- Cliquez à nouveau sur Suivant. Vous pouvez ajouter d’autres actions si nécessaire, comme marquer comme lu ou signaler.
- Nommez votre règle (quelque chose de mémorable) et assurez-vous que l’option Activer cette règle est cochée.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez également cocher Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà présents dans la boîte de réception.
- Enfin, cliquez sur Terminer. Outlook traitera vos paramètres, mais un redémarrage rapide est parfois bénéfique pour s’assurer que tout est bien verrouillé.
Honnêtement, cette approche peut paraître excessive au premier abord, mais elle vous épargne bien des tracas une fois mise en œuvre. N’oubliez pas de tester vos nouvelles règles : envoyez-vous un e-mail reproduisant les conditions et vérifiez si elles fonctionnent comme prévu. Il arrive qu’Outlook se dérègle et ignore les règles, surtout si plusieurs d’entre elles sont en conflit. Surveillez donc leur ordre et leur priorité, au cas où.
Résumé
- Des règles peuvent être créées rapidement à partir d’e-mails pour un tri simple.
- Utilisez l’assistant de règles pour un filtrage plus complexe et personnalisable.
- Redémarrez Outlook si les règles ne s’appliquent pas immédiatement.
- Testez les règles après leur création pour vous assurer qu’elles se déclenchent comme prévu.
Conclure
Configurer des règles n’est pas une tâche particulièrement fastidieuse, mais une fois effectuée, elle permet de garder le contrôle de sa boîte de réception. L’assistant de règles avancé demande un peu de patience, surtout si vous définissez des conditions précises, mais cela en vaut vraiment la peine. N’oubliez pas qu’Outlook n’est pas parfait : les règles peuvent parfois être bancales ou saccadées. Un redémarrage rapide ou une modification des conditions suffisent généralement à résoudre le problème. Espérons que cela vous aidera à réduire l’encombrement de vos e-mails et à éviter les tracas.